Dodatek Invoice Autopilot vam omogoča, da nastavite urnik, ki bo samodejno generiral račune.
Omogočanje dodatka Invoice Autopilot
Kliknite »Račun« in nato »Integracije in dodatki«.
V polje »Iskanje« na vrhu vnesite »Invoice Autopilot«.
Preklopite stikalo na »Vklopljeno«, da omogočite dodatek.
Ustvarjanje razporeda samodejnega pilota za izdajo računov
Za ustvarjanje razporeda samodejnega pilota za račune lahko sledite spodnjim korakom:
Kliknite »Obračunavanje« in nato kliknite »Dodaj razpored računov«.
Izpolnite koraka »Nastavitve urnika« in »Nastavitve računa« z uporabo spodnjih podatkov.
Pošljite obrazec, da shranite spremembe.
Kot je bilo omenjeno v 2. koraku zgoraj, sta pri nastavitvi novega potrebna dva koraka
Razpored samodejnega izstavljanja računov:
1. korak: Nastavitve urnika
Ta korak vam omogoča, da prilagodite, kdaj in kako pogosto se ustvarjajo računi. Prilagodite lahko naslednje nastavitve:
Naslov - Vnesite naslov, ki vam bo pomagal prepoznati urnik, če boste morali narediti spremembe
Začetek/konec – Vnesite začetni in končni datum za obdobje, v katerem bodo računi generirani. Začetni datum bo začetek prvega obdobja računa, končni datum pa mora vključevati konec obdobja računa za zadnje račune, ki jih želite generirati z razporedom.
Pogostost – Izberite, kako pogosto bo urnik generiral račune. Ponavljate lahko dnevno, tedensko, mesečno in več različic za vsako od teh obdobij.
Časovnica – Račune lahko ustvarite na začetku vsakega obračunskega obdobja, če strankam izstavite račun vnaprej, ali na koncu vsakega obdobja, če strankam izstavite račun po njihovih urah.
Poravnava – Izberete lahko, ali želite račune ustvariti določeno število dni pred ali po datumu izdaje računa:
Nastavi datum računa na – Ta možnost bo prikazana, če »Odmik« ni nastavljen na nič. Za nastavitev datuma računa imate dve možnosti:
Datum nastanka – Uporabite to možnost, če želite datum računa nastaviti na datum, ko je bil račun ustvarjen.
Datum obdobja – S tem se bo datum računa nastavilo kot začetni datum obdobja, če je račun ustvarjen na začetku obdobja, in kot končni datum obdobja, če je ustvarjen na koncu obdobja.
2. korak: Nastavitve računa
Ta korak je zelo podoben ustvarjanju dejanskega računa, vendar je pomembno upoštevati, da ne ustvarjate računa, temveč izbirate nastavitve, ki bodo v prihodnje uporabljene za samodejno ustvarjanje računov. Upoštevajte nekaj stvari:
Odmik datuma zapadlosti – Datum zapadlosti lahko nastavite glede na datum računa.
Številka računa – Številke računov bodo nastavljene samodejno, nadaljevanje pa bo temeljilo na prejšnji številki računa.
Vključevanje lekcij - Če želite dodati lekcije, ki so načrtovane v obdobju obračuna, označite potrditveno polje »Vključi lekcije«.
Vključi nefakturirane lekcije iz prejšnjega obdobja – Če v koledar dodate lekcije po tem, ko je račun že ustvarjen, omogočite to nastavitev, da bo naslednji račun vključil nove lekcije iz prejšnjega obdobja računa.
Navodila za račun – Polje z navodili se ne bo posodobilo, če na strani z nastavitvami računa posodobite polje »Privzeta navodila za račun«. To polje je edinstveno za samodejni sistem za račune in ga boste morali ročno posodobiti, če ga želite spremeniti.
Preskoči, če je skupna vrednost nič - Če na računu vključujete samo ure, je dobro, da označite polje, da preskočite prazne račune, če stranka v katerem koli od obdobij računa nima nobenih ur.
Stanje – Če želite pregledati račune, preden so na voljo strankam, lahko stanje nastavite na »Shranjeno«. Po pregledu lahko stanje spremenite v »Odobreno«.
Pošlji e-pošto z računi – Če status nastavite na »Odobreno«, lahko račune pošljete takoj, tako da označite to polje.
Pomembno je vedeti, da se ure, načrtovane po izvedbi urnika, ne bodo zajele samodejno. Na primer, če se v dnevnem urniku ure za prejšnje dni dodajo pozneje, jih bo treba zaračunati ročno.
OPOMBA: Da se nastavitev »Vključi nefakturirane lekcije iz prejšnjega obdobja« prikaže na obrazcu Nastavitve računa, so potrebni naslednji pogoji:
Nastavitev »Ponavljanje računov« mora biti nastavljena na »Tedensko« ali »Mesečno«.
»Čas« je nastavljen na »Začetek« obdobja izdajanja računa.
V koraku nastavitev računa morate označiti polje »Vključi lekcije«.
3. korak: Preverjanje datumov računov
Ko nastavite razpored in nastavitve računov, morate preveriti datume, na katere bodo računi ustvarjeni. S tem boste zagotovili, da bodo računi ustvarjeni na datume, ki jih vaše podjetje pričakuje.
Datume računov si lahko ogledate tako, da si ogledate razpored samodejnega upravljanja računov in se pomaknete navzdol do razdelka »Prihajajoči datumi računov«.
