När du fakturerar kunder i förskott skapar ytterligare kalenderändringar, som att ändra en lektions längd, kostnad eller att helt ta bort den, en skillnad mellan ditt schema och vad som redan fakturerats. För att varna dig för denna skillnad visar Teachworks automatiskt en röd flaggikon bredvid fakturanumret i din fakturatabell.
Visa ändringarna
När du visar en flaggad faktura ser du taggar som indikerar lektioner som har ändrats eller tagits bort. Du ser också en tagg ovanför fakturans fält "Totalt" som anger ändringen i fakturans totalbelopp och hur den ska redovisas.
Redovisning av förändringarna
Det finns två olika typer av ändringar som kan göras beroende på fakturans status:
Faktura ännu inte betald : Om fakturan ännu inte har betalats och är "Godkänd" kommer du att bli ombedd att uppdatera fakturan för att använda aktuell lektionsinformation och kostnader. Du kan klicka på länken i taggen, vilket öppnar formuläret "Redigera faktura" och uppdaterar lektionerna.
Faktura redan betald : Om fakturans status är "Betald" och fakturans totalbelopp har minskat , kommer du att bli ombedd att utfärda en kreditfaktura. Genom att klicka på länken som finns på taggen öppnas formuläret för att skapa en kreditfaktura och en radpost läggs automatiskt till i kreditfakturan för rätt belopp.
Om fakturans totalsumma har ökat kommer du att bli ombedd att skapa en ny faktura för den extra kostnaden. Länken i taggen öppnar formuläret "Skapa faktura" med en radpost för den önskade justeringen.
OBS! Det är bäst att behandla flaggade fakturor en gång i slutet av en faktureringsperiod så att alla ändringar kan hanteras samtidigt innan fakturan döljs. Om du justerar en flaggad faktura och döljer flaggorna före slutet av faktureringsperioden, och andra lektioner på fakturan därefter ändras i kalendern, kommer fakturan inte att flaggas för dessa ändringar eftersom du redan har dolt flaggor för den fakturan.
Dölja flaggor
Flaggor kan döljas antingen genom att följa anvisningarna för "Betalda" fakturor eller genom att dölja flaggor manuellt. De två metoderna för att dölja flaggor är:
Om en faktura som är "Betald" har flaggats och du klickar på länken i meddelandefältet "Utfärda kredit och dölj flaggor" eller "Skapa faktura och dölj flaggor" (se bilden nedan), kommer flaggorna att döljas från fakturan framöver.
Om en faktura har flaggats, använd menyn "Fakturaalternativ" på fakturan för att manuellt tillämpa alternativet "Dölj flagga" (se bilden nedan). Då kommer flaggorna att döljas från fakturan framöver.
Visa dolda flaggor
När du tittar på fakturatabellen kan alla fakturor som har dolda fakturaflaggor visas med en grå flaggikon bredvid fakturanumret:
Om du vill visa flaggor som har varit "Dolda" kan du följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor".
Klicka på ikonen "Visa" bredvid den faktura som du vill visa flaggorna på.
Klicka på menyn "Fakturaalternativ" och klicka på "Visa flaggor".
