Teachworks поддерживает несколько различных способов оплаты . В этой статье мы подробнее рассмотрим наш пакетный способ оплаты.
Когда использовать пакетную оплату
Этот метод выставления счетов обычно используется, если вы хотите выставлять клиентам счета заранее за пакет уроков или часов, которые они могут использовать в течение неопределенного периода времени.
Как работает оплата за пакеты услуг
При использовании пакетного метода оплаты клиенты предварительно оплачивают определенное количество уроков или часов за выбранную услугу. По мере планирования и проведения уроков система автоматически отслеживает и уменьшает сумму предоплаты.
Жизненный цикл балансировочного устройства для упаковки
Покупка: Клиенту выставляется счет за определенный пакет услуг (например, 10 часов репетиторства по математике ). После выставления счета эти часы добавляются в таблицу «Остатки по пакетам услуг».
Планирование: Занятия планируются в календаре в рамках соответствующей услуги.
Списание: Баланс пакета услуг клиента — это общее количество уроков или часов, приобретенных им по определенному типу услуг, за вычетом уроков, которые были отмечены как «Запланированные» или «Пройденные» в рамках того же типа услуг, что и пакет. При изменении статуса урока на «Пройден», баланс пакета услуг клиента автоматически уменьшается.
Почему стоимость пакетных уроков отображается в календаре как 0,00 долларов?
Часто возникает путаница по поводу того, почему стоимость пакетных уроков в календаре указана как 0,00 долларов.
Предотвращает двойное выставление счетов: поскольку клиент уже оплатил часы авансом при покупке пакета, Teachworks обнуляет стоимость отдельного урока. Если бы урок все еще стоил денег, вы бы выставили клиенту счет во второй раз.
ПРИМЕЧАНИЕ: Расчет стоимости пакета услуг полностью зависит от соответствия услуг. Например, если у клиента есть баланс по пакету «Репетиторство по математике», а вы назначаете урок по репетиторству по естественным наукам, система не будет списывать средства с его баланса.
Как производится оплата услуг клиентов
При создании счета за посылку с помощью опции «Добавить посылку» ваши клиенты оплачивают ее стоимость. Это добавит посылку в счет.
Важно обратить особое внимание на услугу, которую вы выбираете в счете, поскольку эта услуга должна соответствовать услуге, которую вы выбираете при планировании уроков для ученика.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вам нужна дополнительная информация о создании счетов-фактур для посылок, вы можете посмотреть следующее руководство: Создание посылок .
При использовании пакетного способа оплаты обычно рекомендуется установить в профилях студентов, обучающихся по пакетной программе, параметр «Способ оплаты» на «Пакет».
Это автоматически обнулит стоимость их уроков (поскольку вы уже выставили им счет за пакет уроков/часов). Установка стоимости на ноль гарантирует, что клиенту случайно не будет выставлен двойной счет.
Настройки пакета
В Teachworks есть несколько настроек, которые можно изменить для пакетов. Вы можете настроить следующие параметры:
Единицы посылок — отслеживайте посылки по урокам или по часам.
Учитывайте «пропущенные» уроки как использованные . — Выберите вариант, при котором уроки, отмеченные как «пропущенные», будут учитываться как использованные уроки в пакете.
Отслеживание посылок — Посылки можно отслеживать по ученику или по членам семьи.
Доступность пакетов услуг после утверждения или оплаты счета — Вы можете выбрать опцию, позволяющую сделать пакеты услуг доступными после утверждения или оплаты счета, содержащего пакет услуг.
Вы можете настроить указанные выше параметры, выполнив следующие действия:
Нажмите на «Учетная запись», а затем на «Настройки учетной записи».
Перейдите во вкладку «Финансы и операции».
Прокрутите страницу вниз до раздела «Настройки пакета».
Создание сервисов для пакетов
Если в вашем списке услуг есть сервисы, используемые как для пакетов, так и для отдельных уроков, как правило, лучше создать отдельный сервис, предназначенный исключительно для пакетов.
Например, если у вас есть услуга под названием «Репетиторство по английскому языку», которая используется как для пакетных, так и для индивидуальных уроков, вам следует создать отдельную услугу под названием «Репетиторство по английскому языку — пакетные уроки», предназначенную исключительно для пакетных занятий.
