Add-on-ul Invoice Autopilot vă permite să configurați un program care va genera facturi automat.
Activarea extensiei Invoice Autopilot
Faceți clic pe „Cont” și apoi pe „Integrări și suplimente”.
Folosind câmpul „Căutare” din partea de sus, introduceți „Pilot automat facturi”.
Comutați comutatorul la „Activat” pentru a activa suplimentul.
Crearea unui program de pilot automat al facturii
Puteți urma pașii de mai jos pentru a crea un program de facturare automat:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Adăugați un program de facturare”.
Finalizați pașii „Setări programare” și „Setări factură” folosind detaliile de mai jos.
Trimiteți formularul pentru a salva modificările.
Așa cum s-a menționat în Pasul 2 de mai sus, există doi pași implicați la configurarea unui nou
Programul pilotului automat al facturii:
Pasul 1: Setări de programare
Acest pas vă permite să personalizați când și cât de des sunt generate facturile. Puteți personaliza următoarele setări:
Titlu - Introduceți un titlu care vă va ajuta să identificați programul în cazul în care trebuie să faceți modificări
Început/Sfârșit - Introduceți datele de început și de sfârșit pentru perioada de timp în care vor fi generate facturile. Data de început va fi începutul primei perioade de facturare, iar data de sfârșit trebuie să includă sfârșitul perioadei de facturare pentru ultimele facturi pe care doriți să le generați cu programul.
Frecvență - Alegeți frecvența cu care programul va genera facturi. Puteți repeta zilnic, săptămânal, lunar, plus mai multe variante pentru fiecare dintre aceste perioade.
Temporizare - Puteți alege să generați facturile la începutul fiecărei perioade de facturare dacă facturați clienții în avans sau la sfârșitul fiecărei perioade dacă facturați clienții după lecțiile lor.
Compensare - Puteți alege să generați facturi cu câteva zile înainte sau după data facturii:
Setare dată factură la - Această opțiune va fi afișată dacă „Offset” nu este setat la Zero. Aveți două opțiuni pentru a seta data facturii:
Data creării - Folosiți această opțiune dacă doriți să setați data facturii la data la care factura este generată și creată.
Data perioadei - Aceasta va seta data facturii ca dată de început a perioadei dacă factura este generată la începutul perioadei și ca dată de sfârșit a perioadei dacă este creată la sfârșitul perioadei.
Pasul 2: Setări factură
Acest pas este foarte similar cu crearea unei facturi propriu-zise, dar este important să rețineți că nu creați o factură, ci selectați setări, iar aceste setări vor fi utilizate pentru a genera facturi automat în viitor. Există câteva lucruri de reținut:
Decalaj dată scadență - Puteți seta data scadenței în raport cu data facturii.
Număr factură - Numerele de factură vor fi setate automat, continuând de la numărul facturii anterioare.
Includerea lecțiilor - Pentru a adăuga orice lecții programate în perioada de facturare, bifați caseta de selectare „Includeți lecții”.
Includeți lecțiile nefacturate din perioada anterioară - Dacă adăugați lecții în calendar după ce este generată o factură, activați această setare, astfel încât următoarea factură să preia noile lecții din perioada de facturare anterioară.
Instrucțiuni pentru factură - Câmpul cu instrucțiuni nu va fi actualizat dacă actualizați câmpul „Instrucțiuni implicite pentru factură” din pagina Setări cont. Acest câmp este unic pentru pilotul automat de facturi și va trebui actualizat manual dacă doriți să îl modificați.
Sari peste dacă totalul este zero - Dacă includeți doar lecții pe factură, este o idee bună să bifați caseta pentru a omite facturile goale în cazul în care un client nu are lecții pentru niciuna dintre perioadele de facturare.
Stare - Dacă doriți să revizuiți facturile înainte ca acestea să fie disponibile clienților, puteți seta starea la „Salvat”. După verificare, puteți schimba starea la „Aprobat”.
Trimiteți facturi prin e-mail - Dacă setați starea la „Aprobat”, puteți trimite facturile imediat bifând această casetă.
Este important de reținut că lecțiile programate după rularea unui program nu vor fi înregistrate automat. De exemplu, într-un program zilnic, dacă lecțiile pentru zilele anterioare sunt adăugate ulterior, acestea vor trebui facturate manual.
NOTĂ: Pentru ca setarea „Includeți lecții nefacturate din perioada anterioară” să apară în formularul Setări factură, sunt necesare următoarele condiții:
Setarea „Facturi repetate” trebuie setată fie pe „Săptămânal”, fie pe „Lunar”.
„Momentul” este setat la „Începutul” perioadei de facturare
În etapa de setări a facturilor, trebuie să bifați caseta „Includeți lecții”.
Pasul 3: Verificarea datelor facturilor
După ce ați configurat Setările de Programare și Factură, ar trebui să verificați datele la care vor fi create facturile. Acest lucru va asigura că facturile vor fi generate la datele așteptate de compania dvs.
Puteți vizualiza datele facturilor accesând Programul de facturare automată și derulând în jos până la secțiunea „Date facturi viitoare”.
