Ana içeriğe geç

Fatura Otomatikleştirme Eklentisi

Yazar: Teachworks Support

Fatura Otomatik Oluşturma Eklentisi, faturaların otomatik olarak oluşturulmasını sağlayacak bir zamanlama ayarlamanıza olanak tanır.

Fatura Otomatikleştirme Eklentisini Etkinleştirme

  1. "Hesap"a ve ardından "Entegrasyonlar ve Eklentiler"e tıklayın.

  2. En üstteki "Arama" alanına "Fatura Otomatikleştirme" yazın.

  3. Eklentiyi etkinleştirmek için düğmeyi "Açık" konumuna getirin.

Fatura Otomatikleştirme Programı Oluşturma

Aşağıdaki adımları izleyerek fatura otomatikleştirme programı oluşturabilirsiniz:

  1. "Faturalama"ya ve ardından "Fatura Takvimi Ekle"ye tıklayın.

  2. Aşağıdaki bilgileri kullanarak "Planlama Ayarları" ve "Fatura Ayarları" adımlarını tamamlayın.

  3. Değişikliklerinizi kaydetmek için formu gönderin.

Yukarıda 2. adımda belirtildiği gibi, yeni bir kurulum yapılırken iki adım söz konusudur.

Fatura Otomatik Planlaması:

Adım 1: Zamanlama Ayarları

Bu adım, faturaların ne zaman ve ne sıklıkla oluşturulacağını özelleştirmenizi sağlar. Aşağıdaki ayarları özelleştirebilirsiniz:

  • Başlık - Değişiklik yapmanız gerektiğinde programı kolayca bulmanıza yardımcı olacak bir başlık girin.

  • Başlangıç/Bitiş - Faturaların oluşturulacağı zaman dilimi için başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini girin. Başlangıç ​​tarihi, ilk fatura döneminin başlangıcı olacak ve bitiş tarihi, programla oluşturmak istediğiniz en son faturaların fatura döneminin bitişini içermelidir.

  • Sıklık - Planın faturaları ne sıklıkla oluşturacağını seçin. Günlük, haftalık, aylık ve bu dönemlerin her biri için çeşitli varyasyonlar belirleyebilirsiniz.

  • Zamanlama - Müşterilerinize önceden fatura kesiyorsanız, faturaları her fatura döneminin başında; derslerinden sonra fatura kesiyorsanız, her dönemin sonunda oluşturmayı seçebilirsiniz.

  • Ofset - Faturaların fatura tarihinden birkaç gün önce veya sonra oluşturulmasını seçebilirsiniz:

    • Fatura Tarihini Ayarla - Bu seçenek, "Ofset" sıfır olarak ayarlanmamışsa görüntülenecektir. Fatura tarihini ayarlamak için iki seçeneğiniz vardır:

      • Oluşturulma Tarihi - Fatura tarihini, faturanın oluşturulduğu ve düzenlendiği tarih olarak ayarlamak istiyorsanız bunu kullanın.

      • Dönem Tarihi - Bu ayar, fatura dönemin başında oluşturulursa fatura tarihini dönem başlangıç ​​tarihi, dönemin sonunda oluşturulursa dönem bitiş tarihi olarak belirler.

Adım 2: Fatura Ayarları

Bu adım, gerçek bir fatura oluşturmaya çok benzer, ancak fatura oluşturmadığınızı, ayarları seçtiğinizi ve bu ayarların gelecekte otomatik olarak fatura oluşturmak için kullanılacağını unutmamak önemlidir. Akılda tutulması gereken birkaç şey var:

  • Son Ödeme Tarihi Kaydırma - Son ödeme tarihini fatura tarihine göre ayarlayabilirsiniz.

  • Fatura Numarası - Fatura numaraları, önceki fatura numarasından devam ederek otomatik olarak atanacaktır.

  • Dersleri Dahil Et - Fatura dönemi içinde planlanmış dersleri eklemek için "Dersleri Dahil Et" onay kutusunu işaretleyin.

  • Önceki Döneme Ait Faturalandırılmamış Dersleri Dahil Et - Fatura oluşturulduktan sonra takviminize ders eklerseniz, bir sonraki faturanın önceki fatura dönemindeki yeni dersleri de dikkate alması için bu ayarı etkinleştirin.

