Med tillägget Fakturaautopilot kan du skapa ett schema som genererar fakturor automatiskt.
Aktivera tillägget Faktura Autopilot
Klicka på "Konto" och sedan på "Integrationer och tillägg".
Använd sökfältet högst upp och ange "Fakturaautopilot".
Slå på reglaget för att aktivera tillägget.
Skapa ett fakturaschema för autopilot
Du kan följa stegen nedan för att skapa ett fakturaschema för autopilot:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Lägg till fakturaschema".
Slutför stegen "Schemainställningar" och "Fakturainställningar" med hjälp av informationen nedan.
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
Som nämnts i steg 2 ovan finns det två steg involverade när man skapar ett nytt
Faktura Autopilot Schema:
Steg 1: Schemainställningar
I det här steget kan du anpassa när och hur ofta fakturor genereras. Du kan anpassa följande inställningar:
Titel - Ange en titel som hjälper dig att identifiera schemat ifall du behöver göra ändringar.
Start/Slut - Ange start- och slutdatum för den tidsperiod som fakturorna ska genereras. Startdatumet är början av den första fakturaperioden och slutdatumet ska inkludera slutet av fakturaperioden för de allra sista fakturorna som du vill generera med schemat.
Frekvens – Välj hur ofta schemat ska generera fakturor. Du kan upprepa dagligen, veckovis, månadsvis plus flera varianter för var och en av dessa perioder.
Tidpunkt – Du kan välja att generera fakturorna i början av varje fakturaperiod om du fakturerar kunder i förskott, eller i slutet av varje period om du fakturerar kunder efter deras lektioner.
Offset – Du kan välja att generera fakturor ett antal dagar före eller efter fakturadatumet:
Ange fakturadatum till – Det här alternativet visas om "Offset" inte är inställt på noll. Du har två alternativ för att ställa in fakturadatum:
Skapandedatum – Använd detta om du vill ställa in fakturadatumet till det datum då fakturan genereras och skapas.
Perioddatum – Detta ställer in fakturadatumet som periodens startdatum om fakturan genereras i början av perioden och periodens slut om den skapas i slutet av perioden.
Steg 2: Fakturainställningar
Det här steget är väldigt likt att skapa en riktig faktura, men det är viktigt att komma ihåg att du inte skapar en faktura, du väljer inställningar och dessa inställningar kommer att användas för att generera fakturor automatiskt i framtiden. Det finns några saker att tänka på:
Förskjutning av förfallodatum – Du kan ställa in förfallodatumet i förhållande till fakturadatumet.
Fakturanummer – Fakturanummer ställs in automatiskt, med start från föregående fakturanummer.
Inkludera lektioner - För att lägga till lektioner som är schemalagda under fakturaperioden, markera kryssrutan "Inkludera lektioner".
Inkludera ofakturerade lektioner från föregående period – Om du lägger till lektioner i din kalender efter att en faktura har genererats, aktivera den här inställningen så att nästa faktura hämtar de nya lektionerna från föregående fakturaperiod.
Fakturainstruktioner – Instruktionsfältet uppdateras inte om du uppdaterar fältet "Standardfakturainstruktioner" på sidan Kontoinställningar. Det här fältet är unikt för fakturautopiloten och måste uppdateras manuellt om du vill ändra dem.
Hoppa över om totalt noll - Om du bara inkluderar lektioner på fakturan är det en bra idé att markera rutan för att hoppa över blanka fakturor ifall en kund inte har några lektioner för någon av fakturaperioderna.
Status – Om du vill granska fakturor innan de är tillgängliga för kunder kan du ställa in statusen till "Sparad". Efter granskning kan du ändra statusen till "Godkänd".
Skicka faktura via e-post – Om du anger statusen till "Godkänd" kan du skicka fakturorna direkt genom att markera den här rutan.
Det är viktigt att notera att lektioner som schemaläggs efter en schemaläggning inte registreras automatiskt. Om till exempel lektioner från tidigare dagar läggs till senare i ett dagligt schema måste dessa faktureras manuellt.
OBS: För att inställningen "Inkludera ofakturerade lektioner från föregående period" ska visas i formuläret Fakturainställningar krävs följande villkor:
Inställningen "Upprepa fakturor" måste vara inställd på antingen "Veckovis" eller "Månadsvis".
"Tidpunkten" är satt till "Början" av fakturaperioden
I fakturainställningarna måste du markera rutan "Inkludera lektioner".
Steg 3: Verifiera fakturadatum
När du har konfigurerat schema- och fakturainställningarna bör du kontrollera de datum då fakturorna ska skapas. Detta säkerställer att fakturorna genereras på de datum som ditt företag förväntar sig.
Du kan se fakturadatumen genom att titta på fakturaschemat i autopiloten och skrolla ner till avsnittet "Kommande fakturadatum".
