Teachworks cho phép bạn gửi email cho khách hàng nếu họ có hóa đơn sắp quá hạn. Những lời nhắc nhở thanh toán hóa đơn này sẽ được gửi vào ngày hóa đơn đến hạn.
LƯU Ý: Thông báo nhắc nhở thanh toán hóa đơn quá hạn sẽ được gửi trong vòng 6 giờ đầu tiên của ngày.
Yêu cầu
Để gửi nhắc nhở thanh toán hóa đơn quá hạn một cách tự động, cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Khách hàng có địa chỉ email trên hồ sơ của họ.
Trạng thái của hóa đơn là "Đã duyệt/Đang chờ thanh toán".
Email nhắc nhở thanh toán hóa đơn chưa được gửi.
Ngày lập hóa đơn không trùng với "Ngày đến hạn thanh toán".
Tổng giá trị hóa đơn lớn hơn không.
Kích hoạt tính năng nhắc nhở hóa đơn quá hạn
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Cài đặt tài khoản".
Nhấp chuột vào tab "Tài chính & Vận hành".
Cuộn xuống phần "Tự động hóa hệ thống & Email".
Bật công tắc "Nhắc nhở thanh toán hóa đơn" sang "Bật".
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
Cài đặt
Bạn có thể tùy chỉnh thông báo nhắc nhở hóa đơn quá hạn bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Mẫu thông báo".
Nhấp vào "Chỉnh sửa" bên cạnh tùy chọn "Nhắc nhở hóa đơn" trong mục "Thông báo thanh toán".
Tùy chỉnh mẫu.
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn chi tiết về cách tùy chỉnh mẫu thông báo tại đây: Tùy chỉnh mẫu thông báo.
LƯU Ý: Thông báo nhắc nhở thanh toán hóa đơn quá hạn sẽ không được gửi nếu ngày lập hóa đơn và ngày đến hạn trùng nhau.
Gửi nhắc nhở thanh toán hóa đơn quá hạn thủ công
Bạn có thể gửi lại lời nhắc thanh toán hóa đơn quá hạn cho khách hàng theo cách thủ công nếu muốn. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để gửi lại những lời nhắc này theo cách thủ công:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Sử dụng các ô chọn ở phía bên trái, hãy chọn những hóa đơn mà bạn muốn gửi lời nhắc thanh toán.
Trong menu xuất hiện ở đầu bảng "Hóa đơn", hãy chọn tùy chọn "Gửi nhắc nhở hóa đơn".
Nhấp vào "Gửi" để gửi nhắc nhở thanh toán hóa đơn quá hạn.