V Teachworksu sta številki računov in dobropisov sestavljeni iz dveh različnih delov:
Predpona
Številka računa
1. del - Predpona
Predpona računa je kratko zaporedje črk ali številk, dodanih na začetek številke računa.
Na primer, če uporabite privzeto predpono »INV-«, bodo številke računov, kot je INV-1001. Podobno je privzeta predpona za dobropise »CN-«. Če želite prilagoditi te predpone, sledite spodnjim korakom:
Kliknite na »Račun« in nato na »Nastavitve računa«.
Preklopite na zavihek »Finance in poslovanje«.
Pomaknite se navzdol do razdelka »Številčenje in identifikacija računov«.
V poljih »Predpona računa« in »Predpona dobropisa« nastavite predpono, ki jo želite uporabiti.
Pošljite obrazec, da shranite spremembe.
Če ne želite imeti predpone računa, lahko uporabite samo številke, tako da polje »Predpona računa« pustite prazno. Vendar pa na splošno priporočamo, da predpono uporabite vsaj za dobropise, saj bo to olajšalo razlikovanje med računi in dobropisi v tabeli »Računi«.
Predpona se prikaže, ko si ogledate račun, ne pa se shrani skupaj z zapisom računa. To pomeni, da če ustvarite nekaj računov in je predpona nastavljena na »INV-« in jo kasneje spremenite v »INVOICE«, bo ob naslednjem ogledu računov na začetek številke dodana trenutna predpona »INVOICE« za vse račune, vključno s tistimi, ki so bili ustvarjeni pred spremembo.
OPOMBA: Podjetja z dolgimi predponami računov ali dobropisov (npr. 8 znakov ali več) bodo predpono na obrazcih za račune privzeto skrila, tako da bo številka računa vidna. Predpono si lahko ogledate tako, da premaknete miško nad razdelek s predpono.
2. del - Številka računa
Številke računov so edinstvena številska vrednost, dodeljena vsakemu računu ali dobropisu, ki ga ustvarite.
Ko ustvarjate račune ali dobropise, se številke računov samodejno povečajo. Vendar pa lahko številke računov med ustvarjanjem računa nastavite tudi na višjo vrednost z uporabo polja »Številka« na obrazcu »Ustvari račun«.
Številke računov so poravnane desno na 4 števke, zato bo račun s številko »1« prikazan kot »0001«. Račun s številko »25« bo prikazan kot »0025«. Če je številka računa enaka ali večja od 4 števk, se vodilne ničle ne bodo dodale.