  • Fatura Talimatları - Hesap Ayarları sayfasındaki "Varsayılan Fatura Talimatları" alanını güncellerseniz, talimatlar alanı güncellenmeyecektir. Bu alan yalnızca fatura otomatikleştirme özelliğine özgüdür ve değiştirmek isterseniz manuel olarak güncellemeniz gerekecektir.

  • Toplam sıfır ise atla - Faturaya yalnızca ders ücretlerini dahil ediyorsanız, bir müşterinin fatura dönemlerinden herhangi birinde hiç dersi olmaması durumunda boş faturaları atlamak için ilgili kutuyu işaretlemeniz iyi bir fikirdir.

  • Durum - Faturaları müşterilerinize sunmadan önce incelemek isterseniz, durumu "Kaydedildi" olarak ayarlayabilirsiniz. İnceledikten sonra durumu "Onaylandı" olarak değiştirebilirsiniz.

  • Fatura E-postalarını Gönder - Durumu "Onaylandı" olarak ayarlarsanız, bu kutuyu işaretleyerek faturaların hemen gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Planlı ders çalıştırıldıktan sonra planlanan derslerin otomatik olarak kaydedilmeyeceğini belirtmek önemlidir. Örneğin, günlük bir programda, önceki günlere ait dersler daha sonra eklenirse, bunların manuel olarak faturalandırılması gerekecektir.

NOT: Fatura Ayarları formunda "Önceki Döneme Ait Faturalandırılmamış Dersleri Dahil Et" seçeneğinin görünmesi için aşağıdaki koşullar gereklidir:

  • "Faturaların Tekrarlanması" ayarı "Haftalık" veya "Aylık" olarak ayarlanmalıdır.

  • "Zamanlama", fatura döneminin "Başlangıcı" olarak ayarlanmıştır.

  • Fatura ayarları adımında, "Dersleri Dahil Et" kutusunu işaretlemeniz gerekiyor.

3. Adım: Fatura Tarihlerinin Doğrulanması

Planlama ve Fatura Ayarlarını yaptıktan sonra, faturaların oluşturulacağı tarihleri ​​doğrulamanız gerekir. Bu, faturaların şirketinizin beklediği tarihlerde oluşturulmasını sağlayacaktır.

Fatura tarihlerini görmek için Fatura Otomatik Planlaması'nı görüntüleyebilir ve "Yaklaşan Fatura Tarihleri" bölümüne kadar aşağı kaydırabilirsiniz.

Fatura Oluşturma

Fatura Otomatik İşlem Planlarının işlenmesi için kullanılan kod her 6 saatte bir çalıştırılır. Genellikle faturalar, bulunduğunuz saat dilimine bağlı olarak günün ilk altı saatinde oluşturulur.

Bir gün tamamlandıktan sonra fatura oluşturmak istiyorsanız, "Planlama Ayarları" bölümünde "Ofset" seçeneğini fatura tarihinden 1 gün sonrasına ayarlamalısınız. Bu, önceki güne ait faturanın bir sonraki günün ilk 6 saatinde oluşturulmasına neden olacaktır.

Planlanmış Faturaları Görüntüleme

Faturaların oluşturulması planlanan tarihleri ​​görüntülemek isterseniz, "Fatura Planları" tablosunda oluşturduğunuz Planın yanındaki "Görüntüle" simgesine tıklayabilir ve "Yaklaşan Fatura Tarihleri" bölümüne bakabilirsiniz. Bu bölümü kullanarak, planlanan fatura tarihlerinin istediğiniz tarihlerle eşleştiğini doğrulayabilirsiniz.

Fatura tablosunda faturayı görüntüleyerek, Fatura Otomatikleştirme Sistemi tarafından daha önce oluşturulmuş faturaları da görebilirsiniz. Bu işlem, faturayı oluşturan Fatura Otomatikleştirme Sistemi Programının adını gösterecektir.

Müşterileri bir programa ekleme

Aşağıdaki adımları izleyerek programa ek müşteriler ekleyebilirsiniz:

  1. "Faturalama"ya ve ardından "Fatura Otomatik Planlama"ya tıklayın.

  2. Müşterileri eklemek istediğiniz programda "Fatura Ayarları" düğmesine tıklayın.

  3. "Müşteriler" alanına müşterileri ekleyin.

  4. Değişikliklerinizi kaydetmek için formu gönderin.

Müşterilerinizi doğrudan Teachworks profillerinden de fatura takvimine ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

  1. "Öğrenciler"e tıklayın ve ardından "Aileler"e veya (bağımsız öğrenciler için) "Öğrenciler"e tıklayın.

