Sledi pregled vrst zapisov, ki se sinhronizirajo iz programa Teachworks v QuickBooks:
Stranke
Novi zapisi – Če zapis ni bil sinhroniziran s QuickBooksom, bo Teachworks v vašem računu QuickBooks poiskal obstoječo stranko z istim imenom in priimkom. Če bo najden ujemajoč se zapis, bo posodobljen s kontaktnimi podatki v vašem računu Teachworks, sicer bo ustvarjena nova stranka.
Posodabljanje zapisov – Če je bil zapis že sinhroniziran s QuickBooksom, bo posodobljen z vsemi spremembami, ki so bile narejene v profilu stranke v Teachworksu.
OPOMBA: Sprememba statusa stranke v Teachworksu v Neaktivno ne bo spremenila statusa stranke v QBO.
Brisanje – Če stranko, ki je bila sinhronizirana s QuickBooksom, kasneje izbrišete v Teachworksu, bo ta zapis v QuickBooksu nastavljen na neaktivnega.
Imena morajo imeti vsaj en znak in ne smejo vsebovati tabulatorjev, novih vrstic ali ':'.
Teachworks sinhronizira vse stranke s statusom »Aktivno« ali stranke s statusom, ki ni »Aktivno«, če ima ta stranka nesinhronizirane račune.
OPOMBA: Če povezujete več računov Teachworks z enim spletnim računom QuickBooks, se logika in pravila za sinhronizacijo zapisov razlikujejo kot pri sinhronizaciji z enim samim računom Teachwork. Za več informacij si oglejte ta članek: Sinhronizacija več računov Teachworks z enim računom QuickBooks .
Storitve
Storitve so dodane v vaš račun QuickBooks kot storitveni elementi.
Novi zapisi – Če zapis ni bil sinhroniziran s programom QuickBooks, bo Teachworks najprej preveril, ali v QuickBooksu obstaja element z istim imenom, in ga posodobil, če ga najde. V nasprotnem primeru bo v QuickBooksu ustvarjen nov element storitve.
Posodabljanje zapisov – Če je bil zapis že sinhroniziran s QuickBooksom, bodo vse spremembe imena v Teachworksu posodobljene v QuickBooksu.
Brisanje – Storitve, izbrisane v programu Teachworks, ne bodo izbrisane v programu QuickBooks. Če jih želite izbrisati v programu QuickBooks, morate to storiti ročno.
Nazivi storitev morajo biti dolgi največ 100 znakov, imeti morajo vsaj en znak in ne smejo vsebovati tabulatorjev, novih vrstic ali znaka ':'.
Lekcije, vključene na račune, ki jih sinhronizirate s QuickBooksom, so povezane s storitvijo, določeno za lekcijo.
Prodajni račun za storitve v QuickBooksu je nastavljen na prodajni račun, ki ga določite na strani z nastavitvami sinhronizacije v programu Teachworks.
Računi
Sinhronizirajo se samo računi s statusom »Odobreno« ali »Plačano«.
Novi zapisi – Če zapis ni bil sinhroniziran s QuickBooksom, bo Teachworks najprej preveril, ali v QuickBooksu obstaja račun z isto številko , ki je bil ustvarjen po računu v Teachworksu . Če bo račun najden, bo ta zapis posodobil s podrobnostmi računa v QuickBooksu. Če noben račun nima enake številke, bo ustvarjen nov račun.
OPOMBA: Številke računov v programu Teachworks nastavite tako, da se začnejo s številko za zadnjim računom, ki ste ga ustvarili v programu QuickBooks.
Posodabljanje zapisov – Če se račun v programu Teachworks spremeni, se bo ustrezni račun v programu QuickBooks po sinhronizaciji posodobil s spremembami.
Izbrisani in razveljavljeni računi – Račune, izbrisane ali razveljavljene v programu Teachworks, je treba ročno razveljaviti v programu QuickBooks.
Pomembne opombe o prometnem davku na računih:
Dobropisi
Zgoraj navedena pravila za račune veljajo tudi za dobropise.
Dobropisi se v QuickBooksu ustvarijo kot dobropisi.
Dobropisi, ki so bili dodeljeni računom, se pri sinhronizaciji s QuickBooksom ne dodelijo samodejno – dodeljevanje je treba opraviti v QuickBooksu.
Plačila
Novo plačilo, ustvarjeno v Teachworksu, bo ustvarilo novo plačilo v QuickBooksu z ujemajočimi se podatki.
Plačila se pri sinhronizaciji s QuickBooksom ne dodelijo računom – dodeljevanje je treba opraviti v QuickBooksu.
Plačila, ki so po sinhronizaciji s QuickBooksom izbrisana v programu Teachworks, je treba v QuickBooksu izbrisati ročno.