När du har anslutit till QuickBooks måste du göra några val som avgör vilka konton som används för att registrera olika typer av transaktioner. Du kan följa stegen nedan för att välja detta:
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Klicka på "Inställningar" under QuickBooks-integrationen.
I fältet "Försäljningskonto" väljer du det försäljningskonto som du vill registrera fakturaförsäljningen till. Ett typiskt val skulle vara "Försäljning" eller "Tjänster".
Aktivera växlingsalternativet "Hoppa över uppdatering av försäljningskonto för tjänster" om du har angett ett annat försäljningskonto för dina tjänster i QuickBooks. Detta kommer att behålla dessa poster oförändrade när du uppdaterar tjänster i Teachworks.
I fältet "Rabattkonto" väljer du det konto som du vill att rabatter ska registreras på. Du kan skapa ett konto som heter "Rabatter" i ditt QuickBooks-konto om det inte redan finns. Om du inte gör ett val kommer rabatter att registreras i ditt val från fältet "Försäljningskonto".
Välj den "Momskod" som ska användas för momsen på alla dina fakturor. Du måste skapa minst ett momskonto innan du gör detta val.
I "Insättningskonto" väljer du det konto som betalningar ska sättas in på. Om det här fältet lämnas tomt registreras insättningar på QuickBooks konto för "Oinsatta medel".
I fältet "Startdatum" kan du bara synkronisera fakturor, kreditfakturor och betalningar från och med det angivna datumet. Detta är användbart om fakturor som finns i ditt Teachworks-konto redan har registrerats manuellt i QuickBooks. När du anger ett startdatum synkroniserar programvaran bara inaktiva kunder till QuickBooks om dessa kunder har fakturor eller betalningar efter startdatumet.
Som standard synkroniseras kunder med fakturor eller betalningar med QuickBooks. Du kan dock aktivera "Synkronisera alla aktiva kunder" om du vill synkronisera aktiva kunder även om de inte har några fakturor eller betalningar i Teachworks:
Fakturabetalningsalternativ: Välj det här alternativet om du skickar fakturor till dina kunder direkt från Quickbooks och samlar in onlinebetalningar med hjälp av Quickbooks onlinebetalningsfunktion. Du hittar mer information om Quickbooks onlinebetalningar här: Quickbooks-betalningar
Om du inte vill synkronisera betalningar, sätt reglaget "Uteslut betalningar" till "På".
Om du även vill synkronisera beskrivningen som ingår i dina Teachworks-fakturor, ställ in "Fakturainstruktioner" på "På".
Om du vill synkronisera dina fakturor sist markerar du rutan "Aktivera" under avsnittet "Synkronisera fakturor sist". Den här inställningen är användbar om du har aktiverat inställningen "Tillämpa krediter automatiskt" i QuickBooks, eftersom det kräver att fakturor synkroniseras efter betalningar och kreditfakturor.
OBS: Teachworks kommer också att leta efter en "Rabatt"-artikel i ditt konto och använda den för rabatter på fakturor, annars skapas en artikel med detta namn och associeras med "Rabattkonto" som nämns ovan. Om du har ett kategorikonto med namnet "Rabatt" skapas en artikel med namnet "Rabatt*" för att undvika konflikter med kategorin. Du kan byta namn på den om det behövs efter att den har synkroniserats.
OBS! Om du inte väljer ett skattekonto i steg 6 synkroniseras fakturor med moms utan moms.
Globala användare : Om du använder den globala versionen av QuickBooks (dvs. alla användare utanför USA) måste du lägga till en momssats i QuickBooks och sedan välja den i fältet "Momskod" i Teachworks för att synkronisera fakturor med moms.
OBS! När du använder inställningen "Synkronisera fakturor sist" är det nödvändigt att du bara synkroniserar med QuickBooks Online efter att betalningarna har behandlats. Om du skulle skapa fakturor, synkronisera dina poster och sedan synkronisera dina betalningar vid ett senare tillfälle, skulle fakturorna redan finnas och därför skulle den automatiska allokeringen inte tillämpas.
När du har slutfört stegen ovan är du redo att synkronisera ditt Teachworks-konto med QuickBooks.