Có một vài phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để gửi hóa đơn qua email cho khách hàng của mình trong Teachworks. Mỗi phương pháp đều tuân theo một số quy tắc sau:
Trạng thái hóa đơn phải là "Đã duyệt" hoặc "Đã thanh toán" thì mới có thể gửi được. Hóa đơn có trạng thái "Đã lưu" sẽ không được gửi.
Khách hàng được ghi tên trên hóa đơn phải có địa chỉ email hợp lệ được liệt kê trong hồ sơ của họ.
Phương pháp 1 - Gửi hóa đơn khi hóa đơn được tạo
Nếu bạn muốn gửi một hóa đơn riêng lẻ trong quá trình tạo hóa đơn, bạn có thể nhấp vào ô chọn "Gửi email hóa đơn" rồi nhấp vào nút "Xác nhận".
Phương pháp 2 - Gửi hóa đơn đã "Lưu"
Nếu bạn đã tạo hóa đơn ở trạng thái "Đã lưu" mà chưa phê duyệt, bạn có thể gửi hóa đơn đó cho khách hàng qua email bằng một trong các tùy chọn sau:
Chỉnh sửa hóa đơn và tích vào ô "Gửi hóa đơn qua email", sau đó tích vào nút "Xác nhận".
Lọc bảng Hóa đơn để chỉ hiển thị các hóa đơn "Đang chờ phê duyệt", sau đó sử dụng các ô chọn ở phía bên trái của bảng Hóa đơn để chọn các hóa đơn bạn muốn phê duyệt và gửi email. Trong menu xuất hiện ở đầu bảng, chọn tùy chọn "Phê duyệt & Gửi" rồi nhấp vào "Gửi".
Phương pháp 3 - Gửi hóa đơn "Đã duyệt"
Nếu bạn đã duyệt hóa đơn và muốn gửi hoặc gửi lại cho khách hàng, bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhấp vào biểu tượng "Xem" để xem hóa đơn bạn muốn gửi.
Nhấp vào nút "Email" ở phía trên cùng của hóa đơn.
Một cửa sổ sẽ hiện ra cho phép bạn chỉnh sửa người nhận, chủ đề và nội dung tin nhắn.
Nhấp vào nút "Gửi" để gửi email.
Phương pháp 4 - Gửi nhiều hóa đơn
Bạn có thể gửi một hoặc nhiều hóa đơn cùng lúc bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Sử dụng các ô chọn ở phía bên trái để chọn những hóa đơn bạn muốn gửi.
Một menu sẽ xuất hiện ở đầu bảng Hóa đơn. Sử dụng menu này để chọn mẫu email bạn muốn sử dụng.
Nhấp vào nút "Gửi" để gửi hóa đơn qua email cho các khách hàng đã chọn.