Bạn có thường xuyên thanh toán bằng thẻ tín dụng thay mặt khách hàng không? Giờ đây, bạn có thể đơn giản hóa quy trình này bằng tính năng Thanh toán hóa đơn hàng loạt.
Kích hoạt tiện ích bổ sung
Bạn có thể kích hoạt tính năng Thanh toán hóa đơn hàng loạt trong phần Tích hợp Stripe.
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Sử dụng ô "Tìm kiếm" ở phía trên và nhập "Stripe".
Nhấp vào liên kết “Cài đặt” bên dưới phần Tích hợp Stripe.
Hãy đảm bảo rằng tùy chọn “Quản lý và thanh toán thẻ thay mặt khách hàng” được bật.
Bật công tắc “Thanh toán hóa đơn hàng loạt” sang vị trí “Bật”.
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
LƯU Ý: Chức năng Thanh toán hóa đơn hàng loạt chỉ khả dụng nếu bạn đã tắt tiện ích bổ sung Thanh toán tự động hóa đơn.
Cách sử dụng
Sau khi kích hoạt tính năng này, bạn có thể bắt đầu xử lý thanh toán hàng loạt cho hóa đơn của khách hàng. Bạn có thể chọn các hóa đơn muốn xử lý thanh toán bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhấp vào nút "Thêm" ở góc trên bên phải.
Nhấp vào “Thanh toán hóa đơn hàng loạt”.
Bảng Thanh toán hóa đơn hàng loạt sẽ hiển thị các hóa đơn đáp ứng các điều kiện sau:
Trạng thái hóa đơn là "Đã duyệt".
Khách hàng sở hữu hóa đơn này có một ID Stripe được liên kết với hồ sơ của họ.
Tổng giá trị hóa đơn lớn hơn 0,50 đô la.
LƯU Ý: Tính năng Thanh toán hóa đơn hàng loạt hoạt động với tất cả các phương thức thanh toán trong Teachworks.
Bộ lọc
Bạn có thể thiết lập phạm vi ngày bằng cách sử dụng các trường lọc "Ngày" ở đầu bảng. Khi bạn mở bảng Thanh toán hóa đơn hàng loạt, các bộ lọc này sẽ được đặt mặc định là ngày bắt đầu và ngày kết thúc của tháng hiện tại.
Ô "Tìm kiếm" trên thanh bên phải cho phép bạn tìm kiếm khách hàng hoặc hóa đơn trong khoảng thời gian đã chọn.
Chọn hóa đơn để thanh toán
Bạn có thể chọn các hóa đơn mà bạn muốn xử lý thanh toán bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhấp vào nút "Thêm" ở góc trên bên phải.
Nhấp vào “Thanh toán hóa đơn hàng loạt”.
Sử dụng các ô chọn ở phía bên trái của bảng, hãy chọn các hóa đơn cần xử lý thanh toán.
Nút "Mũi tên" ở góc trên bên trái của bảng sẽ mở ra một menu thả xuống cho phép bạn chọn giữa các tùy chọn sau:
Chọn Hiển thị - Thao tác này sẽ chọn tất cả các hóa đơn trên trang hiện tại.
Chọn tất cả - Thao tác này sẽ chọn tất cả hóa đơn trên tất cả các trang phù hợp với ngày và bộ lọc tìm kiếm của bạn.
Xóa lựa chọn - Thao tác này sẽ xóa tất cả các lựa chọn cho các hóa đơn hiện đang được chọn.
Nộp hóa đơn để thanh toán
Sau khi chọn xong, một nút màu xanh lá cây "Thanh toán các hóa đơn đã chọn" sẽ xuất hiện phía trên cột hộp kiểm. Nhấp vào nút đó để gửi hóa đơn để thanh toán.
Xử lý thanh toán hóa đơn
Các hóa đơn được xử lý theo thứ tự tăng dần theo số thứ tự, vì vậy nếu một khách hàng có nhiều hơn một hóa đơn, hóa đơn có số thứ tự thấp hơn sẽ được xử lý và thanh toán trước hóa đơn có số thứ tự cao hơn.
Ngay trước khi xử lý thanh toán, Teachworks sẽ xác nhận trạng thái hóa đơn đã được phê duyệt và số dư lớn hơn 0,50 đô la.
Teachworks sau đó kết nối với Stripe bằng ID Stripe của khách hàng và lấy thông tin thẻ tín dụng của họ. Thẻ mặc định của khách hàng sẽ được sử dụng để thanh toán. Nếu thẻ này bị từ chối và khách hàng có thêm các thẻ tín dụng đã lưu, hệ thống sẽ thử thanh toán bằng các thẻ tín dụng khác cho đến khi thanh toán thành công hoặc khách hàng không còn thẻ tín dụng nào đã lưu nữa.
Khi giao dịch thanh toán thành công, các bước sau sẽ tự động diễn ra:
Khoản thanh toán đã được ghi nhận vào tài khoản Teachworks của bạn cho khách hàng đó.
Khoản thanh toán được phân bổ cho hóa đơn đã được thanh toán.
Hóa đơn đã được đánh dấu là "Đã thanh toán".
Xem kết quả giao dịch thanh toán
Bạn có thể xem tất cả các lần thanh toán trong bảng Lần thanh toán, bao gồm cả các giao dịch thành công cũng như các giao dịch thất bại và lý do thất bại. Bạn có thể truy cập bảng này bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhấp vào nút "Thêm" ở góc trên bên phải.
Nhấp vào “Thanh toán hóa đơn hàng loạt”.
Nhấp vào nút "Số lần thử" ở phía bên phải.
LƯU Ý: Kết quả các lần thanh toán được lưu trong vòng 12 tháng qua, nhưng bạn có thể xem các lần thanh toán cũ hơn trong tài khoản Stripe của mình.
Thông báo về các giao dịch thanh toán thất bại
Khách hàng sẽ không nhận được thông báo nào khi thanh toán thất bại. Điều tương tự cũng xảy ra khi thanh toán hộ khách hàng bằng một thẻ duy nhất. Nếu khách hàng thanh toán từ hóa đơn và giao dịch bị từ chối, thông báo này sẽ được hiển thị trên hóa đơn.