Fakturagenerering
Koden för att hantera fakturascheman med autopilot körs var sjätte timme. Generellt sett genereras fakturor under dagens första sex timmar beroende på din tidszon.
Om du vill generera fakturor efter att en dag har avslutats, bör du ställa in "Offset" till 1 dag efter fakturadatumet i "Schemainställningar". Detta gör att fakturan för föregående dag genereras under de första 6 timmarna följande dag.
Visa schemalagda fakturor
Om du vill se de datum då fakturorna är schemalagda att skapas kan du klicka på ikonen "Visa" bredvid schemat du skapade i tabellen "Fakturascheman" och se avsnittet "Kommande fakturadatum". Du kan använda det här avsnittet för att bekräfta att de schemalagda fakturadatumen matchar de datum du avsett.
Du kan också se fakturor som redan har genererats av Fakturautopiloten i Fakturatabellen genom att titta på fakturan. Den visar namnet på det Fakturautopilotschema som skapade den.
Lägga till kunder i ett schema
Du kan lägga till ytterligare kunder i ett schema genom att följa stegen nedan:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturascheman för autopilot".
Klicka på knappen "Fakturainställningar" i det schema du vill lägga till kunder i.
I fältet "Kunder" lägger du till kunderna
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
Du kan också lägga till kunder i en fakturaplan direkt från deras Teachworks-profil. Du kan följa stegen nedan för att göra detta:
Klicka på "Elever" och sedan på "Familjer" eller "Elever" (för fristående elever).
Klicka på knappen "Redigera" för att redigera deras profil.
Klicka på fliken "Fakturering".
Scrolla ner till avsnittet "Fakturering".
Klicka på fältet "Fakturascheman för autopilot" för att välja ett befintligt schema.
Skicka in formuläret för att spara dina ändringar.
OBS! Om du ändrar en kunds profilstatus till "Inaktiv" och sedan redigerar "Fakturainställningar" i ett fakturaschema för autopiloten, kommer kunden automatiskt att tas bort från fakturaschemat för autopiloten och detta kommer att synas i deras profil.
Ett exempel på att skapa ett fakturaschema för autopilot
Nedan hittar du ett exempel på hur du skapar ett fakturaschema för autopiloten som genererar fakturor varje månad, i början av månaden, för kommande individuella lektioner.
Steg 1: Schemainställningar
Schemaläggningstitel : Använd en titel som gör det lätt att identifiera om du vill göra några justeringar i framtiden.
Schema börjar/slutar : Välj det datumintervall du vill att schemat ska köras för. Detta kan ställas in långt in i framtiden, men standardinställningen är ett år.
Fakturor upprepas : Månadsvis, var 1:a månad, varje 1:a dag i månaden.
Tidsplanering : Generera fakturor i början av faktureringsperioden (detta gör att du kan lägga till kommande lektioner och fakturera i förskott)
Steg 2: Välj fakturainställningar
Kunder : Lägg till alla kunder som du vill inkludera i schemat här. Om du vill välja alla kunder klickar du på alternativet "Markera alla".
Förskjutning för förfallodatum : Ställ in efter behov.
Välj alternativet ”Lägg till lektioner” : Detta låter dig inkludera enskilda lektioner på fakturan. Eftersom detta autopilotschema genererar fakturor som inträffar i framtiden, välj alternativet att inkludera statusen för ”Alla” lektioner (lektionerna markeras endast som närvarande efter att de har ägt rum).
Hoppa över om totalsumma noll : Välj det här alternativet för att säkerställa att lektioner med en fakturasumma på 0 inte skapas.
Fakturastatus : Om du vill granska fakturor innan du skickar dem till dina kunder, ange statusen till "Sparad". Om du inte behöver granska dem kan du välja alternativet "Godkänd".
Skicka faktura via e-post : Det här alternativet visas om du väljer alternativet "Godkänd". Markera rutan om du vill skicka fakturor till dina kunder via e-post så snart de har skapats.
OBS: Om du lägger till fler kunder i Teachworks, kom ihåg att gå tillbaka och lägga till dem i schemat.
Steg 3: Granska schemat
När du har skapat ditt fakturaschema för autopiloten kan du se de datum då fakturor genereras och skickas. Du kan följa stegen nedan för att göra detta:
Klicka på "Fakturering" och sedan på "Fakturascheman för autopilot".
Klicka på ikonen "Visa" bredvid det schema du vill granska.
Detta visar en sida som visar en sammanfattning av dina inställningar samt följande:
Fakturadatum : Det datum som ska visas på fakturan.
Skapandedatum : Det datum då fakturor genereras.
Fakturaperiod : Datumintervallet som ska användas för att hämta lektioner från kalendern till varje faktura.
Status : När fakturor har skapats uppdateras statusen till "Slutförd".