Teachworks hỗ trợ nhiều tùy chọn để tùy chỉnh hóa đơn của bạn và cho phép bạn thiết lập các cài đặt mặc định để giúp tiết kiệm thời gian khi tạo hóa đơn. Bạn có thể điều chỉnh các cài đặt này trong trang Cài đặt tài khoản, mục "Cài đặt hóa đơn". Các cài đặt sau đây có thể được điều chỉnh:
Số hóa đơn đầu tiên - Đặt số cho hóa đơn đầu tiên để bạn có thể tiếp tục sử dụng hệ thống lập hóa đơn hiện có.
Tăng số hóa đơn - Điều khiển phương pháp tăng số hóa đơn. Bạn có thể chọn giữa "Từ số cao nhất" hoặc "Từ hóa đơn được tạo gần nhất".
Ngày đến hạn so với ngày lập hóa đơn - Thiết lập ngày đến hạn mặc định so với ngày lập hóa đơn theo số ngày đã chọn. Có thể thay đổi thiết lập này trên biểu mẫu hóa đơn.
Thông tin tham chiếu hiển thị cho khách hàng - Đặt tùy chọn này thành 'Bật' sẽ làm cho trường Thông tin tham chiếu hiển thị cho khách hàng, nếu không thì nó chỉ hiển thị nội bộ.
Tiền tố hóa đơn - Các chữ cái được thêm vào đầu số hóa đơn để chỉ ra rằng tài liệu đó là hóa đơn.
Tiền tố phiếu ghi nợ - Các chữ cái được thêm vào đầu số phiếu ghi nợ để chỉ ra rằng đó là phiếu ghi nợ.
Tiêu đề hóa đơn - Nội dung của trường này sẽ được thêm vào đầu hóa đơn. Nếu để trống, sẽ không có tiêu đề nào được hiển thị.
Nhãn Thuế Bán Hàng - Đây là nhãn sẽ được sử dụng cho dòng thuế bán hàng. Nếu để trống, 'Thuế Bán Hàng' sẽ được sử dụng.
Khoảng thời gian hóa đơn - Đặt thành "Hiển thị" nếu hóa đơn bao gồm các buổi học và bạn muốn hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian đó ở đầu hóa đơn. Đặt thành "Ẩn" nếu bạn không muốn hiển thị khoảng thời gian bắt đầu và ngày kết thúc.
Cột Dịch vụ - Dễ dàng hiển thị hoặc ẩn cột dịch vụ trên hóa đơn. Cột này hiển thị tên dịch vụ cho các khóa học, gói dịch vụ và phí.
Cột đơn giá - Hiển thị hoặc ẩn cột đơn giá trên hóa đơn.
Cột Giảm Giá - Đặt thành "Hiển thị" để luôn hiển thị cột giảm giá, ngay cả khi mức giảm giá bằng không. Đặt thành "Ẩn" nếu bạn không muốn hiển thị cột giảm giá khi hóa đơn không có bất kỳ khoản giảm giá nào.
Đơn vị bài học trên hóa đơn - Bạn có thể thay đổi đơn vị đo lường hiển thị trên hóa đơn cho các mục hàng giữa Bài học hoặc Giờ.
Hiển thị hóa đơn chưa thanh toán - Nếu khách hàng có hóa đơn chưa thanh toán, việc bật tùy chọn này sẽ hiển thị 3 hóa đơn cũ nhất ở cuối danh sách hóa đơn của họ.
Chọn mặc định ô "Gửi email hóa đơn" - Bật tùy chọn này để chọn mặc định ô "Gửi email hóa đơn" trên biểu mẫu Hóa đơn khi phê duyệt hóa đơn.
Nhắc nhở thanh toán hóa đơn - Bật tùy chọn này để gửi lời nhắc cho khách hàng khi hóa đơn đến hạn. Để biết thêm thông tin, xem
Email xác nhận thanh toán - Bật tùy chọn này để gửi email cho khách hàng khi hóa đơn được thanh toán.
