Ko se povežete s QuickBooksom, boste morali izbrati nekaj možnosti, ki bodo določile, kateri računi se uporabljajo za beleženje različnih vrst transakcij. Za izbiro sledite spodnjim korakom:
Kliknite »Račun« in nato »Integracije in dodatki«.
V razdelku Integracija QuickBooks kliknite »Nastavitve«.
V polju »Prodajni račun« izberite prodajni račun, na katerega želite zabeležiti prodajo računov. Običajna izbira bi bila »Prodaja« ali »Storitve«.
Če ste v QuickBooksu za svoje storitve določili drug prodajni račun, preklopite stikalo »Preskoči posodabljanje prodajnega računa za storitve« na »Vklopljeno«. S tem bodo ti zapisi ostali nespremenjeni pri posodabljanju storitev v Teachworksu.
V polju »Račun za popuste« izberite račun, na katerega želite zabeležiti popuste. Če še ne obstaja račun QuickBooks, ga lahko ustvarite v svojem računu z imenom »Popusti«. Če ne izberete možnosti, bodo popusti zabeleženi na podlagi vaše izbire v polju »Račun prodaje«.
Izberite »Davčno kodo«, ki bo uporabljena za prometni davek na vseh vaših računih. Preden izberete to možnost, morate nastaviti vsaj en račun za prometni davek.
V razdelku »Depozitni račun« izberite račun, na katerega naj bodo plačila nakazana. Če to polje pustite prazno, bodo nakazila zabeležena na računu »Nenakazana sredstva« v QuickBooksu.
Polje »Začetni datum« vam omogoča sinhronizacijo samo računov, dobropisov in plačil, ki se začnejo z vnesenim datumom. To je uporabno, če so bili računi, ki so v vašem računu Teachworks, že ročno vneseni v QuickBooks. Pri nastavitvi začetnega datuma bo programska oprema sinhronizirala neaktivne stranke s QuickBooks le, če imajo te stranke račune ali plačila po začetnem datumu.
Stranke z računi ali plačili bodo privzeto sinhronizirane s QuickBooksom. Lahko pa stikalo »Sinhroniziraj vse aktivne stranke« vklopite, če želite sinhronizirati aktivne stranke, tudi če nimajo računov ali plačil v Teachworksu:
Možnosti plačila računov: Izberite to možnost, če svojim strankam pošiljate račune neposredno iz Quickbooksa in pobirate spletna plačila s funkcijo spletnega plačila Quickbooksa. Več informacij o spletnih plačilih Quickbooksa najdete tukaj: Plačila Quickbooksa
Če ne želite sinhronizirati plačil, preklopite stikalo »Izključi plačila« na »Vklopljeno«.
Če želite sinhronizirati tudi opis, ki je vključen v vaše račune Teachworks, preklopite stikalo »Navodila za račun« na »Vklopljeno«.
Če želite, da se računi sinhronizirajo zadnji, v razdelku »Sinhroniziraj račune zadnji« označite polje »Omogoči«. Ta nastavitev je uporabna, če ste v QuickBooksu omogočili nastavitev »Samodejno uporabi dobropise«, saj ta zahteva sinhronizacijo računov po plačilih in dobropisih.
OPOMBA: Teachworks bo v vašem računu poiskal tudi element »Popust« in ga uporabil za popuste na računih, sicer bo ustvaril element s tem imenom in ga povezal z zgoraj omenjenim »Računom za popuste«. Če imate račun kategorije z imenom »Popust«, bo ustvarjen element z imenom »Popust*«, da se izognete konfliktu s kategorijo. Po potrebi ga lahko po sinhronizaciji preimenujete.
OPOMBA: Če v 6. koraku ne izberete davčnega računa, bodo računi z DDV sinhronizirani brez DDV.
Globalni uporabniki : Če uporabljate globalno različico QuickBooksa (tj. vsi uporabniki zunaj ZDA), morate v QuickBooks dodati stopnjo davka od prodaje in jo nato izbrati v polju »Davčna koda« v Teachworksu, da sinhronizirate račune z davkom od prodaje.
OPOMBA: Pri uporabi nastavitve »Sinhroniziraj račune zadnji« je nujno, da sinhronizacijo s QuickBooks Online izvedete šele po obdelavi plačil. Če bi ustvarili račune, sinhronizirali zapise in nato pozneje sinhronizirali plačila, bi računi že obstajali in zato se samodejna dodelitev ne bi uporabila.
Ko boste zaključili zgornje korake, boste lahko sinhronizirali svoj račun Teachworks s QuickBooksom.