Generiranje računov
Koda za obdelavo razporedov samodejnega pilota računov se izvaja vsakih 6 ur. Računi se običajno ustvarijo v prvih šestih urah dneva, odvisno od vašega časovnega pasu.
Če želite ustvariti račune po koncu dneva, morate v »Nastavitve urnika« nastaviti »Odmik« na 1 dan po datumu računa. To bo povzročilo, da bo račun za prejšnji dan ustvarjen v prvih 6 urah naslednjega dne.
Ogled načrtovanih računov
Če si želite ogledati datume, za katere so predvideni računi, lahko v tabeli »Razporedi računov« kliknete ikono »Ogled« poleg ustvarjenega razporeda in si ogledate razdelek »Prihajajoči datumi računov«. V tem razdelku lahko potrdite, da se načrtovani datumi računov ujemajo z želenimi datumi.
Račune, ki jih je že ustvaril Invoice Autopilot, si lahko ogledate tudi v tabeli Računi tako, da si ogledate račun. Prikazano bo ime razporeda Invoice Autopilot, ki ga je ustvaril.
Dodajanje strank v urnik
Dodatne stranke lahko dodate v urnik tako, da sledite spodnjim korakom:
Kliknite »Obračunavanje« in nato »Razporedi samodejnega izstavljanja računov«.
V razporedu, v katerega želite dodati stranke, kliknite gumb »Nastavitve računa«.
V polje »Stranke« dodajte stranke
Pošljite obrazec, da shranite spremembe.
Stranke lahko dodate v razpored računov tudi neposredno iz njihovega profila Teachworks. To storite tako:
Kliknite na »Študenti« in nato na »Družine« ali »Študenti« (za samostojne študente).
Kliknite gumb »Uredi«, da uredite njihov profil.
Kliknite zavihek »Obračunavanje«.
Pomaknite se navzdol do razdelka »Izstavljanje računov«.
Kliknite polje »Razporedi samodejnega izstavljanja računov«, da izberete obstoječi razpored.
Pošljite obrazec, da shranite spremembe.
OPOMBA: Če stanje profila stranke spremenite v »Neaktivno« in nato uredite »Nastavitve računov« v razporedu samodejnega izstavljanja računov, v katere je bila stranka dodana, bo stranka samodejno odstranjena iz razporeda samodejnega izstavljanja računov, kar se bo odražalo v njenem profilu.
Primer ustvarjanja razporeda samodejnega pilota za izdajo računov
Spodaj najdete primer za ustvarjanje razporeda samodejnega izstavljanja računov, ki bi mesečno, na začetku meseca, generiral račune za prihajajoče posamezne lekcije.
1. korak: Nastavitve urnika
Naslov urnika : Uporabite naslov, ki ga boste zlahka prepoznali, če želite v prihodnje narediti kakršne koli prilagoditve.
Začetek/konec urnika : Izberite datumsko obdobje, za katero želite, da se ta urnik izvaja. To lahko nastavite daleč v prihodnost, vendar je privzeto nastavljeno na eno leto.
Ponavljanje računov : Mesečno, vsak 1 mesec, vsak 1. dan v mesecu.
Časovna usklajenost : Račune ustvarite na začetku obračunskega obdobja (to vam omogoča dodajanje prihajajočih lekcij in vnaprejšnje obračunavanje)
2. korak: Izberite nastavitve računa
Stranke : Tukaj dodajte vse stranke, ki jih želite vključiti v urnik. Če želite izbrati vse stranke, kliknite možnost »Izberi vse«.
Odmik datuma zapadlosti : Nastavite po potrebi.
Izberite možnost »Dodaj lekcije« : To vam omogoča, da na račun vključite posamezne lekcije. Ker bo ta samodejni urnik ustvaril račune, ki se bodo pojavili v prihodnosti, izberite možnost vključitve statusov lekcij »Vse« (lekcije bodo označene kot obiskane šele, ko se bodo zgodile).
Preskoči, če je skupni znesek nič : Izberite to možnost, da zagotovite, da se ne ustvarijo lekcije s skupnim zneskom računa 0.
Stanje računa : Če želite pregledati račune, preden jih pošljete svojim strankam, nastavite stanje na »Shranjeno«. Če jih ni treba pregledati, lahko izberete možnost »Odobreno«.
Pošlji račune po e-pošti : Ta možnost se bo prikazala, če izberete možnost »Odobreno«. Označite polje, če želite svojim strankam poslati račune po e-pošti takoj, ko so ustvarjeni.
OPOMBA: Če v Teachworks dodate več strank, se ne pozabite vrniti in jih dodati v urnik.
3. korak: Pregled urnika
Ko ustvarite razpored samodejnega izdajanja računov, si lahko ogledate datume, ko bodo računi ustvarjeni in poslani. To storite tako:
Kliknite »Obračunavanje« in nato »Razporedi samodejnega izstavljanja računov«.
Kliknite ikono »Ogled« poleg urnika, ki si ga želite ogledati.
Prikazala se bo stran s povzetkom vaših nastavitev in naslednjimi podatki:
Datum računa : Datum, ki bo prikazan na računu.
Datum ustvarjanja : Datum, ko bodo računi ustvarjeni.
Obdobje računa : Datumsko obdobje, ki bo uporabljeno za prenos lekcij iz koledarja na vsak račun.
Stanje : Ko so računi ustvarjeni, se stanje posodobi na »Dokončano«.