Tỷ lệ thuế bán hàng mặc định - Tỷ lệ thuế bán hàng mặc định được áp dụng cho hóa đơn của bạn. Bạn có thể thay đổi tỷ lệ này khi tạo hóa đơn.
Cách tính thuế mặc định - Đây là thiết lập cho cách tính thuế mặc định trên hóa đơn của bạn. Các tùy chọn bao gồm: đã bao gồm thuế (thuế được tính vào tổng hóa đơn), chưa bao gồm thuế (thuế được cộng vào tổng hóa đơn) và miễn thuế (không tính thuế). Bạn có thể thay đổi thiết lập này khi tạo hóa đơn.
Thuế bán hàng theo từng mặt hàng - Nếu được đặt thành "Bật", khi hóa đơn được duyệt và tổng giá trị hóa đơn bằng không, trạng thái sẽ tự động được đặt thành "Đã thanh toán". Nếu được đặt thành "Tắt", trạng thái hóa đơn phải được đặt thủ công.
Đặt trạng thái hóa đơn tổng bằng không thành "Đã thanh toán " - Nếu đặt thành "Bật", khi hóa đơn được phê duyệt và tổng giá trị hóa đơn bằng không, trạng thái sẽ tự động được đặt thành "Đã thanh toán". Nếu đặt thành "Tắt", trạng thái hóa đơn phải được đặt thủ công.
Trạng thái hóa đơn trên cửa sổ xem bài học - Sử dụng tùy chọn này để hiển thị trạng thái hóa đơn của một bài học trong cửa sổ xem bài học từ Lịch. Bạn có thể chọn giữa "Không hiển thị", "Hiển thị cho quản trị viên và nhân viên" hoặc "Hiển thị cho quản trị viên, nhân viên và giáo viên".
Mô tả bài học trên hóa đơn - Đây là định dạng mô tả mặc định cho các bài học được thêm vào hóa đơn. Sử dụng các thẻ hợp nhất để tùy chỉnh nội dung nằm trong phần "Thẻ hợp nhất mô tả bài học".
Hướng dẫn mặc định trên hóa đơn - Các hướng dẫn hoặc điều khoản mặc định cần ghi trên hóa đơn. Có thể thay đổi các hướng dẫn này khi tạo hóa đơn.
Chỉ dành cho nhân viên quản trị xem - Khi được bật, người dùng là nhân viên quản trị sẽ không thể thay đổi hướng dẫn hóa đơn khi tạo hoặc chỉnh sửa hóa đơn.
Địa chỉ công ty tùy chỉnh - Bạn có thể sử dụng trường này để tùy chỉnh cách địa chỉ công ty của bạn hiển thị trên hóa đơn. Nếu để trống, địa chỉ sẽ được thiết lập bằng tên và địa chỉ công ty của bạn từ phần "Thông tin công ty" trên trang này.
LƯU Ý: Nếu hóa đơn được tạo trước khi cài đặt này được tùy chỉnh, hóa đơn sẽ bắt đầu từ số “1” và tăng dần từ đó. Để khắc phục điều này, bạn có thể chỉnh sửa các hóa đơn đã tạo và tự điều chỉnh số thứ tự (điều này sẽ đảm bảo các hóa đơn trong tương lai được đánh số chính xác) hoặc bạn có thể xóa các hóa đơn đó và tạo lại từ đầu.
LƯU Ý: Ngoài ra còn có tùy chọn thiết lập hóa đơn "Thuế bán hàng theo từng mặt hàng" nếu tài khoản của bạn đã bật tùy chọn này. Bạn có thể tìm thêm thông tin về thuế bán hàng theo từng mặt hàng tại đây: Thuế bán hàng theo từng mặt hàng trên hóa đơn .
Để điều chỉnh các cài đặt này, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp vào "Tài khoản & Cài đặt" rồi nhấp vào "Cài đặt tài khoản".
Cuộn xuống phần "Cài đặt hóa đơn".
Chọn tùy chọn cho cài đặt mà bạn muốn thay đổi.
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.