Återbetalning av hela eller delar av en tilldelad betalning
För att upprätthålla en korrekt redovisningslogg, ändra eller ta inte bort den ursprungliga fakturan eller betalningen när du utfärdar en återbetalning för en allokerad betalning. Behåll originaluppgifterna oförändrade och använd följande arbetsflöde i två steg:
Utfärda en kreditnota: Skapa en kreditnota motsvarande det specifika belopp du avser att återbetala.
Återbetala kreditnotan: Registrera återbetalningen mot kreditnotan för att balansera klientens konto.
Steg 1 - Skapa kreditnotan
Processen för att skapa en kreditnota är identisk för både fullständig och delvis återbetalning.
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Utfärda kreditnota".
Välj klienten i fältet "Kund".
Välj din radtyp baserat på återbetalningsorsaken:
För lektioner eller allmän kredit: Använd alternativet "Lägg till kostnad", ange kreditbeloppet och ange återbetalningsorsaken i beskrivningsfältet.
För paket: Använd alternativet "Lägg till kostnad" för att minska det utestående beloppet utan att ändra kundens förbetalda pakettimmar. Använd alternativet "Lägg till paket" om du uttryckligen vill minska det faktiska antalet timmar som återstår i kundens paketsaldo utöver den ekonomiska återbetalningen.
Steg 2 - Återbetalning av kreditnotan
När kreditnotan har skapats måste du återbetala kreditnotan. Detta kan göras genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor".
Ange kreditnotanumret i sökfältet och tryck på Enter.
Klicka på knappen "Visa" för att visa kreditnotan.
Scrolla ner till formuläret "Utfärda återbetalning" längst ner på kreditnotan.
Ange återbetalningsuppgifterna och klicka på knappen "Registrera återbetalning".
Avallokera och återbetala en betalning
I det fall att en faktura skapades av misstag, eller om du återbetalar en allokerad betalning men fakturan fortfarande måste betalas i framtiden, vill du avallokera betalningen, registrera en återbetalning (och om fakturan inte kommer att betalas i framtiden, ogiltigförklara fakturan).
Steg 1 - Avallokering av betalningen
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor".
Visa fakturan som du ska återbetala och annullera genom att klicka på ikonen "Visa".
Avallokera fakturan genom att klicka på "X"-ikonen bredvid betalningen/betalningarna på fakturan.
Steg 2 - Återbetala betalningen
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Betalningar".
Visa den/de betalning(ar) du behöver återbetala genom att klicka på ikonen "Visa".
Klicka på "Mer" längst upp till höger och välj alternativet "Återbetalning".
OBS: Alternativet "Återbetalning" är endast tillgängligt efter att betalningen har tagits bort från fakturan.
Steg 3 - Annullering av fakturan
Om fakturan inte behöver betalas i framtiden kan du annullera den genom att följa dessa steg:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturor".
Visa fakturan du behöver återbetala genom att klicka på ikonen "Visa".
Klicka på "Fakturaalternativ" och välj "Ogiltig".