Bạn có thể ghi lại các khoản thanh toán nhận được bên ngoài Teachworks (tiền mặt, séc, Zelle) để duy trì số dư khách hàng chính xác và thanh toán các hóa đơn chưa thu.
Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để ghi nhận khoản thanh toán và chúng được mô tả chi tiết bên dưới:
Phương pháp 1 - Ghi nhận thanh toán hóa đơn
Để ghi nhận khoản thanh toán trực tiếp trên hóa đơn, hãy làm theo các bước sau:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhấp vào hóa đơn mà bạn muốn ghi nhận thanh toán bằng cách nhấp vào biểu tượng "Xem".
Cuộn xuống phần "Ghi nhận thanh toán" ở cuối hóa đơn.
Nhập thông tin thanh toán. Nếu số tiền thanh toán lớn hơn số tiền ghi trên hóa đơn, hệ thống sẽ tạo một khoản thanh toán thừa, số tiền vượt quá đó có thể được dùng để thanh toán các hóa đơn khác.
Nếu bạn muốn gửi email thông báo cho khách hàng rằng khoản thanh toán đã được nhận, hãy bật công tắc "Gửi biên nhận" sang "Bật".
Hãy gửi biểu mẫu.
LƯU Ý: Nếu mục này không hiển thị, hãy kiểm tra trạng thái hóa đơn - hóa đơn phải có trạng thái "Đã duyệt" thì mới ghi nhận được khoản thanh toán.
LƯU Ý: Nếu bạn cần xử lý thanh toán cho nhiều hóa đơn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng mũi tên ở bên phải nút "Lưu thanh toán" và nhấp vào tùy chọn "Tính phí & Xem hóa đơn chưa thanh toán tiếp theo". Thao tác này sẽ đưa bạn đến hóa đơn chưa thanh toán tiếp theo sau khi khoản phí đã được hoàn tất.
Phương pháp 2 - Ghi nhận khoản thanh toán trước khi lập hóa đơn
Nếu bạn cần ghi nhận khoản thanh toán trước khi lập hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Thanh toán".
Nhấp chuột vào nút "Mới" ở phía trên cùng của bảng.
Nhập thông tin thanh toán.
Nếu bạn muốn ghi nhận thêm các khoản thanh toán, hãy nhấp vào nút "Lưu & Thêm mới". Nếu không, hãy nhấp vào nút "Lưu".
Sau khi khoản thanh toán được tạo, lần tiếp theo khi bạn tạo hóa đơn cho khách hàng, bạn sẽ có thể phân bổ khoản thanh toán đó cho hóa đơn .
Gửi/Gửi lại Biên lai Nhận Thanh toán
Trong quá trình ghi nhận thanh toán trên Teachworks, bạn sẽ có tùy chọn gửi biên lai thanh toán cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu ban đầu bạn không chọn ô "Gửi biên lai" hoặc nếu bạn muốn gửi lại biên lai, bạn có thể làm theo các bước sau:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Thanh toán".
Tìm khoản thanh toán bạn muốn gửi biên lai và nhấp vào biểu tượng "Xem" để xem chi tiết thanh toán.
Nhấp vào nút "Gửi biên nhận" ở phía trên cùng của bảng.
Tích hợp Stripe
Nếu bạn sử dụng tích hợp Stripe của chúng tôi để xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng, các khoản thanh toán sẽ được ghi nhận tự động. Bạn có thể tìm thêm thông tin về tích hợp Stripe của chúng tôi tại đây: Tích hợp Stripe .
Cần thêm trợ giúp? Xem video