Tiện ích bổ sung này cho phép bạn nhập hàng loạt các khoản thanh toán bằng cách sử dụng mẫu Excel.
Kích hoạt tiện ích bổ sung
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Sử dụng ô "Tìm kiếm" ở phía trên và nhập "Nhập thanh toán".
Gạt công tắc sang vị trí "Bật" để kích hoạt tiện ích bổ sung.
Sau khi tiện ích bổ sung được kích hoạt, tùy chọn "Nhập thanh toán" sẽ hiển thị ở phía bên phải của bảng thanh toán.
Cách sử dụng
Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để nhập hồ sơ thanh toán:
Tải xuống mẫu nhập thanh toán bằng cách nhấp vào "Thêm" rồi nhấp vào tùy chọn "Nhập thanh toán" trong bảng Thanh toán.
Hàng đầu tiên chứa các tiêu đề để xác định từng cột. Không được chỉnh sửa hàng này, nếu không quá trình tải lên sẽ không thành công.
Sau khi điền đầy đủ thông tin vào mẫu, hãy chọn tệp mẫu trên trang "Tải lên thanh toán" và gửi biểu mẫu.
Cột | Loại dữ liệu |
Tên | Nhập tên của khách hàng. |
Họ | Nhập họ của khách hàng. |
Ngày | Nhập ngày nhận được khoản thanh toán (phải theo định dạng YYYY-MM-DD). |
Số lượng | Nhập số tiền thanh toán. |
Phương pháp | Nhập phương thức thanh toán đã sử dụng (Tiền mặt, Séc, Thẻ tín dụng, Thẻ ghi nợ, Ghi nợ trực tiếp, ACH, Chuyển khoản ngân hàng, Chuyển khoản điện tử, PayPal, Venmo, Square, Khác). |
Sự miêu tả | (Tùy chọn) Nhập mô tả về khoản thanh toán. |
Xác thực các khoản thanh toán đã tải lên
Sau khi tệp mẫu được gửi đi, bạn cần xác minh và kiểm tra tính hợp lệ của từng khoản thanh toán đã tải lên trong bảng "Xác thực & Nhập bản ghi" bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Xem lại thông tin cho từng bản ghi thanh toán như hình ảnh bên dưới:
Nhấp vào nút "Nhập thanh toán" để nhập bản ghi thanh toán.
Lặp lại quy trình này cho tất cả các bản ghi thanh toán đã được tải lên.
LƯU Ý: Nếu tên khách hàng hoặc phương thức thanh toán được tải lên không hợp lệ, các trường này sẽ để trống và bạn cần chọn khách hàng và phương thức bằng menu thả xuống cho từng trường. Chỉ những hàng được điền đầy đủ mới được thêm vào, vì vậy nếu thiếu một trong các trường, khoản thanh toán sẽ không được nhập.
Bạn có thể xóa bất kỳ khoản thanh toán nào chưa được nhập bằng cách nhấp vào nút "Xóa các khoản thanh toán chưa được nhập" ở phía bên phải của bảng.
Phân bổ thanh toán cho nhiều hóa đơn cùng lúc
Bạn có thể muốn phân bổ các khoản thanh toán vừa nhập vào hóa đơn của mình. Việc này có thể được thực hiện tự động hàng loạt bằng cách sử dụng tiện ích bổ sung Phân bổ tự động của chúng tôi.
Khi sử dụng tiện ích bổ sung Phân bổ tự động để phân bổ các khoản thanh toán đã nhập, tốt nhất nên đặt "Phương thức kích hoạt" thành "Thủ công", vì điều này sẽ phân bổ các khoản thanh toán chưa được phân bổ khi bạn tự kích hoạt quy trình.
Điều này rất hữu ích nếu bạn cần phân bổ các khoản thanh toán hoặc tín dụng cho các hóa đơn đã được phê duyệt.