Dưới đây là tổng quan về các loại bản ghi được đồng bộ từ Teachworks sang QuickBooks:
Khách hàng
Hồ sơ mới - Nếu một hồ sơ chưa được đồng bộ hóa với QuickBooks, Teachworks sẽ tìm kiếm trong tài khoản QuickBooks của bạn một khách hàng hiện có có cùng tên và họ. Nếu tìm thấy hồ sơ phù hợp, thông tin liên hệ sẽ được cập nhật vào tài khoản Teachworks của bạn, nếu không, một khách hàng mới sẽ được tạo.
Cập nhật hồ sơ - Nếu hồ sơ đã được đồng bộ hóa với QuickBooks, nó sẽ được cập nhật với bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với hồ sơ khách hàng trong Teachworks.
LƯU Ý: Việc thay đổi trạng thái của khách hàng trong Teachworks thành Không hoạt động sẽ không thay đổi trạng thái của khách hàng trong QBO.
Xóa - Nếu một khách hàng đã được đồng bộ hóa với QuickBooks sau đó bị xóa trong Teachworks, bản ghi đó sẽ được đặt thành trạng thái không hoạt động trong QuickBooks.
Tên phải có ít nhất một ký tự và không được chứa dấu tab, xuống dòng hoặc dấu ':'.
Teachworks đồng bộ hóa bất kỳ khách hàng nào có trạng thái "Hoạt động" hoặc khách hàng có trạng thái khác "Hoạt động" nếu khách hàng đó có hóa đơn chưa được đồng bộ.
LƯU Ý: Nếu bạn kết nối nhiều tài khoản Teachworks với một tài khoản QuickBooks trực tuyến duy nhất, logic và quy tắc áp dụng cho việc đồng bộ hóa bản ghi sẽ khác so với khi bạn đồng bộ hóa với một tài khoản Teachworks duy nhất. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem bài viết này: Đồng bộ hóa nhiều tài khoản Teachworks với một tài khoản QuickBooks .
Dịch vụ
Các dịch vụ được thêm vào tài khoản QuickBooks của bạn dưới dạng các mục dịch vụ.
Bản ghi mới - Nếu một bản ghi chưa được đồng bộ hóa với QuickBooks, Teachworks trước tiên sẽ kiểm tra xem có mục nào có cùng tên trong QuickBooks hay không và sẽ cập nhật nếu tìm thấy. Nếu không, một mục dịch vụ mới sẽ được tạo trong QuickBooks.
Cập nhật hồ sơ - Nếu hồ sơ đã được đồng bộ hóa với QuickBooks, bất kỳ thay đổi nào về tên trong Teachworks sẽ được cập nhật trong QuickBooks.
Xóa - Các dịch vụ bị xóa trong Teachworks sẽ không bị xóa trong QuickBooks. Nếu bạn muốn xóa chúng trong QuickBooks, bạn phải thực hiện việc này thủ công.
Tên dịch vụ phải có độ dài tối đa 100 ký tự, phải có ít nhất một ký tự và không được chứa dấu tab, xuống dòng hoặc dấu ':'.
Các bài học được ghi trên hóa đơn mà bạn đồng bộ với QuickBooks sẽ được liên kết với dịch vụ được chỉ định cho bài học đó.
Tài khoản bán hàng cho các dịch vụ trong QuickBooks được thiết lập là Tài khoản bán hàng mà bạn chỉ định trên trang Cài đặt đồng bộ hóa trong Teachworks.
Hóa đơn
Chỉ những hóa đơn có trạng thái "Đã duyệt" hoặc "Đã thanh toán" mới được đồng bộ hóa.
Bản ghi mới - Nếu một bản ghi chưa được đồng bộ với QuickBooks, Teachworks trước tiên sẽ kiểm tra xem có hóa đơn nào có cùng số hiệu được tạo trong QuickBooks sau hóa đơn trong Teachworks hay không . Nếu tìm thấy hóa đơn, hệ thống sẽ cập nhật bản ghi đó với thông tin chi tiết của hóa đơn trong QuickBooks. Nếu không có hóa đơn nào có cùng số hiệu, một hóa đơn mới sẽ được tạo.
LƯU Ý: Hãy thiết lập số hóa đơn trong Teachworks bắt đầu từ số thứ tự sau hóa đơn cuối cùng mà bạn đã tạo trong QuickBooks.
Cập nhật hồ sơ - Nếu hóa đơn được thay đổi trong Teachworks, hóa đơn tương ứng trong QuickBooks sẽ được cập nhật với những thay đổi sau khi đồng bộ hóa.
Hóa đơn đã xóa và hủy - Các hóa đơn đã xóa hoặc hủy trong Teachworks phải được hủy thủ công trong QuickBooks.
Lưu ý quan trọng về thuế bán hàng trên hóa đơn:
Phiếu ghi nợ
Các quy định đối với hóa đơn nêu trên cũng áp dụng cho Phiếu ghi nợ.
Phiếu ghi nợ được tạo trong QuickBooks dưới dạng Ghi nhớ tín dụng.
Các phiếu ghi nợ đã được phân bổ cho hóa đơn sẽ không được tự động phân bổ khi đồng bộ hóa với QuickBooks - việc phân bổ phải được thực hiện trong QuickBooks.
Thanh toán
Một khoản thanh toán mới được tạo trong Teachworks sẽ tạo ra một khoản thanh toán mới trong QuickBooks với các chi tiết trùng khớp.
Khi đồng bộ hóa với QuickBooks, các khoản thanh toán không được phân bổ cho hóa đơn - việc phân bổ phải được thực hiện trong QuickBooks.
Các khoản thanh toán bị xóa trong Teachworks sau khi đã được đồng bộ hóa với QuickBooks cần được xóa thủ công trong QuickBooks.