För att acceptera onlinebetalningar från dina kunder kan du länka ett nytt eller befintligt Stripe-konto direkt till ditt Teachworks-konto. Den här integrationen möjliggör säker betalningsinsamling via kreditkort, betalkort och ACH-banktransaktioner (endast tillgängligt för företag baserade i USA).
Viktiga fördelar med att använda Stripe
Stripe fungerar som din betalningsleverantör och erbjuder flera tydliga fördelar jämfört med traditionella betalningsleverantörer:
Inga installations- eller månadsavgifter: Du debiteras endast en liten procentandel per behandlad transaktion.
Inga avgifter för avvisade transaktioner: Du straffas inte ekonomiskt om en kunds betalning misslyckas.
Inget handelskonto krävs: Hoppa över den traditionella, långdragna bankgodkännandeprocessen.
Omedelbar aktivering: Börja ta emot kundbetalningar direkt efter att du har fyllt i registreringsformuläret.
Aktivera Stripe
Om du inte har ett Stripe-konto än kan du registrera dig på www.stripe.com eller så kan du registrera dig under processen att ansluta ditt Teachworks-konto till Stripe genom att följa processen nedan:
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Klicka på länken "Inställningar" under Stripe-sektionen.
Klicka på knappen för att "Anslut till Stripe"
Välj att tillåta Teachworks att ansluta till ditt Stripe-konto.
Om du redan har ett Stripe-konto kan du bara logga in, annars kan du fylla i Stripe-registreringsformuläret.
När det är klart kommer du att omdirigeras tillbaka till ditt Teachworks-konto och du bör se alternativen för Stripe-integrationen.
När kunderna nu ser sina fakturor visas en knapp som heter "Betala online" på fakturan, vilket gör att de kan betala online med kreditkort. Betalningar tilldelas sedan automatiskt motsvarande faktura i Teachworks, vilket ger en smidig bokföringsprocess.
Kopplar från Stripe
Om du någonsin vill sluta acceptera onlinebetalningar från dina kunder kan du följa dessa steg:
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Klicka på "Inställningar" under Stripe-integrationen.
Klicka på länken "Koppla från Stripe" längst ner till höger i formuläret.
Klicka på knappen "Koppla från Stripe" för att bekräfta frånkopplingen.
Hantera kort och betalkort för kunders räkning
Som standard kan kunder hantera och betala fakturor med kreditkort själva. Om du vill kunna hantera och debitera kreditkort åt kunder från administratörs- eller personalkonton kan du följa stegen nedan:
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Klicka på "Inställningar" under Stripe-integrationen.
Slå på växlingsknappen "Hantera och debitera kort åt kunder" till "På".
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
Lägga till kreditkort i kundprofiler
När det är aktiverat läggs ett fält för "Kreditkort" till i klientprofiler under avsnittet "Betalningsuppgifter" och det kommer att finnas en länk för "Visa och hantera" som du kan använda för att lägga till, redigera eller ta bort klientens kreditkort genom att följa dessa steg:
Klicka på "Studenter" och klicka sedan på "Studenter" (för fristående studenter) eller "Familjer".
Klicka på kolumnerna "Förnamn" eller "Efternamn" för att se klientens profil.
Klicka på fliken "Fakturering".
Klicka på länken "Visa och hantera" i avsnittet "Betalningsuppgifter".
Klicka på länken "Lägg till kort" för att lägga till ett kreditkort.
Fyll i formuläret med deras kreditkortsuppgifter.
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
Debitering av klienter
När du visar en kunds faktura från ditt administratörs- eller personalkonto och kunden har ett sparat kreditkort, visar betalningsformuläret som visas längst ner på en obetald faktura ett alternativ för att debitera fakturasaldot till ett av kundens sparade kreditkort.
OBS: För att personalen ska kunna hantera och debitera kreditkort måste de ha behörighetsinställningarna "Studenter och familjer" och "Redovisning" inställda på "Hantera" i sina profiler.
OBS! Om du aktiverar både alternativen "Dölj knappen för att betala online från kunder" och "Visa alternativet för att spara kort på externa fakturor" samtidigt, åsidosätter alternativet "Dölj knappen för att betala online från kunder" alternativet "Visa alternativet för att spara kort på externa fakturor". Det betyder att dina kunder inte kommer att kunna spara sina kort när de slutför betalningen.
