В системе Teachworks номера счетов-фактур и кредитных нот состоят из двух разных частей:
Префикс
Номер счета-фактуры
Часть 1 - Префикс
Префикс счета — это короткая последовательность букв или цифр, добавляемая в начало номеров ваших счетов.
Например, использование префикса по умолчанию "INV-" приведет к появлению номеров счетов-фактур, таких как INV-1001. Аналогично, префикс по умолчанию для кредитных нот — "CN-". Чтобы настроить эти префиксы, выполните следующие действия:
Нажмите на «Учетная запись», а затем на «Настройки учетной записи».
Перейдите на вкладку «Финансы и операции».
Прокрутите страницу вниз до раздела «Нумерация и идентификация счетов-фактур».
Укажите желаемый префикс в полях «Префикс счета-фактуры» и «Префикс кредитного нота».
Отправьте форму, чтобы сохранить изменения.
Если вам не нужен префикс счета-фактуры, можно просто использовать цифры, оставив поле «Префикс счета-фактуры» пустым. Однако мы обычно рекомендуем использовать префикс как минимум для кредитных нот, так как это упростит различение счетов-фактур и кредитных нот в таблице «Счета-фактуры».
Префикс отображается при просмотре счета-фактуры и не сохраняется вместе с записью счета. Это означает, что если вы создадите несколько счетов-фактур с префиксом "INV-", а затем измените его на "INVOICE", то при следующем просмотре счетов-фактур текущий префикс "INVOICE" будет добавлен в начало номера для всех счетов-фактур, включая те, которые были созданы до изменения.
ПРИМЕЧАНИЕ: Компании, использующие длинные префиксы для счетов-фактур или кредитных нот (например, 8 символов и более), по умолчанию скрывают этот префикс в формах счетов-фактур, чтобы отображался только номер счета. Вы можете навести курсор на поле с префиксом, чтобы увидеть его.
Часть 2 - Номер счета-фактуры
Номера счетов-фактур — это уникальные числовые значения, присваиваемые каждому создаваемому вами счету-фактуре или кредитному извещению.
При создании счетов-фактур или кредитных нот номера счетов-фактур будут автоматически увеличиваться. Однако вы также можете установить более высокое значение номера счета-фактуры во время его создания, используя поле «Номер» в форме «Создать счет-фактуру».
Номера счетов выравниваются по правому краю до 4 цифр, поэтому счет с номером «1» будет отображаться как «0001». Счет с номером «25» будет отображаться как «0025». Если номер счета равен или превышает 4 цифры, ведущие нули не добавляются.