В Teachworks существует несколько способов отправки счетов-фактур клиентам по электронной почте. Для каждого из этих способов действуют определенные правила:
Для отправки счета его статус должен быть либо «Утвержден», либо «Оплачен». Счета со статусом «Сохранен» отправляться не будут.
Указанный в счете-фактуре клиент должен иметь действительный адрес электронной почты, указанный в его профиле.
Метод 1 — Отправка счета-фактуры после его создания.
Если вы хотите отправить отдельный счет-фактуру во время его создания, установите флажок «Отправить счет-фактуру по электронной почте», а затем нажмите кнопку «Утвердить».
Способ 2 — Отправка «сохраненного» счета-фактуры
Если вы создали счет-фактуру в статусе «Сохранено» без предварительного утверждения, вы можете отправить счет-фактуру клиенту по электронной почте, используя один из следующих способов:
Отредактируйте счет-фактуру, установите флажок «Отправить счет-фактуру по электронной почте», а затем нажмите кнопку «Утвердить».
Отфильтруйте таблицу «Счета», чтобы отобразить счета со статусом «Ожидают утверждения», а затем с помощью флажков в левой части таблицы выберите счета, которые вы хотите утвердить и отправить по электронной почте. В появившемся меню вверху таблицы выберите пункт «Утвердить и отправить», а затем нажмите «Отправить».
Метод 3 — Отправка «утвержденного» счета-фактуры
Если вы уже утвердили счет-фактуру и хотите отправить или повторно отправить его клиенту, выполните следующие действия:
Нажмите на «Выставление счетов», а затем на «Счета-фактуры».
Нажмите на значок «Просмотр», чтобы просмотреть счет-фактуру, которую вы хотите отправить.
Нажмите на кнопку «Отправить по электронной почте» в верхней части счета-фактуры.
Откроется окно, где вы сможете отредактировать получателя, тему и сообщение.
Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронное письмо.
Метод 4 — Отправка нескольких счетов-фактур
Вы можете отправить один или несколько счетов-фактур одновременно, выполнив следующие шаги:
Нажмите на «Выставление счетов», а затем на «Счета-фактуры».
Используйте флажки в левой части экрана, чтобы выбрать счета, которые вы хотите отправить.
В верхней части таблицы «Счета» появится меню. Используйте его, чтобы выбрать нужный шаблон электронного письма.
Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронные письма со счетами выбранным клиентам.