Nếu bạn chuyển sang sử dụng Teachworks từ một hệ thống khác, bạn có thể cần thiết lập số dư ban đầu cho khách hàng của mình trong Teachworks. Bạn có thể thiết lập số dư ban đầu cho khách hàng bằng một trong các tùy chọn sau:

Nếu khách hàng nợ tiền doanh nghiệp của bạn, bạn cần tạo hóa đơn để cộng số tiền nợ vào số dư của họ trong Teachworks. Bạn có thể tìm hướng dẫn tạo hóa đơn tại đây: Tạo hóa đơn đơn lẻ.

Khi tạo hóa đơn, hãy sử dụng tùy chọn "Thêm khoản phí" và nhập khoản phí cho số tiền cần thanh toán. Trong trường "Mô tả", bạn có thể thêm ghi chú để cho biết đây là số dư ban đầu, hoặc bạn có thể chỉ định bài học hoặc hóa đơn cụ thể từ hệ thống thanh toán trước đó mà khoản phí này dành cho.

Sau khi đã thêm các khoản phí vào hóa đơn và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ đều chính xác, hãy nhấp vào nút "Xác nhận" để tạo hóa đơn và cộng vào số dư của khách hàng. Nếu bạn dự định lập hóa đơn cho khách hàng các giao dịch bổ sung sau này, bạn có thể nhấp vào nút "Lưu" để lưu hóa đơn cho đến khi thêm các khoản phí bổ sung.

Nếu khách hàng có số dư tín dụng, bạn cần tạo Phiếu ghi nợ (Credit Note) cho số dư đó. Bạn có thể tìm hướng dẫn tạo phiếu ghi nợ trong bài viết này: Tạo Phiếu ghi nợ .

Khi tạo phiếu ghi nợ, hãy sử dụng tùy chọn "Thêm khoản phí" và nhập số tiền tín dụng sẽ được chuyển sang. Bạn có thể sử dụng trường "Mô tả" để thêm ghi chú chi tiết về phiếu ghi nợ. Sau khi đã thêm khoản phí vào phiếu ghi nợ và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ chính xác, hãy nhấp vào nút "Xác nhận" để tạo phiếu ghi nợ.

Khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể phân bổ phiếu ghi nợ này vào hóa đơn và sau đó số dư hóa đơn sẽ giảm đi bằng số tiền của phiếu ghi nợ (xem Phân bổ khoản ghi nợ hoặc khoản thanh toán chưa được phân bổ vào hóa đơn ).