  2. Profilini düzenlemek için "Düzenle" düğmesine tıklayın.

  3. "Fatura" sekmesine tıklayın.

  4. Sayfayı aşağı kaydırarak "Faturalama" bölümüne gelin.

  5. Önceden ayarlanmış bir zamanlama seçmek için "Fatura Otomatik Planlamaları" alanına tıklayın.

  6. Değişikliklerinizi kaydetmek için formu gönderin.

NOT: Bir müşterinin profil durumunu "Aktif Değil" olarak değiştirdikten sonra, eklendiği bir Fatura Otomatikleştirme Planının "Fatura Ayarları"nı düzenlerseniz, müşteri Fatura Otomatikleştirme Planından otomatik olarak kaldırılır ve bu durum profilinde de yansıtılır.

Fatura Otomatikleştirme Zamanlaması Oluşturma Örneği

Aşağıda, yaklaşan bireysel dersler için her ayın başında fatura oluşturacak bir Fatura Otomatikleştirme Programı örneği bulabilirsiniz.

Adım 1: Zamanlama Ayarları

  1. Plan Başlığı : Gelecekte herhangi bir değişiklik yapmak istediğinizde kolayca tanımlayabileceğiniz bir başlık kullanın.

  2. Planlama Başlangıç/Bitiş : Bu planlamanın çalışmasını istediğiniz tarih aralığını seçin. Bu, çok uzak bir geleceğe ayarlanabilir, ancak varsayılan olarak bir yıldır.

  3. Faturaların tekrarlanma sıklığı : Her ay, ayın 1. günü.

  4. Zamanlama : Fatura döneminin başında faturaları oluşturun (bu, yaklaşan dersleri eklemenize ve önceden faturalandırmanıza olanak tanır)
    ​

Adım 2: Fatura Ayarlarını Seçin

  1. Müşteriler : Buraya programa dahil etmek istediğiniz tüm müşterileri ekleyin. Tüm müşterileri seçmek istiyorsanız, "Tümünü Seç" seçeneğine tıklayın.

  2. Son Teslim Tarihi Ofseti : Gerektiği gibi ayarlayın.

  3. “Ders Ekle” seçeneğini seçin : Bu, faturaya bireysel dersleri dahil etmenizi sağlar. Bu otomatik planlama gelecekte gerçekleşecek faturaları oluşturacağından, “Tüm” ders durumlarını dahil etme seçeneğini seçin (dersler yalnızca gerçekleştikten sonra katılım olarak işaretlenecektir).

  4. Toplam sıfır ise atla : Bu seçeneği belirleyerek, fatura toplamı 0 olan derslerin oluşturulmamasını sağlayabilirsiniz.

  5. Fatura Durumu : Faturaları müşterilerinize göndermeden önce incelemek isterseniz, durumu "Kaydedildi" olarak ayarlayın. İncelemeniz gerekmiyorsa, "Onaylandı" seçeneğini seçebilirsiniz.

  6. Fatura E-postalarını Gönder : Bu seçenek, "Onaylandı" seçeneğini seçtiğinizde görünecektir. Faturalar oluşturulur oluşturulmaz müşterilerinize e-posta ile göndermek istiyorsanız kutuyu işaretleyin.

NOT: Teachworks'e daha fazla müşteri eklerseniz, geri dönüp onları programa eklemeyi unutmayın.

3. Adım: Programı Gözden Geçirin

Fatura Otomatikleştirme Planınızı oluşturduktan sonra, faturaların oluşturulacağı ve gönderileceği tarihleri ​​görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

  1. "Faturalama"ya ve ardından "Fatura Otomatik Planlama"ya tıklayın.

  2. İncelemek istediğiniz programın yanındaki "Görüntüle" simgesine tıklayın.

Bu işlem, ayarlarınızın özetini ve ayrıca aşağıdakileri gösteren bir sayfa görüntüleyecektir:

  1. Fatura Tarihi : Faturada görünecek tarih.

  2. Oluşturma Tarihi : Faturaların oluşturulacağı tarih.

  3. Fatura Dönemi : Takvimden derslerin her bir faturaya aktarılması için kullanılacak tarih aralığı.

  4. Durum : Faturalar oluşturulduktan sonra durum "Tamamlandı" olarak güncellenecektir.


​

Bu cevap sorunuzu yanıtladı mı?