У програму Teachworks, бројеви фактура и кредитних нота састоје се од два различита дела:
Префикс
Број фактуре
Део 1 - Префикс
Префикс фактуре је кратак низ слова или бројева који се додаје на почетак броја ваше фактуре.
На пример, коришћење подразумеваног префикса „INV-“ резултираће бројевима фактура као што је INV-1001. Слично томе, подразумевани префикс за кредитне ноте је „CN-“. Да бисте прилагодили ове префиксе, пратите кораке у наставку:
Кликните на „Налог“, а затим кликните на „Подешавања налога“.
Пређите на картицу „Финансије и операције“.
Померите се надоле до одељка „Нумерисање и идентификација фактура“.
Подесите префикс који желите да користите у пољима „Префикс фактуре“ и „Префикс кредитне ноте“.
Пошаљите образац да бисте сачували измене.
Ако не желите да имате префикс фактуре, могуће је користити само бројеве тако што ћете поље „Префикс фактуре“ оставити празно. Међутим, генерално препоручујемо да барем користите префикс за своје кредитне напомене, јер ће то олакшати разликовање фактура од кредитних напомена у табели „Фактуре“.
Префикс се приказује када прегледате фактуру, а не чува се са записом фактуре. То значи да ако генеришете неке фактуре и префикс је подешен на „INV-“, а касније га промените на „INVOICE“, следећи пут када прегледате фактуре, тренутни префикс „INVOICE“ ће бити додат на почетак броја за све фактуре, укључујући и оне креиране пре промене.
НАПОМЕНА: Компаније које имају дугачке префиксе фактура или кредитних нота (нпр. 8 знакова или више) ће подразумевано имати скривен префикс на обрасцима фактура тако да ће број фактуре бити видљив. Можете прећи мишем преко одељка са префиксом да бисте видели префикс.
Део 2 - Број фактуре
Бројеви фактура су јединствена нумеричка вредност додељена свакој фактури или кредитној ноти коју креирате.
Када креирате фактуре или кредитне ноте, бројеви фактура ће се аутоматски повећавати. Међутим, можете подесити бројеве фактура на већу вредност током креирања фактуре користећи поље „Број“ на обрасцу „Креирај фактуру“.
Бројеви фактура су поравнати удесно на 4 цифре, тако да ће фактура са бројем „1“ бити приказана као „0001“. Фактура са бројем „25“ биће приказана као „0025“. Ако је број фактуре једнак или већи од 4 цифре, неће се додавати водеће нуле.