QuickBooks'a bağlandıktan sonra, farklı işlem türlerini kaydetmek için hangi hesapların kullanılacağını belirleyecek birkaç seçim yapmanız gerekecek. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
"Hesap"a ve ardından "Entegrasyonlar ve Eklentiler"e tıklayın.
QuickBooks Entegrasyonu altında bulunan "Ayarlar"a tıklayın.
"Satış Hesabı" alanında, fatura satışlarını kaydetmek istediğiniz satış hesabını seçin. Tipik bir seçim "Satış" veya "Hizmetler" olacaktır.
QuickBooks'ta hizmetleriniz için farklı bir satış hesabı belirlediyseniz, "Hizmetler için Satış Hesabını Güncellemeyi Atla" seçeneğini "Açık" konumuna getirin. Bu, Teachworks'te hizmetleri güncellerken bu kayıtların değişmeden kalmasını sağlayacaktır.
"İndirim Hesabı" alanında, indirimlerin kaydedilmesini istediğiniz hesabı seçin. QuickBooks hesabınızda "İndirimler" adında bir hesap yoksa, böyle bir hesap oluşturmak isteyebilirsiniz. Herhangi bir seçim yapmazsanız, indirimler "Satış Hesabı" alanından seçtiğiniz hesaba kaydedilecektir.
Faturalarınızda kullanılacak satış vergisi için "Vergi Kodu"nu seçin. Bu seçimi yapmadan önce en az bir satış vergisi hesabı oluşturmanız gerekmektedir.
"Para Yatırma Hesabı" bölümünde, ödemelerin yatırılacağı hesabı seçin. Bu alan boş bırakılırsa, para yatırma işlemleri QuickBooks "Yatırılmamış Fonlar" hesabına kaydedilir.
"Başlangıç Tarihi" alanı, yalnızca girilen tarihten itibaren faturaları, kredi notlarını ve ödemeleri senkronize etmenizi sağlar. Bu, Teachworks hesabınızda bulunan faturaların QuickBooks'a manuel olarak zaten girilmiş olması durumunda kullanışlıdır. Bir Başlangıç Tarihi ayarladığınızda, yazılım yalnızca başlangıç tarihinden sonra faturaları veya ödemeleri olan Etkin Olmayan Müşterileri QuickBooks ile senkronize eder.
Varsayılan olarak, faturaları veya ödemeleri olan müşteriler QuickBooks ile senkronize edilir. Ancak, Teachworks'te faturaları veya ödemeleri olmasa bile aktif müşterileri senkronize etmek istiyorsanız, "Tüm Aktif Müşterileri Senkronize Et" seçeneğini "Açık" konumuna getirebilirsiniz.
Fatura Ödeme Seçenekleri: Faturalarınızı doğrudan QuickBooks'tan müşterilerinize gönderiyorsanız ve QuickBooks Çevrimiçi Ödeme Özelliğini kullanarak çevrimiçi ödemeler alıyorsanız bu seçeneği belirleyin. QuickBooks çevrimiçi ödemeleri hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz: QuickBooks Ödemeleri
Ödemeleri senkronize etmek istemiyorsanız, "Ödemeleri Hariç Tut" seçeneğini "Açık" konumuna getirin.
Teachworks faturalarınızda yer alan açıklamayı da senkronize etmek istiyorsanız, "Fatura Talimatları" seçeneğini "Açık" konumuna getirin.
Faturalarınızı en son senkronize etmek istiyorsanız, "Faturaları En Son Senkronize Et" bölümünün altındaki "Etkinleştir" kutusunu işaretleyin. Bu ayar, QuickBooks'ta "Kredileri otomatik olarak uygula" ayarını etkinleştirdiyseniz kullanışlıdır, çünkü bu ayar faturaların ödemelerden ve kredi notlarından sonra senkronize edilmesini gerektirir.
NOT: Teachworks ayrıca hesabınızda "İndirim" öğesi arayacak ve bunu faturalardaki indirimler için kullanacaktır; aksi takdirde bu adla bir öğe oluşturacak ve yukarıda belirtilen "İndirim Hesabı" ile ilişkilendirecektir. "İndirim" adında bir kategori hesabınız varsa, kategoriyle çakışmayı önlemek için "İndirim*" adında bir öğe oluşturulacaktır. Senkronizasyondan sonra gerekirse bunu yeniden adlandırabilirsiniz.
NOT: 6. adımda bir vergi hesabı seçmezseniz, satış vergisi içeren faturalar satış vergisi olmadan senkronize edilecektir.
Küresel Kullanıcılar : QuickBooks'un küresel sürümünü kullanıyorsanız (yani ABD dışındaki tüm kullanıcılar), faturaları satış vergisiyle senkronize etmek için QuickBooks'ta bir satış vergisi oranı eklemeli ve ardından Teachworks'te "Vergi Kodu" alanında bu oranı seçmelisiniz.
NOT: "Faturaları En Son Senkronize Et" ayarını kullanırken, ödemeler işlendikten sonra QuickBooks Online ile senkronizasyon yapmanız gerekmektedir. Faturaları oluşturur, kayıtlarınızı senkronize eder ve daha sonra ödemelerinizi senkronize ederseniz, faturalar zaten mevcut olacağından otomatik tahsis uygulanmaz.
Yukarıdaki adımları tamamladıktan sonra Teachworks hesabınızı QuickBooks ile senkronize etmeye hazır olacaksınız.