Након што се повежете са QuickBooks-ом, мораћете да направите неколико избора који ће одредити који се рачуни користе за евидентирање различитих врста трансакција. Можете пратити кораке у наставку да бисте ово изабрали:
Кликните на „Налог“, а затим на „Интеграције и додаци“.
Кликните на „Подешавања“ под QuickBooks интеграцијом.
У пољу „Рачун продаје“ изаберите рачун продаје на који желите да евидентирате продају са фактуре. Типичан избор би био „Продаја“ или „Услуге“.
Пребаците прекидач „Прескочи ажурирање продајног налога за услуге“ на „Укључено“ ако сте навели други продајни налог за своје услуге у QuickBooks-у. Ово ће задржати те записе непромењеним приликом ажурирања услуга у Teachworks-у.
У пољу „Рачун попуста“ изаберите рачун на који желите да се евидентирају попусти. Можда ћете желети да креирате рачун под називом „Попусти“ на свом QuickBooks налогу ако већ не постоји. Ако не изаберете опцију, попусти ће бити евидентирани на ваш избор из поља „Рачун продаје“.
Изаберите „Порески код“ који ће се користити за порез на промет на било којој од ваших фактура. Мораћете да подесите барем један налог за порез на промет пре него што направите овај избор.
У пољу „Депозитни рачун“ изаберите рачун на који треба уплатити средства. Ако ово поље остане празно, депозити ће бити евидентирани на QuickBooks рачуну „Недепонована средства“.
Поље „Датум почетка“ вам омогућава да синхронизујете само фактуре, кредитне ноте и плаћања почев од унетог датума. Ово је корисно ако су фактуре које се налазе на вашем Teachworks налогу већ ручно унете у QuickBooks. Приликом подешавања датума почетка, софтвер ће синхронизовати неактивне купце са QuickBooks само ако ти купци имају фактуре или плаћања након датума почетка.
Подразумевано, купци са фактурама или плаћањима биће синхронизовани са QuickBooks-ом. Међутим, можете да пребаците прекидач „Синхронизуј све активне купце“ на „Укључено“ ако желите да синхронизујете активне купце чак и ако немају никакве фактуре или плаћања у Teachworks-у:
Опције плаћања фактура: Изаберите ову опцију ако шаљете фактуре својим купцима директно из Quickbooks-а и наплаћујете онлајн плаћања користећи функцију Quickbooks Online Payment. Више информација о Quickbooks онлајн плаћањима можете пронаћи овде: Quickbooks Payments
Ако не желите да синхронизујете плаћања, пребаците прекидач „Искључи плаћања“ на „Укључено“.
Ако желите да синхронизујете и опис који је укључен у ваше фактуре Teachworks-а, пребаците прекидач „Упутства за фактуру“ на „Укључено“.
Ако желите да синхронизујете фактуре последње, означите поље „Омогући“ у одељку „Синхронизуј фактуре последње“. Ово подешавање је корисно ако сте омогућили подешавање „Аутоматски примени кредите“ у QuickBooks-у, јер захтева да се фактуре синхронизују након плаћања и кредитних нота.
НАПОМЕНА: Teachworks ће такође тражити ставку „Попуст“ на вашем налогу и користиће је за попусте на фактурама, у супротном ће креирати ставку са овим именом и повезаће је са горе поменутим „Налогом за попуст“. Ако имате налог категорије са именом „Попуст“, онда ће бити креирана ставка са именом „Попуст*“ како би се избегао сукоб са категоријом. Можете је преименовати ако је потребно након што се синхронизује.
НАПОМЕНА: Ако не изаберете порески рачун у кораку 6, фактуре са порезом на промет биће синхронизоване без пореза на промет.
Глобални корисници : Ако користите глобалну верзију QuickBooks-а (тј. сви корисници ван САД), морате додати стопу пореза на промет у QuickBooks-у, а затим је изабрати у пољу „Порески код“ у Teachworks-у како бисте синхронизовали фактуре са порезом на промет.
НАПОМЕНА: Када користите подешавање „Синхронизуј фактуре последње“, неопходно је да синхронизујете фактуре са QuickBooks Online-ом тек након што су плаћања обрађена. Ако бисте креирали фактуре, синхронизовали своје записе, а затим синхронизовали плаћања касније, фактуре би већ постојале и стога се аутоматска расподела не би применила.
Када завршите горе наведене кораке, бићете спремни да синхронизујете свој Teachworks налог са QuickBooks-ом.