Rambursarea integrală sau parțială a unei plăți alocate
Pentru a menține o evidență contabilă adecvată, nu modificați și nu ștergeți factura sau plata originală atunci când emiteți o rambursare pentru o plată alocată. Păstrați înregistrările originale neschimbate și utilizați următorul flux de lucru în doi pași:
Emiteți o notă de credit: Creați o notă de credit egală cu suma specifică pe care intenționați să o rambursați.
Rambursarea notei de credit: Înregistrați rambursarea în contul notei de credit respective pentru a echilibra contul clientului.
Pasul 1 - Crearea notei de credit
Procesul de creare a unei note de credit este identic atât pentru rambursările integrale, cât și pentru cele parțiale.
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Emitere notă de credit”.
Selectați clientul în câmpul „Client”.
Alegeți tipul de element de linie în funcție de motivul rambursării:
Pentru lecții sau credite generale: Folosiți opțiunea „Adăugați o taxă”, introduceți suma creditului și introduceți motivul rambursării în câmpul de descriere.
Pentru pachete: Folosiți opțiunea „Adăugați taxă” pentru a reduce suma datorată fără a modifica orele preplătite ale clientului din pachet. Folosiți opțiunea „Adăugați pachet” dacă doriți în mod explicit să reduceți numărul real de ore rămase în soldul pachetului clientului, odată cu rambursarea financiară.
Pasul 2 - Rambursarea notei de credit
După ce nota de credit este creată, va trebui să o rambursați. Acest lucru se poate face urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi”.
Introduceți numărul notei de credit în câmpul „Căutare” și apăsați Enter.
Faceți clic pe butonul „Vizualizare” pentru a vizualiza Nota de credit.
Derulați în jos până la formularul „Rambursare emisă” din partea de jos a Notei de credit.
Introduceți detaliile rambursării și faceți clic pe butonul „Înregistrare rambursare”.
Anularea alocării și rambursarea unei plăți
În scenariul în care o factură a fost creată din greșeală sau rambursați o plată alocată, dar factura va trebui totuși plătită în viitor, veți dori să anulați alocarea plății, să înregistrați o rambursare (și, dacă factura nu va fi plătită în viitor, să o anulați).
Pasul 1 - Anularea alocării plății
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi”.
Vizualizați factura pe care o veți rambursa și o veți anula făcând clic pe pictograma „Vizualizare”.
Anulați alocarea facturii făcând clic pe pictograma „X” de lângă plata/plățile de pe factură.
Pasul 2 - Rambursarea plății
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Plăți”.
Vizualizați plățile pe care trebuie să le rambursați făcând clic pe pictograma „Vizualizare”.
Faceți clic pe „Mai multe” în partea dreaptă sus și selectați opțiunea „Rambursare”.
NOTĂ: Opțiunea „Rambursare” va fi disponibilă numai după ce plata a fost anulată de pe factură.
Pasul 3 - Anularea facturii
Dacă factura nu va trebui plătită în viitor, o puteți anula urmând acești pași:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi”.
Vizualizați factura pe care trebuie să o rambursați făcând clic pe pictograma „Vizualizare”.
Faceți clic pe „Opțiuni factură” și selectați „Anulare”.