Detta tillägg låter dig automatiskt allokera en klients oallokerade betalningar och kreditfakturor till en faktura när fakturan är godkänd.
Aktivera tillägget
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Använd sökfältet högst upp och ange "Automatisk tilldelning".
Slå på reglaget för att aktivera tillägget.
Du kommer att omdirigeras till inställningssidan där du kan bekräfta eller ändra "Startdatum".
OBS: "Startdatum" är inställt på det datum då tillägget aktiveras som standard. Du måste se till att ange startdatumet eftersom detta avgör vilka betalningar och kreditfakturor som automatiskt tilldelas.
Inställningar
Startdatum – Använd det här fältet för att ange startdatum i fältet "Startdatum". När du anger "Startdatum" kommer endast betalningar och kreditnotor med datum på eller efter startdatumet att allokeras automatiskt till kundernas fakturor. Du kan lämna fältet "Startdatum" tomt för att allokera betalningar och kreditnotor till valfritt datum.
Utlösningsmetod – Du kan ställa in vilken typ av metod du vill att den automatiska tilldelningen ska använda och följande alternativ är tillgängliga:
Automatisk – Den här metoden allokerar oallokerade krediter och betalningar automatiskt när en faktura skapas med statusen godkänd (eller när statusen uppdateras till godkänd).
Manuell – Den här metoden allokerar oallokerade krediter och betalningar när du manuellt utlöser processen. Detta är användbart om du behöver allokera betalningar eller krediter till fakturor som redan har godkänts.
Båda – När den är vald används den automatiska metoden och den manuella metoden stöds även.
OBS! Du kan ändra fältet "Startdatum" när som helst genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Använd sökfältet högst upp och ange "Automatisk tilldelning".
Klicka på "Inställningar" under tillägget Automatisk allokering.
Användande
När man skapar en faktura och använder utlösningsmetoden "Automatisk" sker automatisk allokering när en fakturastatus är inställd på "Godkänd". Detta inkluderar följande metoder för att skapa fakturor:
En faktura som skapas och har statusen "Sparad" kommer inte att få betalningar eller kreditfakturor automatiskt tilldelade förrän statusen ändras till "Godkänd". Om du skapar en faktura med statusen "Sparad" kan du använda en av följande metoder för att ställa in den som "Godkänd":
Redigera fakturan och sätt statusen till "Godkänd": Redigera fakturor .
Godkänn fakturor i bulk: Godkänn och skicka flera fakturor samtidigt via e-post .
Alla oallokerade betalningar och/eller kreditfakturor allokeras automatiskt så snart du godkänner dem med en av de två metoderna ovan.
OBS: Automatisk allokering utförs innan ett fakturameddelande skickas till klienten via e-post. Fakturasaldo klienten får är fakturans totala belopp efter att eventuella betalningar eller kreditallokeringar har dragits av.
Manuell utlösning av automatisk allokering
När du använder utlösningsmetoderna "Manuell" eller "Båda" visas alternativet "Automatisk allokering" i sidofältet till höger om faktura- och betalningstabellerna.
När du klickar på den här länken kommer du till formuläret där du kan ange "Startdatum". Endast betalningar och kreditfakturor med datum på eller efter startdatumet kommer att allokeras. Du kan också lämna fältet tomt för att allokera från vilket datum som helst.
Du kan starta en manuell automatisk tilldelning genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor" eller "Betalningar".
Klicka på knappen "Mer" på höger sida.
Klicka på "Automatisk allokering".
Välj ett datum i fältet "Startdatum" eller lämna det tomt för att allokera från valfritt datum.
Klicka på "Allokera" för att starta allokeringarna.
OBS: Med manuell allokering allokeras fakturor i den ordning de skapades.