Teachworks stöder ett antal olika faktureringsmetoder . Den här artikeln går in mer i detalj på vår paketfaktureringsmetod.
När ska man använda paketfakturering
Du använder vanligtvis den här faktureringsmetoden om du vill fakturera dina kunder i förskott för ett paket med lektioner eller timmar som de kan använda under en obestämd tidsperiod.
Så fungerar paketfakturering
Med paketfaktureringsmetoden betalar kunderna i förskott för ett visst antal lektioner eller timmar för en utsedd tjänst. Allt eftersom lektionerna schemaläggs och slutförs spårar och minskar systemet automatiskt detta förskottsbetalda saldo.
Livscykeln för ett paketbalans
Köp: Kunden faktureras för ett specifikt paket (t.ex. 10 timmar matematikundervisning ). När dessa timmar har genererats läggs de till i tabellen Paketsaldon.
Schemaläggning: Lektioner schemaläggs i kalendern under motsvarande tjänst.
Avdrag: En klients paketsaldo är det totala antalet lektioner eller timmar som de har köpt av en viss tjänstetyp minus de lektioner som har varit "Schemalagda" eller "Deltagna" med samma tjänstetyp som paketet. När en lektionsstatus uppdateras till Deltog minskas klientens paketsaldo automatiskt.
Varför paketlektioner visas som 0,00 USD i kalendern
En vanlig orsak till förvirring är varför paketlektioner visar en kostnad på 0,00 USD i kalendern.
Förhindrar dubbelfakturering: Eftersom klienten redan har betalat för timmarna i förskott vid paketköpet nollställer Teachworks den individuella lektionskostnaden. Om lektionen fortfarande hade en prislapp skulle du debitera klienten en andra gång.
OBS: Paketen är helt beroende av matchningstjänster. Om till exempel en klient har ett paketsaldo för mattehandledning men du schemalägger en lektion under NO-handledning, kommer systemet inte att dra av från deras saldo.
Hur klienter debiteras
Dina kunder debiteras för ett paket när du genererar en paketfaktura med hjälp av alternativet "Lägg till paket". Detta läggs till ett paket på fakturan.
Det är viktigt att vara särskilt uppmärksam på den tjänst du väljer på fakturan, eftersom denna tjänst måste överensstämma med den tjänst du väljer när du schemalägger lektioner för eleven.
OBS! Om du behöver mer information om hur du genererar paketfakturor kan du se följande handledning: Skapa paket .
När du använder paketfaktureringsmetoden rekommenderas det generellt att du ställer in "Faktureringsmetod" på dina paketstudenters profiler till "Paket".
Detta kommer automatiskt att nollställa kostnaden för deras lektioner (eftersom du redan har fakturerat dem för paketet med lektioner/timmar). Genom att sätta kostnaden till noll säkerställer du att klienten inte dubbelfaktureras av misstag.
Paketinställningar
Det finns flera inställningar som du kan anpassa för paket i Teachworks. Du kan justera följande inställningar:
Paketenheter – Spåra paket per lektion eller timme.
Räkna "Missade" lektioner som använda - Välj att räkna lektioner markerade som "Missade" som använda paketlektioner.
Spåra paket efter – Paket kan spåras av elev eller familj.
Paket tillgängliga när fakturan är godkänd – Du kan välja att göra paket tillgängliga när en faktura med ett paket antingen är godkänd eller betald.
Du kan anpassa inställningarna ovan genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Konto" och sedan på "Kontoinställningar".
Klicka på fliken "Ekonomi och drift".
Scrolla ner till avsnittet "Paketinställningar".
Skapa tjänster för paket
Om du har tjänster i din tjänstelista som används för både paket och enskilda lektioner är det generellt bäst att skapa en separat tjänst som ska användas specifikt för paket.
Om du till exempel har en tjänst som heter ”Engelsk handledning” som används för både paket och individuella lektioner, bör du skapa en separat tjänst som heter ”Engelsk handledning - Paket” som ska användas specifikt för paket.
