Додатак за аутопилот фактура вам омогућава да подесите распоред који ће аутоматски генерисати фактуре.
Омогућавање додатка за аутопилот фактуре
Кликните на „Налог“, а затим на „Интеграције и додаци“.
Користећи поље „Претрага“ на врху, унесите „Аутопилот за фактуре“.
Пребаците прекидач на „Укључено“ да бисте омогућили додатак.
Креирање распореда аутопилота за фактуре
Можете пратити кораке у наставку да бисте креирали распоред аутопилота за фактуре:
Кликните на „Наплата“, а затим на „Додај распоред фактура“.
Завршите кораке „Подешавања распореда“ и „Подешавања фактуре“ користећи доленаведене податке.
Пошаљите образац да бисте сачували измене.
Као што је поменуто у кораку 2 изнад, постоје два корака приликом подешавања новог
Распоред аутопилота за фактуре:
Корак 1: Подешавања распореда
Овај корак вам омогућава да прилагодите када и колико често се генеришу фактуре. Можете прилагодити следећа подешавања:
Наслов - Унесите наслов који ће вам помоћи да идентификујете распоред у случају да је потребно да направите измене
Почетак/Крај - Унесите датум почетка и завршетка периода у којем ће се фактуре генерисати. Датум почетка ће бити почетак првог периода фактурисања, а датум завршетка треба да укључује крај периода фактурисања за последње фактуре које желите да генеришете помоћу распореда.
Учесталост - Изаберите колико често ће распоред генерисати фактуре. Можете понављати дневно, недељно, месечно плус неколико варијација за сваки од ових периода.
Временски распоред - Можете да изаберете да генеришете фактуре на почетку сваког периода фактурисања ако фактуришете клијенте унапред или на крају сваког периода ако фактуришете клијенте након њихових часова.
Компензација - Можете одабрати да генеришете фактуре одређени број дана пре или после датума фактуре:
Постави датум фактуре на - Ова опција ће бити приказана ако „Померање“ није подешено на нулу. Имате две могућности за подешавање датума фактуре:
Датум креирања - Користите ово ако желите да подесите датум фактуре на датум када је фактура генерисана и креирана.
Датум периода - Овим ће се Датум фактуре поставити као датум почетка периода ако је фактура генерисана на почетку периода и као датум краја периода ако је креирана на крају периода.
Корак 2: Подешавања фактуре
Овај корак је веома сличан креирању стварне фактуре, али је важно имати на уму да не креирате фактуру, већ бирате подешавања и та подешавања ће се користити за аутоматско генерисање фактура у будућности. Постоји неколико ствари које треба имати на уму:
Померање датума доспећа - Можете подесити датум доспећа у односу на датум фактуре.
Број фактуре - Бројеви фактура ће бити подешени аутоматски, настављајући од претходног броја фактуре.
Укључивање часова - Да бисте додали било које часове који су заказани током периода фактурисања, означите поље за потврду „Укључи часове“.
Укључи нефактурисане часове из претходног периода - Ако додате часове у календар након што је фактура генерисана, омогућите ово подешавање како би следећа фактура обухватила нове часове из претходног периода фактурисања.
Упутства за фактуру - Поље са упутствима неће бити ажурирано ако ажурирате поље „Подразумевана упутства за фактуру“ на страници Подешавања налога. Ово поље је јединствено за аутопилот за фактуре и мораћете да га ажурирате ручно ако желите да га промените.
Прескочи ако је укупно нула - Ако на фактуру укључујете само часове, добра је идеја да означите поље да бисте прескочили празне фактуре у случају да клијент нема часове за било који од периода фактуре.
Статус - Ако желите да прегледате фактуре пре него што буду доступне клијентима, можете подесити статус на „Сачувано“. Након прегледа можете променити статус у „Одобрено“.
Шаљи имејлове са фактурама - Ако статус подесите на „Одобрено“, фактуре можете одмах послати тако што ћете означити ову кућицу.
Важно је напоменути да часови заказани након покретања распореда неће бити аутоматски снимљени. На пример, у дневном распореду, ако се часови за претходне дане додају касније, мораће се ручно фактурисати.
НАПОМЕНА: Да би се подешавање „Укључи нефактурисане часове из претходног периода“ појавило на обрасцу Подешавања фактуре, потребни су следећи услови:
Подешавање „Понављање фактура“ мора бити подешено на „Недељно“ или „Месечно“
„Време“ је подешено на „Почетак“ периода фактурисања
У кораку подешавања фактуре, потребно је да означите поље „Укључи лекције“
Корак 3: Провера датума фактуре
Након што подесите распоред и подешавања фактуре, требало би да проверите датуме када ће фактуре бити креиране. Ово ће осигурати да ће фактуре бити генерисане на датуме које ваша компанија очекује.
Датуме фактура можете видети тако што ћете погледати распоред аутопилота за фактуре и померити се надоле до одељка „Предстојећи датуми фактура“.