Kundanvändarkonton
Kunder som har aktiverade användarkonton kan logga in och följa stegen nedan för att lägga till, redigera, ta bort eller ställa in standardkreditkortet i sitt Teachworks-konto:
Klicka på "Fakturering".
Klicka på "Betalningsmetoder".
OBS! Om inställningen "Hantera och debitera kort för kunders räkning" är aktiverad kommer kunder inte att kunna ta bort standardkreditkortet från sitt konto. Endast administratören kommer att kunna ta bort standardkreditkortet.
Samtycke till laddning
Om du hanterar och debiterar kreditkort för kunders räkning kan du fylla i fältet "Debiteringsmedgivande" för att visa de typer av transaktioner som kunderna samtycker till att du debiterar deras kreditkort för. Detta kommer att visas på platser där kunder sparar sina kreditkort för framtida transaktioner.
Utfärda en återbetalning
Att registrera en återbetalning i Teachworks skapar en registrering av återbetalningen, men pengarna återbetalas inte till din kunds kreditkort. För att återbetala en kreditkortsbetalning måste du logga in på Stripe och klicka på alternativet "Återbetalning".
Din kund bör se återbetalningen som en kredit cirka 5–10 arbetsdagar senare, beroende på deras bank.
Valutor och globalt stöd
Stripe stöder över 135 valutor . Dina betalningar behandlas baserat på den valuta du har konfigurerat i ditt Teachworks-konto.
Internationella funktioner:
Globala betalningsmetoder: Förutom kreditkort kan du acceptera regionala betalningar som ACH (USA) och SCA-kompatibla transaktioner för europeiska kunder.
Automatisk tidszonjustering: Fakturadatum och tidsstämplar för betalning visas baserat på ditt kontos lokaliserade inställningar för att säkerställa tydlighet för internationella kunder.
Lokala skatteinställningar: Du kan anpassa dina skatteetiketter (moms, GST, IVA, etc.) i dina fakturainställningar för att följa lokala bestämmelser.
OBS: För att säkerställa att betalningar behandlas, verifiera att din Teachworks-valuta matchar en av de valutor som stöds av Stripe .
Stripe ACH
ACH-betalningar stöds av företag baserade i USA. ACH-betalningar, eller Automated Clearing House, är betalningar där du debiterar ett bankkonto direkt. För mer information, se den här artikeln: Stripe ACH-betalningar.
Meddelande om mottagen betalning
Du kan automatiskt meddela dina kunder när en betalning har behandlats genom att aktivera automatiska kvittomeddelanden.
Så här aktiverar du kvitto-e-postmeddelanden
Klicka på "Konto" och sedan på "Kontoinställningar".
Klicka på fliken "Ekonomi och drift".
Scrolla ner till avsnittet "Systemautomation och e-postmeddelanden".
Ställ in växlingsknappen "Mottagen e-post för betalningar" på "På".
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
Stripe-avgifter
För att se totalsumman av dina Stripe-avgifter behöver du komma åt ditt Stripe-konto. Du hittar mer information om Stripe-avgifter och hur du får tillgång till en rapport här: Stripe Accounting Reporting
.
Stark kundautentisering (SCA)
Om du är ett europeiskt företag med europeiska kunder kommer dina kunder att behöva använda Strong Customer Authentication (SCA) för att bekräfta betalningar eller spara kreditkort. Stripe-integrationen kommer automatiskt att uppmana kunder att slutföra detta steg under betalningsprocessen om det krävs av deras bank.
Om du debiterar dina kunders kreditkort för deras räkning kan det finnas situationer där banker kräver att kunden autentiserar en betalning på nytt med det sparade kreditkortet. I den här situationen kan du ta med kunden till betalningssessionen för att slutföra och autentisera betalningen. Du kan skicka fakturan till kunden via e-post och de kan använda knappen "Betala online" för att autentisera och slutföra transaktionen.
OBS: Se till att du inte har markerat "Dölj knappen "Betala online" från klienter" i dina Stripe-integrationsinställningar i Teachworks för att säkerställa att betalningsknappen är synlig för klienten.