Sau khi kết nối với QuickBooks, bạn cần thực hiện một vài lựa chọn để xác định tài khoản nào được sử dụng để ghi lại các loại giao dịch khác nhau. Bạn có thể làm theo các bước bên dưới để chọn:
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Nhấp vào "Cài đặt" trong phần Tích hợp QuickBooks.
Trong mục "Tài khoản bán hàng", hãy chọn tài khoản bán hàng mà bạn muốn ghi nhận doanh thu từ hóa đơn. Thông thường, bạn sẽ chọn "Doanh thu" hoặc "Dịch vụ".
Hãy bật tùy chọn "Bỏ qua cập nhật tài khoản bán hàng cho dịch vụ" nếu bạn đã chỉ định một tài khoản bán hàng khác cho dịch vụ của mình trong QuickBooks. Điều này sẽ giữ nguyên các bản ghi đó khi cập nhật dịch vụ trong Teachworks.
Trong mục "Tài khoản chiết khấu", hãy chọn tài khoản mà bạn muốn ghi nhận các khoản chiết khấu. Bạn có thể tạo một tài khoản có tên "Chiết khấu" trong tài khoản QuickBooks của mình nếu tài khoản đó chưa tồn tại. Nếu bạn không chọn, các khoản chiết khấu sẽ được ghi nhận vào lựa chọn của bạn từ mục "Tài khoản bán hàng".
Chọn "Mã số thuế" sẽ được sử dụng cho thuế bán hàng trên bất kỳ hóa đơn nào của bạn. Bạn cần thiết lập ít nhất một tài khoản thuế bán hàng trước khi thực hiện lựa chọn này.
Trong mục "Tài khoản tiền gửi", hãy chọn tài khoản mà các khoản thanh toán sẽ được gửi vào. Nếu để trống mục này, tiền gửi sẽ được ghi nhận vào tài khoản "Tiền chưa gửi" của QuickBooks.
Trường "Ngày bắt đầu" cho phép bạn chỉ đồng bộ hóa các hóa đơn, phiếu ghi nợ và khoản thanh toán bắt đầu từ ngày đã nhập. Điều này hữu ích nếu các hóa đơn trong tài khoản Teachworks của bạn đã được nhập thủ công vào QuickBooks. Khi thiết lập Ngày bắt đầu, phần mềm sẽ chỉ đồng bộ hóa Khách hàng không hoạt động với QuickBooks nếu những khách hàng đó có hóa đơn hoặc khoản thanh toán sau ngày bắt đầu.
Theo mặc định, khách hàng có hóa đơn hoặc thanh toán sẽ được đồng bộ hóa với QuickBooks. Tuy nhiên, bạn có thể bật tùy chọn "Đồng bộ tất cả khách hàng đang hoạt động" nếu muốn đồng bộ hóa khách hàng đang hoạt động ngay cả khi họ không có bất kỳ hóa đơn hoặc thanh toán nào trong Teachworks:
Tùy chọn thanh toán hóa đơn: Chọn tùy chọn này nếu bạn gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng từ Quickbooks và thu tiền trực tuyến bằng tính năng Thanh toán trực tuyến của Quickbooks. Bạn có thể tìm thêm thông tin về thanh toán trực tuyến của Quickbooks tại đây: Thanh toán Quickbooks
Nếu bạn không muốn đồng bộ hóa các khoản thanh toán, hãy chuyển công tắc "Loại trừ thanh toán" sang "Bật".
Nếu bạn muốn đồng bộ cả phần mô tả trong hóa đơn Teachworks của mình, hãy bật công tắc "Hướng dẫn hóa đơn" sang "Bật".
Nếu bạn muốn đồng bộ hóa hóa đơn sau cùng, hãy chọn ô "Bật" trong mục "Đồng bộ hóa hóa đơn sau cùng". Cài đặt này hữu ích nếu bạn đã bật cài đặt "Tự động áp dụng khoản tín dụng" trong QuickBooks, vì nó yêu cầu hóa đơn phải được đồng bộ sau khi thanh toán và phiếu ghi nợ được thực hiện.
LƯU Ý: Teachworks cũng sẽ tìm kiếm mục "Giảm giá" trong tài khoản của bạn và sẽ sử dụng mục này để giảm giá trên hóa đơn. Nếu không, hệ thống sẽ tạo một mục có tên này và liên kết nó với "Tài khoản giảm giá" đã đề cập ở trên. Nếu bạn có tài khoản danh mục với tên "Giảm giá", thì một mục sẽ được tạo với tên "Giảm giá*" để tránh xung đột với danh mục. Bạn có thể đổi tên mục này nếu cần sau khi đã đồng bộ hóa.
LƯU Ý: Nếu bạn không chọn tài khoản thuế ở Bước 6, các hóa đơn có thuế bán hàng sẽ được đồng bộ hóa mà không bao gồm thuế bán hàng.
Người dùng toàn cầu : Nếu bạn sử dụng phiên bản toàn cầu của QuickBooks (tức là tất cả người dùng không thuộc Hoa Kỳ), bạn phải thêm tỷ lệ thuế bán hàng trong QuickBooks và sau đó chọn tỷ lệ đó trong trường "Mã thuế" trong Teachworks để đồng bộ hóa hóa đơn với thuế bán hàng.
LƯU Ý: Khi sử dụng cài đặt "Đồng bộ hóa đơn sau cùng", điều cần thiết là bạn chỉ đồng bộ với QuickBooks Online sau khi các khoản thanh toán đã được xử lý. Nếu bạn tạo hóa đơn, đồng bộ hóa hồ sơ và sau đó đồng bộ hóa các khoản thanh toán vào một ngày khác, các hóa đơn đó sẽ đã tồn tại và do đó việc phân bổ tự động sẽ không được áp dụng.
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn đã sẵn sàng đồng bộ hóa tài khoản Teachworks của mình với QuickBooks.