V Teachworksu lahko strankam pošljete račun po e-pošti na več različnih načinov. Za vsakega od teh načinov velja nekaj pravil:
Za pošiljanje mora biti status računa »Odobreno« ali »Plačano«. Računi s statusom »Shranjeno« ne bodo poslani.
Stranka, navedena na računu, mora imeti v svojem profilu naveden veljaven e-poštni naslov.
1. način – Pošiljanje računa, ko je ustvarjen
Če želite med ustvarjanjem računa poslati en sam račun, lahko kliknete potrditveno polje »Pošlji račun po e-pošti« in nato kliknete gumb »Odobri«.
2. način – Pošiljanje »shranjenega« računa
Če ste ustvarili račun s statusom »Shranjeno«, ne da bi ga odobrili, ga lahko stranki pošljete po e-pošti na eno od teh možnosti:
Uredite račun in kliknite potrditveno polje »Pošlji račun po e-pošti« ter nato kliknite gumb »Odobri«.
Filtrirajte tabelo Računi, da prikažete račune »Čaka na odobritev«, nato pa s potrditvenimi polji na levi strani tabele Računi izberite račune, ki jih želite odobriti in poslati po e-pošti. V meniju, ki se prikaže na vrhu tabele, izberite možnost »Odobri in pošlji« in nato kliknite »Pošlji«.
3. način – Pošiljanje »odobrenega« računa
Če ste račun že odobrili in ga želite poslati ali ponovno poslati svoji stranki, lahko sledite spodnjim korakom:
Kliknite na »Obračunavanje« in nato na »Računi«.
Kliknite ikono »Ogled«, da si ogledate račun, ki ga želite poslati.
Kliknite gumb »E-pošta« na vrhu računa.
Odpre se okno, kjer lahko uredite prejemnika, zadevo in sporočilo.
Kliknite gumb »Pošlji«, da pošljete e-pošto.
4. način – Pošiljanje več računov
Enega ali več računov lahko pošljete hkrati tako, da sledite spodnjim korakom:
Kliknite na »Obračunavanje« in nato na »Računi«.
Z označevalnimi polji na levi strani izberite račune, ki jih želite poslati.
Na vrhu tabele Računi se bo prikazal meni. V njem izberite predlogo e-pošte, ki jo želite uporabiti.
Kliknite gumb »Pošlji«, da pošljete e-poštna sporočila z računi izbranim strankam.