Arbetsflödet för paketfaktureringsmetoden
Om du vill använda paketfaktureringsmetoden kan du använda arbetsflödet nedan för att konfigurera den:
Börja med att anpassa avsnittet "Paketinställningar" på sidan "Kontoinställningar" så att det uppfyller dina krav.
Ställ sedan in fältet "Faktureringsmetod" på studentens profil till "Paket".
Skapa en faktura för klienten och använd alternativet "Lägg till paket" i radavsnittet på fakturan och klicka på knappen "Kör".
Välj detaljerna för paketet, inklusive tjänst, kvantitet och enhetspris för paketet.
Godkänn fakturan. Beroende på dina inställningar kan fakturan också behöva betalas innan paketet är tillgängligt för klienten.
Schemalägg lektioner för eleven. När du väljer elevens namn i fältet "Elev" i formuläret "Lägg till lektion" uppdateras tjänstelistan för att visa alla pakettider som är tillgängliga för eleven. Välj den tjänst som matchar pakettjänsten och schemalägg lektionen.
OBS! Om du använde paketfakturering med annan programvara kan du ställa in startsaldon för paket för dina kunder genom att följa dessa steg: Ställa in startsaldon för paket.
Visa paketsaldon
Du kan se dina kunders paketsaldon genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering".
Klicka på "Paketsaldon".
Fakturera kunder för paket och individuella lektioner
Om du har elever som huvudsakligen faktureras med paketfaktureringsmetoden, men som också kan ha lektioner som inte ingår i ett paket, bör du fortfarande ställa in elevens faktureringsmetod till "Paket".
När du schemalägger enskilda lektioner som inte ingår i ett paket för studenten kan du använda funktionen Kostnadsåsidosättning . Detta gör att du kan tilldela en kostnad till lektionen/lektionerna när du behöver fakturera klienten för en enskild lektion.
För att kunna spåra paketsaldon korrekt och säkerställa att de lektioner som faktureras individuellt inte dras av från klienternas paket, måste du använda separata tjänster, enligt beskrivningen ovan.
Du kan till exempel skapa tjänster med namnet ”Engelsk handledning” och ”Engelsk handledning - Paket”. När du schemalägger en lektion som ska faktureras individuellt väljer du helt enkelt tjänsten ”Engelsk handledning” och klickar på alternativet ”Åsidosätt faktureringsmetod” och väljer sedan lämplig faktureringsmetod.
Arkivering av paket
Arkivering fastställer ett beräkningsslutdatum för en klients paket. Det isolerar aktiv paketanvändning från tidigare lektionshistorik under samma tjänstetyp.
Varför använda arkivering?
Beräkningskontroll: Exkluderar lektioner som är schemalagda på och före det valda arkivdatumet från beräkningar av aktuellt paketsaldo. Detta är viktigt när en klient övergår från timfakturering till paketfakturering, för att säkerställa att tidigare lektioner inte retroaktivt tömmer deras nya förbetalda saldo.
Rensning av instrumentpanelen: Tar bort äldre aktivitet från paketet från den aktiva
ANTECKNINGAR
Arkivering raderar inte lektioner
Den tar inte bort historisk data
Det påverkar bara vad som ingår i beräkningarna av paketsaldot
Den kan användas för att förbättra tydligheten, men dess primära funktion är att kontrollera beräkningsgränser
För steg-för-steg-instruktioner om hur du tillämpar ett brytdatum på en klients profil, se vår guide: Arkivera paket .
Vidare läsning
Nedan hittar du ytterligare artiklar som innehåller paketrelaterad information som kan vara användbar för dig:
Behöver du mer hjälp? Se den här videon om hur du skapar paket för dina kunder.
Fortfarande osäker på vilken faktureringsmetod du ska välja för din undervisningsverksamhet? Se vår fusklapp: Faktureringsmetoder och fusklapp för Teachworks