Генерисање фактура
Код за обраду распореда аутопилота за фактуре се покреће сваких 6 сати. Генерално, фактуре ће се генерисати у првих шест сати у дану, у зависности од ваше временске зоне.
Ако желите да генеришете фактуре након што је дан завршен, требало би да подесите „Померање“ на 1 дан након датума фактуре у „Подешавањима распореда“. Ово ће узроковати да се фактура за претходни дан генерише у првих 6 сати следећег дана.
Преглед заказаних фактура
Ако желите да видите датуме за које је планирано креирање фактура, можете кликнути на икону „Приказ“ поред распореда који сте креирали у табели „Распореди фактура“ и погледати одељак „Предстојећи датуми фактура“. Овај одељак можете користити да бисте потврдили да се заказани датуми фактура подударају са датумима које сте намеравали.
Такође можете да видите фактуре које је већ генерисао Аутопилот за фактуре у табели Фактуре тако што ћете погледати фактуру. Приказаће се назив распореда Аутопилота за фактуре који ју је креирао.
Додавање купаца у распоред
Можете додати додатне клијенте у распоред пратећи кораке у наставку:
Кликните на „Наплата“, а затим на „Распореди аутопилота за фактурисање“.
Кликните на дугме „Подешавања фактуре“ на распореду у који желите да додате купце.
У поље „Купци“ додајте купце
Пошаљите образац да бисте сачували измене.
Такође можете додати купце у распоред фактура директно из њиховог Teachworks профила. Да бисте то урадили, можете пратити кораке у наставку:
Кликните на „Студенти“, а затим кликните на „Породице“ или „Студенти“ (за независне студенте).
Кликните на дугме „Уреди“ да бисте изменили њихов профил.
Кликните на картицу „Наплата“.
Померите се надоле до одељка „Фактурисање“.
Кликните на поље „Распореди аутопилота за фактурисање“ да бисте изабрали постојећи распоред.
Пошаљите образац да бисте сачували измене.
НАПОМЕНА: Ако промените статус профила купца у „Неактиван“, а затим измените „Подешавања фактуре“ у распореду аутоматског управљања фактурама у која је додат, купац ће аутоматски бити уклоњен из распореда аутоматског управљања фактурама и то ће се одразити на његовом профилу.
Пример креирања распореда аутопилота за фактуре
Испод можете пронаћи пример за креирање распореда аутопилота за фактурисање који би генерисао фактуре месечно, на почетку месеца за предстојеће појединачне часове.
Корак 1: Подешавања распореда
Наслов распореда : Користите наслов који ће олакшати препознавање ако желите да направите било какве измене у будућности.
Почетак/Крај распореда : Изаберите распон датума за који желите да се овај распоред покреће. Ово може бити подешено далеко у будућност, али подразумевано је подешено на годину дана.
Понављање фактура : Месечно, сваког месеца, сваког првог дана у месецу.
Временски оквир : Генеришите фактуре на почетку периода фактурисања (ово вам омогућава да додате предстојеће часове и фактуришете унапред)
Корак 2: Изаберите Подешавања фактуре
Муштерије : Овде додајте све муштерије које желите да укључите у распоред. Ако желите да изаберете све муштерије, кликните на опцију „Изабери све“.
Померање рока : Подесите по потреби.
Изаберите опцију „Додај часове“ : Ово вам омогућава да укључите појединачне часове на фактуру. Пошто ће овај аутопилот распоред генерисати фактуре које ће се појавити у будућности, изаберите опцију да укључите статусе часова „Сви“ (часови ће бити означени као похађани тек након што се одрже).
Прескочи ако је укупно нула : Изаберите ову опцију да бисте били сигурни да се не креирају лекције са укупним износом фактуре од 0.
Статус фактуре : Ако желите да прегледате фактуре пре него што их пошаљете клијентима, подесите статус на „Сачувано“. Ако не морате да их прегледате, можете изабрати опцију „Одобрено“.
Шаљи фактуре имејлом : Ова опција ће се појавити ако изаберете опцију „Одобрено“. Означите поље ако желите да шаљете фактуре имејлом својим клијентима чим буду креиране.
НАПОМЕНА: Ако додате још купаца у Тичворкс, не заборавите да се вратите и додате их у распоред.
Корак 3: Преглед распореда
Када креирате распоред аутопилота за фактурисање, можете видети датуме када ће фактуре бити генерисане и послате. Да бисте то урадили, можете пратити следеће кораке:
Кликните на „Наплата“, а затим на „Распореди аутопилота за фактурисање“.
Кликните на икону „Прикажи“ поред распореда који желите да прегледате.
Ово ће приказати страницу која приказује резиме ваших подешавања, као и следеће:
Датум фактуре : Датум који ће се приказивати на фактури.
Датум креирања : Датум када ће фактуре бити генерисане.
Период фактуре : Датумски распон који ће се користити за преузимање лекција из календара на сваку фактуру.
Статус : Након што су фактуре креиране, статус ће се ажурирати на „Завршено“.