Рабочий процесс выставления счетов за пакеты услуг
Если вы хотите использовать метод пакетной оплаты, вы можете настроить его, используя описанный ниже алгоритм действий:
Для начала настройте раздел «Параметры пакета» на странице «Настройки учетной записи» в соответствии с вашими потребностями.
Далее установите для поля «Способ оплаты» в профиле студента значение «Пакет».
Создайте счет-фактуру для клиента, используйте опцию «Добавить пакет» в разделе позиций счета-фактуры и нажмите кнопку «Перейти».
Выберите детали пакета, включая услугу, количество и цену за единицу.
Утвердите счет-фактуру. В зависимости от ваших настроек, счет-фактуру также может потребоваться оплатить до того, как посылка станет доступна клиенту.
Запланируйте уроки для ученика. Когда вы выберете имя ученика в поле «Ученик» в форме «Добавить урок», список услуг обновится, отобразив все доступные для ученика пакетные часы. Выберите услугу, соответствующую пакетной услуге, и запланируйте урок.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы использовали пакетную оплату с другим программным обеспечением, вы можете настроить начальные остатки на счетах клиентов, выполнив следующие действия: Настройка начальных остатков на счетах.
Просмотр баланса пакетов услуг
Чтобы просмотреть баланс пакетов услуг ваших клиентов, выполните следующие действия:
Нажмите на кнопку «Оплата».
Нажмите на кнопку «Баланс пакета».
Выставление счетов клиентам за пакеты услуг и индивидуальные уроки.
Если у вас есть ученики, для которых оплата в основном осуществляется по пакетному методу, но также могут быть уроки, не входящие в пакет, вам все равно следует установить для этого ученика метод оплаты «Пакет».
При планировании индивидуальных занятий, не входящих в пакет услуг для ученика, вы можете использовать функцию « Переопределение стоимости ». Это позволит вам назначать стоимость занятия (занятий) всякий раз, когда вам нужно выставить клиенту счет за отдельное занятие.
Для точного отслеживания баланса пакетов и обеспечения того, чтобы уроки, оплачиваемые отдельно, не вычитались из пакетов клиентов, вам потребуется использовать отдельные сервисы, как описано выше.
Например, вы можете создать услуги с названиями «Репетиторство по английскому языку» и «Репетиторство по английскому языку — пакет». При планировании урока с индивидуальной оплатой просто выберите услугу «Репетиторство по английскому языку», нажмите кнопку «Изменить способ оплаты», а затем выберите соответствующий способ оплаты.
Пакеты архивирования
Архивирование устанавливает дату окончания расчета для пакета услуг клиента. Оно изолирует активное использование пакета услуг от истории предыдущих занятий в рамках того же типа услуги.
Зачем нужна архивация?
Контроль расчетов: Эта функция исключает уроки, запланированные на выбранную дату архивации и ранее, из расчетов текущего баланса пакета. Это крайне важно при переходе клиента с почасовой оплаты на пакетную, чтобы гарантировать, что прошлые уроки не будут задним числом списаны с его нового предоплаченного баланса.
Очистка панели мониторинга: удаляет старые, предварительно настроенные процессы из активной области мониторинга.
ПРИМЕЧАНИЯ
Архивирование не приводит к удалению уроков.
Это не удаляет исторические данные.
Это влияет только на то, что учитывается при расчете баланса пакета услуг.
Его можно использовать для повышения ясности, но его основная функция — контроль границ вычислений.
Пошаговые инструкции по применению даты отсечения к профилю клиента см. в нашем руководстве: Архивные пакеты .
Дополнительная литература
Ниже вы найдете дополнительные статьи, содержащие полезную для вас информацию о пакетах:
Нужна дополнительная помощь? Посмотрите это видео о том, как создавать пакеты услуг для ваших клиентов.
Все еще не уверены, какой метод выставления счетов выбрать для своего учебного бизнеса? Ознакомьтесь с нашей шпаргалкой: Методы выставления счетов Teachworks и шпаргалка.