Дополнение Invoice Autopilot позволяет настроить расписание для автоматического создания счетов-фактур.
Включение дополнения Invoice Autopilot
Нажмите на «Учетная запись», а затем на «Интеграции и дополнения».
В поле «Поиск» вверху введите «Автоматический сбор счетов».
Переведите переключатель в положение «Вкл.», чтобы активировать дополнение.
Создание графика автоматического выставления счетов
Для создания графика автоматического выставления счетов выполните следующие действия:
Нажмите на «Выставление счетов», а затем на «Добавить график выставления счетов».
Выполните шаги «Настройки расписания» и «Настройки счета-фактуры», используя указанные ниже данные.
Отправьте форму, чтобы сохранить изменения.
Как указано в шаге 2 выше, настройка нового устройства включает в себя два этапа.
График автоматического выставления счетов:
Шаг 1: Настройка расписания
На этом шаге вы можете настроить, когда и как часто будут создаваться счета-фактуры. Вы можете настроить следующие параметры:
Заголовок — Введите заголовок, который поможет вам идентифицировать расписание в случае необходимости внесения изменений.
Начало/Конец — Введите начальную и конечную даты периода, в течение которого будут формироваться счета-фактуры. Начальная дата будет началом первого расчетного периода, а конечная дата должна включать окончание расчетного периода для последних счетов-фактур, которые вы хотите сформировать в соответствии с графиком.
Частота — выберите, как часто расписание будет генерировать счета-фактуры. Вы можете повторять ежедневно, еженедельно, ежемесячно, а также использовать несколько вариантов для каждого из этих периодов.
Время выставления счетов — Вы можете выбрать способ выставления счетов: в начале каждого расчетного периода, если вы выставляете счета клиентам заранее, или в конце каждого периода, если вы выставляете счета клиентам после завершения занятий.
Компенсация — Вы можете выбрать, на какое количество дней выставлять счета: за несколько дней до или после даты выставления счета.
Установить дату выставления счета — эта опция отобразится, если значение параметра «Смещение» не равно нулю. У вас есть два варианта установки даты выставления счета:
Дата создания — используйте этот параметр, если хотите установить дату выставления счета на дату его создания.
Дата периода — эта опция устанавливает дату выставления счета в качестве даты начала периода, если счет создается в начале периода, и дату окончания периода, если он создается в конце периода.
Шаг 2: Настройки счета-фактуры
Этот шаг очень похож на создание фактического счета-фактуры, но важно помнить, что вы не создаете счет-фактуру, а выбираете настройки, и эти настройки будут использоваться для автоматического создания счетов-фактур в будущем. Есть несколько моментов, которые следует учитывать:
Смещение даты платежа — вы можете установить дату платежа относительно даты выставления счета.
Номер счета-фактуры — Номера счетов-фактур устанавливаются автоматически, начиная с номера предыдущего счета-фактуры.
Включение уроков — Чтобы добавить уроки, запланированные на период выставления счета, установите флажок «Включить уроки».
Включить неоплаченные уроки за предыдущий период — Если вы добавляете уроки в свой календарь после выставления счета, включите этот параметр, чтобы следующий счет учитывал новые уроки за предыдущий период.
Инструкции по выставлению счетов — Поле «Инструкции» не будет обновлено, если вы измените поле «Инструкции по выставлению счетов по умолчанию» на странице «Настройки учетной записи». Это поле является уникальным для системы автоматического выставления счетов и потребует ручного обновления, если вы захотите изменить эти инструкции.
Пропустить, если общее количество равно нулю - Если вы включаете в счет только уроки, рекомендуется поставить галочку, чтобы пропускать пустые счета на случай, если у клиента нет уроков ни за один из периодов выставления счета.
Статус — Если вы хотите проверить счета-фактуры до того, как они станут доступны клиентам, вы можете установить статус «Сохранено». После проверки вы можете изменить статус на «Утверждено».
Отправка счетов по электронной почте — Если вы установите статус «Одобрено», вы сможете получать счета немедленно, поставив галочку в этом поле.
Важно отметить, что уроки, запланированные после завершения текущего расписания, не будут автоматически учтены. Например, если в ежедневном расписании уроки за предыдущие дни добавляются позже, их необходимо будет выставлять в счет вручную.
ПРИМЕЧАНИЕ: Для того чтобы параметр «Включить неоплаченные уроки за предыдущий период» отображался в форме настроек счета, необходимо соблюдение следующих условий:
Для параметра "Повторение счетов" необходимо установить значение "Еженедельно" или "Ежемесячно".
Параметр «Время» устанавливается на «Начало» расчетного периода.
На этапе настройки счета-фактуры необходимо установить флажок «Включить уроки».
Шаг 3: Проверка дат выставления счетов.
После настройки параметров расписания и выставления счетов необходимо проверить даты создания счетов. Это гарантирует, что счета будут формироваться в ожидаемые вашей компанией сроки.
Даты выставления счетов можно посмотреть в разделе «Расписание автоматического выставления счетов» и прокрутить страницу вниз до раздела «Предстоящие даты выставления счетов».
