Phần 1 - Tiền tố

Mã số hóa đơn là một chuỗi ngắn các chữ cái hoặc số được thêm vào đầu số hóa đơn của bạn.

Ví dụ, sử dụng tiền tố mặc định "INV-" sẽ tạo ra số hóa đơn như INV-1001. Tương tự, tiền tố mặc định cho phiếu ghi nợ là "CN-". Để tùy chỉnh các tiền tố này, hãy làm theo các bước bên dưới:

Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Cài đặt tài khoản".
Chuyển sang tab "Tài chính & Vận hành".
Cuộn xuống phần "Đánh số và nhận dạng hóa đơn".
Hãy chọn tiền tố bạn muốn sử dụng trong các trường "Tiền tố hóa đơn" và "Tiền tố phiếu ghi nợ".
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.

Nếu bạn không muốn sử dụng Mã số hóa đơn, bạn có thể chỉ cần dùng số bằng cách để trống trường "Mã số hóa đơn". Tuy nhiên, chúng tôi thường khuyên bạn nên sử dụng mã số cho các phiếu ghi nợ, vì điều này sẽ giúp dễ dàng phân biệt giữa hóa đơn và phiếu ghi nợ trong bảng "Hóa đơn".

Mã tiền tố được hiển thị khi bạn xem hóa đơn, chứ không được lưu cùng với bản ghi hóa đơn. Điều này có nghĩa là nếu bạn tạo một số hóa đơn và mã tiền tố được đặt là "INV-", sau đó bạn thay đổi mã tiền tố thành "INVOICE", thì lần tiếp theo bạn xem hóa đơn, mã tiền tố "INVOICE" hiện tại sẽ được thêm vào đầu số hóa đơn cho tất cả các hóa đơn, bao gồm cả những hóa đơn được tạo trước khi thay đổi.

LƯU Ý: Các công ty có tiền tố hóa đơn hoặc phiếu ghi nợ dài (ví dụ: từ 8 ký tự trở lên) sẽ mặc định ẩn tiền tố trên biểu mẫu Hóa đơn để Số hóa đơn hiển thị. Bạn có thể di chuột qua phần tiền tố để xem tiền tố.

Phần 2 - Số hóa đơn

Số hóa đơn là một giá trị số duy nhất được gán cho mỗi hóa đơn hoặc phiếu ghi nợ mà bạn tạo ra.

Khi bạn tạo hóa đơn hoặc phiếu ghi nợ, số hóa đơn sẽ tự động tăng dần. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đặt số hóa đơn cao hơn trong quá trình tạo hóa đơn bằng cách sử dụng trường "Số" trên biểu mẫu "Tạo hóa đơn".

Số hóa đơn được căn phải đến 4 chữ số, vì vậy hóa đơn có số "1" sẽ được hiển thị là "0001". Hóa đơn có số "25" sẽ được hiển thị là "0025". Nếu số hóa đơn có từ 4 chữ số trở lên, sẽ không có số 0 đứng đầu nào được thêm vào.