Tiện ích bổ sung này cho phép bạn tự động phân bổ các khoản thanh toán và phiếu ghi nợ chưa được phân bổ của khách hàng vào hóa đơn khi hóa đơn được phê duyệt.
Kích hoạt tiện ích bổ sung
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Sử dụng ô "Tìm kiếm" ở phía trên và nhập "Phân bổ tự động".
Gạt công tắc sang vị trí "Bật" để kích hoạt tiện ích bổ sung.
Bạn sẽ được chuyển đến trang cài đặt, nơi bạn có thể xác nhận hoặc thay đổi "Ngày bắt đầu".
LƯU Ý: "Ngày bắt đầu" được đặt mặc định là ngày tiện ích bổ sung được kích hoạt. Bạn cần đảm bảo đặt ngày bắt đầu vì điều này quyết định các khoản thanh toán và phiếu ghi nợ nào sẽ được tự động phân bổ.
Cài đặt
Ngày bắt đầu - Sử dụng trường này để thiết lập ngày bắt đầu trong trường "Ngày bắt đầu". Khi thiết lập "Ngày bắt đầu", chỉ những khoản thanh toán và phiếu ghi nợ có ngày từ ngày bắt đầu trở đi mới được tự động phân bổ cho hóa đơn của khách hàng. Bạn có thể để trống trường "Ngày bắt đầu" để phân bổ các khoản thanh toán và phiếu ghi nợ với bất kỳ ngày nào.
Phương thức kích hoạt - Bạn có thể thiết lập loại phương thức mà bạn muốn sử dụng cho việc phân bổ tự động và các tùy chọn sau đây có sẵn:
Tự động - Phương pháp này tự động phân bổ các khoản tín dụng và thanh toán chưa được phân bổ khi hóa đơn được tạo với trạng thái đã được phê duyệt (hoặc khi trạng thái được cập nhật thành đã được phê duyệt).
Thủ công - Phương pháp này phân bổ các khoản tín dụng và thanh toán chưa được phân bổ khi bạn tự kích hoạt quy trình. Điều này hữu ích nếu bạn cần phân bổ các khoản thanh toán hoặc tín dụng cho các hóa đơn đã được phê duyệt.
Cả hai - Khi được chọn, nó sẽ sử dụng phương pháp tự động và cũng hỗ trợ phương pháp thủ công.
LƯU Ý: Bạn có thể thay đổi trường "Ngày bắt đầu" bất cứ lúc nào bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Sử dụng ô "Tìm kiếm" ở phía trên và nhập "Phân bổ tự động".
Nhấp vào "Cài đặt" bên dưới tiện ích bổ sung Phân bổ tự động.
Cách sử dụng
Khi tạo hóa đơn và sử dụng phương thức kích hoạt "Tự động", việc phân bổ tự động sẽ diễn ra khi trạng thái hóa đơn được đặt là "Đã duyệt". Điều này bao gồm các phương thức tạo hóa đơn sau:
Hóa đơn được tạo và đặt trạng thái là "Đã lưu" sẽ không tự động được phân bổ thanh toán hoặc ghi nợ cho đến khi trạng thái được thay đổi thành "Đã duyệt". Nếu bạn tạo hóa đơn ở trạng thái "Đã lưu", bạn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để đặt trạng thái thành "Đã duyệt":
Chỉnh sửa hóa đơn và đặt trạng thái thành "Đã duyệt": Chỉnh sửa hóa đơn .
Phê duyệt hóa đơn hàng loạt: Phê duyệt và gửi email nhiều hóa đơn cùng một lúc .
Mọi khoản thanh toán và/hoặc phiếu ghi nợ chưa được phân bổ sẽ tự động được phân bổ ngay sau khi bạn phê duyệt chúng bằng một trong hai phương pháp nêu trên.
LƯU Ý: Việc phân bổ tự động được thực hiện trước khi gửi email hóa đơn cho khách hàng. Số dư hóa đơn mà khách hàng nhận được sẽ là tổng số tiền hóa đơn sau khi đã trừ đi bất kỳ khoản thanh toán hoặc phân bổ tín dụng nào.
Kích hoạt phân bổ tự động theo cách thủ công
Khi sử dụng phương pháp kích hoạt "Thủ công" hoặc "Cả hai", tùy chọn "Phân bổ tự động" sẽ hiển thị trong thanh bên phải của bảng hóa đơn và thanh toán.
Khi nhấp vào, bạn sẽ được chuyển đến biểu mẫu cho phép bạn thiết lập "Ngày bắt đầu". Chỉ những khoản thanh toán và phiếu ghi nợ có ngày từ ngày bắt đầu trở đi mới được phân bổ. Bạn cũng có thể để trống trường này để phân bổ từ bất kỳ ngày nào.
Bạn có thể bắt đầu phân bổ tự động thủ công bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn" hoặc "Thanh toán".
Nhấp vào nút "Thêm" ở phía bên phải.
Nhấp vào "Tự động phân bổ".
Chọn ngày trong trường "Ngày bắt đầu" hoặc để trống để phân bổ từ bất kỳ ngày nào.
Nhấp vào "Phân bổ" để bắt đầu phân bổ.
LƯU Ý: Với phương thức phân bổ thủ công, hóa đơn sẽ được phân bổ theo thứ tự tạo hóa đơn.