Формирование счетов-фактур
Код для обработки графиков автоматического выставления счетов запускается каждые 6 часов. Как правило, счета генерируются в первые шесть часов дня, в зависимости от вашего часового пояса.
Если вы хотите формировать счета-фактуры после окончания рабочего дня, установите параметр «Смещение» на 1 день после даты выставления счета в разделе «Настройки расписания». Это приведет к тому, что счет-фактура за предыдущий день будет сформирована в первые 6 часов следующего дня.
Просмотр запланированных счетов-фактур
Чтобы просмотреть даты, на которые запланировано создание счетов-фактур, нажмите значок «Просмотреть» рядом с созданным вами расписанием в таблице «Расписания счетов-фактур» и перейдите в раздел «Предстоящие даты выставления счетов-фактур». В этом разделе вы можете убедиться, что запланированные даты выставления счетов-фактур соответствуют вашим ожиданиям.
Также вы можете просмотреть счета-фактуры, уже созданные системой Invoice Autopilot, в таблице «Счета-фактуры», просмотрев соответствующий счет. При этом будет отображаться название расписания Invoice Autopilot, которое его создало.
Добавление клиентов в расписание
Добавить дополнительных клиентов в расписание можно, выполнив следующие действия:
Нажмите на «Выставление счетов», а затем на «Расписание автоматического выставления счетов».
Нажмите кнопку «Настройки счетов» в расписании, в которое вы хотите добавить клиентов.
В поле «Клиенты» добавьте клиентов.
Отправьте форму, чтобы сохранить изменения.
Вы также можете добавлять клиентов в график выставления счетов непосредственно из их профиля в Teachworks. Для этого выполните следующие шаги:
Нажмите на «Студенты», а затем на «Семьи» или «Студенты» (для студентов, обучающихся самостоятельно).
Нажмите кнопку «Редактировать», чтобы отредактировать их профиль.
Нажмите на вкладку «Оплата».
Прокрутите страницу вниз до раздела «Выставление счетов».
Нажмите на поле «График автоматического выставления счетов», чтобы выбрать существующий график.
Отправьте форму, чтобы сохранить изменения.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы измените статус профиля клиента на «Неактивный», а затем отредактируете «Настройки счета» в расписании автоматического выставления счетов, в которое он был добавлен, клиент будет автоматически удален из расписания автоматического выставления счетов, и это отразится в его профиле.
Пример создания графика автоматического выставления счетов.
Ниже вы найдете пример создания графика автоматического выставления счетов, который будет генерировать счета ежемесячно, в начале месяца, за предстоящие индивидуальные занятия.
Шаг 1: Настройка расписания
Заголовок раздела : Используйте заголовок, который позволит легко идентифицировать раздел, если вы захотите внести какие-либо изменения в будущем.
Начало/конец расписания : выберите диапазон дат, в течение которого должно выполняться это расписание. Можно установить диапазон на длительный срок вперед, но по умолчанию он составляет один год.
Выставление счетов повторяется : ежемесячно, 1-го числа каждого месяца.
Сроки : Создавайте счета в начале расчетного периода (это позволит добавлять предстоящие уроки и выставлять счета заранее).
Шаг 2: Выберите настройки счета-фактуры
Клиенты : Добавьте здесь всех клиентов, которых вы хотите включить в расписание. Если вы хотите выбрать всех клиентов, нажмите кнопку «Выбрать всех».
Смещение даты платежа : установите по мере необходимости.
Выберите опцию «Добавить уроки» : это позволит вам включить отдельные уроки в счет. Поскольку этот автоматический график будет формировать счета на будущие занятия, выберите опцию включения всех статусов уроков (уроки будут отмечены как посещенные только после того, как они состоятся).
Пропустить, если общая сумма равна нулю : выберите этот параметр, чтобы уроки с нулевой суммой счета не создавались.
Статус счета : Если вы хотите проверить счета перед отправкой клиентам, установите статус «Сохранено». Если проверка не требуется, выберите вариант «Утверждено».
Отправлять счета по электронной почте : Эта опция появится, если вы выберете вариант «Утверждено». Установите флажок, если хотите отправлять счета клиентам по электронной почте сразу после их создания.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы добавите в Teachworks новых клиентов, не забудьте вернуться и добавить их в расписание.
Шаг 3: Проверка расписания
После создания графика автоматической обработки счетов вы можете просмотреть даты, когда счета будут формироваться и отправляться. Для этого выполните следующие шаги:
Нажмите на «Выставление счетов», а затем на «Расписание автоматического выставления счетов».
Нажмите на значок «Просмотреть» рядом с расписанием, которое вы хотите просмотреть.
После этого отобразится страница с кратким обзором ваших настроек, а также следующей информацией:
Дата выставления счета : Дата, которая будет отображаться в счете-фактуре.
Дата создания : Дата, когда будут формироваться счета-фактуры.
Период выставления счетов : Диапазон дат, который будет использоваться для переноса уроков из календаря в каждый счет-фактуру.
Статус : После создания счетов-фактур статус изменится на «Выполнено».