Det finns några olika metoder du kan använda för att skicka en faktura till dina kunder via e-post i Teachworks. Det finns några regler som gäller för var och en av dessa metoder:
Fakturans status måste vara antingen "Godkänd" eller "Betald" för att den ska kunna skickas. Fakturor med statusen "Sparad" skickas inte.
Kunden som anges på fakturan måste ha en giltig e-postadress angiven i sin profil.
Metod 1 - Skicka en faktura när den är skapad
Om du vill skicka en enskild faktura medan du skapar fakturan kan du klicka i kryssrutan "Skicka faktura via e-post" och sedan klicka på knappen "Godkänn".
Metod 2 - Skicka en "sparad" faktura
Om du har skapat en faktura med statusen "Sparad" utan att godkänna den kan du skicka fakturan till kunden via e-post med hjälp av ett av dessa alternativ:
Redigera fakturan och klicka i kryssrutan "Skicka faktura via e-post" och klicka sedan på knappen "Godkänn".
Filtrera fakturatabellen för att visa fakturor som "Väntar på godkännande" och använd sedan kryssrutorna till vänster i fakturatabellen för att välja de fakturor du vill godkänna och skicka via e-post. I menyn som visas högst upp i tabellen väljer du alternativet "Godkänn och skicka" och klickar sedan på "Skicka".
Metod 3 - Skicka en "Godkänd" faktura
Om du redan har godkänt en faktura och vill skicka eller skicka om den till din kund kan du följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor".
Klicka på ikonen "Visa" för att se fakturan du vill skicka.
Klicka på knappen "E-post" högst upp på fakturan.
Ett fönster öppnas där du kan redigera mottagare, ämne och meddelande.
Klicka på knappen "Skicka" för att skicka e-postmeddelandet.
Metod 4 - Skicka flera fakturor
Du kan skicka en eller flera fakturor samtidigt genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor".
Använd kryssrutorna till vänster för att välja de fakturor du vill skicka.
En meny visas högst upp i fakturatabellen. Använd den för att välja den e-postmall du vill använda.
Klicka på knappen "Skicka" för att skicka fakturameddelanden till de valda kunderna.