Generarea facturilor
Codul pentru procesarea programărilor automate ale facturilor se execută la fiecare 6 ore. În general, facturile vor fi generate în primele șase ore ale zilei, în funcție de fusul orar.
Dacă doriți să generați facturi după încheierea unei zile, trebuie să setați „Decalajul” la 1 zi după data facturii în „Setări de programare”. Aceasta va face ca factura pentru ziua precedentă să fie generată în primele 6 ore ale zilei următoare.
Vizualizarea facturilor programate
Dacă doriți să vizualizați datele la care facturile sunt programate pentru a fi create, puteți face clic pe pictograma „Vizualizare” de lângă Programul pe care l-ați creat în tabelul „Programe facturi” și puteți consulta secțiunea „Date viitoare ale facturilor”. Puteți utiliza această secțiune pentru a confirma că datele programate ale facturilor corespund datelor pe care le-ați intenționat.
De asemenea, puteți vizualiza facturile care au fost deja generate de Invoice Autopilot în tabelul Facturi, vizualizând factura. Acesta va afișa numele programului Invoice Autopilot care a creat-o.
Adăugarea clienților la un program
Puteți adăuga clienți suplimentari la un program urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Programe facturi pilot automat”.
Faceți clic pe butonul „Setări factură” din programul la care doriți să adăugați clienți.
În câmpul „Clienți”, adăugați clienții
Trimiteți formularul pentru a salva modificările.
De asemenea, puteți adăuga clienți la un Program de Facturi direct din profilul lor Teachworks. Puteți urma pașii de mai jos pentru a face acest lucru:
Faceți clic pe „Studenți” și apoi pe „Familii” sau „Studenți” (pentru studenții independenți).
Faceți clic pe butonul „Editare” pentru a edita profilul acestora.
Faceți clic pe fila „Facturare”.
Derulați în jos până la secțiunea „Facturare”.
Faceți clic pe câmpul „Programe facturi pilot automat” pentru a selecta un program preexistent.
Trimiteți formularul pentru a salva modificările.
NOTĂ: Dacă schimbați starea profilului unui client în „Inactiv” și apoi editați „Setări factură” din Programul de facturare automată la care a fost adăugat, clientul va fi eliminat automat din Programul de facturare automată, iar acest lucru se va reflecta în profilul său.
Un exemplu de creare a unui program de facturare automată
Mai jos puteți găsi un exemplu pentru crearea unui Program de Facturi Automate care ar genera facturi lunar, la începutul lunii, pentru lecțiile individuale viitoare.
Pasul 1: Setări de programare
Titlu program : Folosește un titlu care să fie ușor de identificat dacă dorești să faci ajustări în viitor.
Începutul/Sfârșitul programării : Selectați intervalul de date pentru care doriți să ruleze această programare. Aceasta poate fi setată în viitorul îndepărtat, dar implicit este setată la un an.
Facturi repetate : Lunar, la fiecare 1 lună, în fiecare prima zi a lunii.
Temporizare : Generați facturi la începutul perioadei de facturare (acest lucru vă permite să adăugați lecțiile viitoare și să facturați în avans)
Pasul 2: Alegeți Setările Facturii
Clienți : Adăugați aici toți clienții pe care doriți să îi includeți în program. Dacă doriți să selectați toți clienții, faceți clic pe opțiunea „Selectați tot”.
Decalaj dată scadență : Setați după cum este necesar.
Alegeți opțiunea „Adăugați lecții” : Aceasta vă permite să includeți lecții individuale pe factură. Deoarece acest program automat va genera facturi care vor apărea în viitor, alegeți opțiunea de a include stările „Toate” lecțiilor (lecțiile vor fi marcate ca frecventate doar după ce au avut loc).
Omiteți dacă totalul este zero : Alegeți această opțiune pentru a vă asigura că nu sunt create lecții cu un total de factură 0.
Starea facturii : Dacă doriți să verificați facturile înainte de a le trimite clienților dvs., setați starea la „Salvat”. Dacă nu trebuie să le verificați, puteți alege opțiunea „Aprobat”.
Trimiteți facturi prin e-mail : Această opțiune va apărea dacă selectați opțiunea „Aprobat”. Bifați caseta dacă doriți să trimiteți facturile prin e-mail clienților dvs. imediat ce au fost create.
NOTĂ: Dacă adăugați mai mulți clienți la Teachworks, nu uitați să reveniți și să îi adăugați la program.
Pasul 3: Revizuirea programului
După ce ați creat Programul de facturare automată, puteți vizualiza datele la care facturile vor fi generate și trimise. Puteți urma pașii de mai jos pentru a face acest lucru:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Programe facturi pilot automat”.
Faceți clic pe pictograma „Vizualizare” de lângă programul pe care doriți să îl revizuiți.
Aceasta va afișa o pagină care prezintă un rezumat al setărilor dvs., precum și următoarele:
Data facturii : Data care va fi afișată pe factură.
Data creării : Data la care vor fi generate facturile.
Perioada facturii : Intervalul de date care va fi utilizat pentru a extrage lecțiile din calendar pe fiecare factură.
Stare : După ce facturile au fost create, starea se va actualiza la „Finalizată”.