Teachworks hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Bài viết này sẽ đi sâu hơn về Phương thức thanh toán theo gói của chúng tôi.
Khi nào nên sử dụng hình thức thanh toán trọn gói?
Bạn thường sử dụng phương thức thanh toán này nếu muốn lập hóa đơn trước cho khách hàng về một gói bài học hoặc số giờ học mà họ có thể sử dụng trong một khoảng thời gian không xác định.
Cách thức hoạt động của thanh toán theo gói
Với phương thức thanh toán trọn gói, khách hàng trả trước cho một số lượng bài học hoặc giờ học cụ thể cho một dịch vụ nhất định. Khi các bài học được lên lịch và hoàn thành, hệ thống sẽ tự động theo dõi và giảm số dư đã trả trước này.
Vòng đời của sự cân bằng gói hàng
Mua hàng: Khách hàng được lập hóa đơn cho một gói dịch vụ cụ thể (ví dụ: 10 giờ dạy kèm toán ). Sau khi được tạo, số giờ này sẽ được thêm vào bảng Số dư gói dịch vụ.
Lịch học: Các buổi học được lên lịch trên lịch thuộc bộ môn tương ứng.
Khấu trừ: Số dư gói dịch vụ của khách hàng là tổng số buổi học hoặc giờ học mà họ đã mua cho một loại dịch vụ cụ thể, trừ đi số buổi học đã được "Lên lịch" hoặc "Đã tham dự" với cùng loại dịch vụ đó. Khi trạng thái buổi học được cập nhật thành "Đã tham dự", số dư gói dịch vụ của khách hàng sẽ tự động giảm đi.
Vì sao các gói bài học lại hiển thị là $0.00 trên Lịch
Một điểm gây nhầm lẫn thường gặp là tại sao các gói bài học lại hiển thị giá 0,00 đô la trên lịch.
Ngăn ngừa việc tính phí hai lần: Vì khách hàng đã thanh toán trước cho số giờ học khi mua gói dịch vụ, Teachworks sẽ xóa bỏ chi phí của từng bài học riêng lẻ. Nếu bài học vẫn có giá, bạn sẽ tính phí khách hàng lần thứ hai.
LƯU Ý: Các gói dịch vụ hoàn toàn dựa trên việc ghép nối các dịch vụ. Ví dụ, nếu khách hàng đang có số dư trong gói dịch vụ Gia sư Toán nhưng bạn lên lịch một buổi học Gia sư Khoa học, hệ thống sẽ không trừ vào số dư của họ.
Cách tính phí cho khách hàng
Khách hàng của bạn sẽ bị tính phí cho gói dịch vụ khi bạn tạo hóa đơn gói dịch vụ bằng tùy chọn “Thêm gói dịch vụ”. Thao tác này sẽ thêm gói dịch vụ vào hóa đơn.
Điều quan trọng là phải đặc biệt chú ý đến dịch vụ bạn chọn trên hóa đơn, vì dịch vụ này cần phải nhất quán với dịch vụ bạn chọn khi lên lịch học cho học sinh.
LƯU Ý: Nếu bạn cần thêm thông tin về cách tạo hóa đơn trọn gói, bạn có thể xem hướng dẫn sau: Tạo gói hàng .
Khi sử dụng Phương thức thanh toán theo gói, thông thường bạn nên đặt "Phương thức thanh toán" trên hồ sơ học viên theo gói thành "Gói".
Thao tác này sẽ tự động đặt chi phí các buổi học của họ về 0 (vì bạn đã lập hóa đơn cho gói buổi học/giờ học rồi). Bằng cách đặt chi phí về 0, điều này đảm bảo rằng khách hàng sẽ không bị tính phí hai lần một cách vô tình.
Cài đặt gói
Trong Teachworks, bạn có thể tùy chỉnh nhiều thiết lập khác nhau cho các Gói. Bạn có thể điều chỉnh các thiết lập sau:
Đơn vị gói - Theo dõi các gói theo bài học hoặc theo giờ.
Tính các buổi học "Vắng mặt" là đã sử dụng - Chọn tính các buổi học được đánh dấu là "Vắng mặt" là các buổi học đã sử dụng trong gói.
Theo dõi bưu kiện theo - Bạn có thể theo dõi bưu kiện theo từng học sinh hoặc theo gia đình.
Gói dịch vụ khả dụng khi hóa đơn được chấp thuận hoặc thanh toán - Bạn có thể chọn cho phép sử dụng các gói dịch vụ khi hóa đơn có chứa gói dịch vụ đó được chấp thuận hoặc thanh toán.
Bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt trên bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Cài đặt tài khoản".
Nhấp chuột vào tab "Tài chính & Vận hành".
Cuộn xuống phần "Cài đặt gói".
Tạo dịch vụ cho các gói hàng
Nếu trong danh sách Dịch vụ của bạn có các dịch vụ được sử dụng cho cả gói dịch vụ và các bài học riêng lẻ, thì tốt nhất là nên tạo một dịch vụ riêng biệt chỉ dành cho các gói dịch vụ.
Ví dụ, nếu bạn có một dịch vụ tên là “Gia sư tiếng Anh” được sử dụng cho cả các gói bài học và bài học riêng lẻ, bạn nên tạo một dịch vụ riêng biệt có tên là “Gia sư tiếng Anh - Gói bài học” để sử dụng riêng cho các gói bài học.
Quy trình thanh toán theo gói
Nếu bạn muốn sử dụng phương thức thanh toán trọn gói, bạn có thể sử dụng quy trình dưới đây để thiết lập:
Hãy bắt đầu bằng cách tùy chỉnh mục "Cài đặt gói" trong trang "Cài đặt tài khoản" sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Tiếp theo, hãy đặt trường "Phương thức thanh toán" trên hồ sơ sinh viên thành "Gói".
Tạo hóa đơn cho khách hàng và sử dụng tùy chọn "Thêm gói" trong phần chi tiết mặt hàng của hóa đơn, sau đó nhấp vào nút "Tiếp tục".
Chọn các chi tiết của gói dịch vụ, bao gồm dịch vụ, số lượng và đơn giá của gói dịch vụ đó.
Phê duyệt hóa đơn. Tùy thuộc vào cài đặt của bạn, hóa đơn cũng có thể cần được thanh toán trước khi gói dịch vụ được cung cấp cho khách hàng.
Lên lịch học cho học sinh. Khi bạn chọn tên học sinh trong trường "Học sinh" trên biểu mẫu "Thêm bài học", danh sách dịch vụ sẽ được cập nhật để hiển thị bất kỳ giờ học nào trong gói dịch vụ mà học sinh đó có sẵn. Chọn dịch vụ phù hợp với gói dịch vụ và lên lịch bài học.
LƯU Ý: Nếu bạn đang sử dụng tính năng Thanh toán theo gói với phần mềm khác, bạn có thể thiết lập số dư gói ban đầu cho khách hàng bằng cách làm theo các bước sau: Thiết lập số dư gói ban đầu.
Xem số dư gói hàng
Bạn có thể xem số dư gói dịch vụ của khách hàng bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán".
Nhấp vào "Số dư gói hàng".
Lập hóa đơn cho khách hàng đối với các gói dịch vụ và các bài học riêng lẻ.
Nếu bạn có những học sinh chủ yếu được thanh toán bằng Phương thức thanh toán trọn gói, nhưng cũng có những buổi học không nằm trong gói nào, bạn vẫn nên đặt phương thức thanh toán của học sinh đó là “Trọn gói”.
Khi bạn lên lịch các buổi học riêng lẻ không nằm trong gói học phí cho học viên, bạn có thể sử dụng tính năng Ghi đè chi phí . Tính năng này cho phép bạn ấn định chi phí cho (các) buổi học bất cứ khi nào bạn cần lập hóa đơn cho khách hàng về một buổi học riêng lẻ.
Để theo dõi chính xác số dư gói dịch vụ và đảm bảo rằng các bài học được tính phí riêng lẻ không bị trừ vào gói dịch vụ của khách hàng, bạn cần sử dụng các dịch vụ riêng biệt, như đã mô tả ở trên.
Ví dụ, bạn có thể tạo các dịch vụ có tên là “Gia sư tiếng Anh” và “Gia sư tiếng Anh - Gói dịch vụ”. Khi lên lịch một buổi học để tính phí riêng lẻ, chỉ cần chọn dịch vụ “Gia sư tiếng Anh” và nhấp vào tùy chọn “Ghi đè phương thức thanh toán” rồi chọn phương thức thanh toán phù hợp.
Lưu trữ các gói
Việc lưu trữ thiết lập ngày kết thúc tính toán cho gói dịch vụ của khách hàng. Nó tách biệt việc sử dụng gói dịch vụ hiện tại khỏi lịch sử bài học trước đó thuộc cùng loại dịch vụ.
Tại sao cần sử dụng lưu trữ?
Kiểm soát tính toán: Chức năng này loại trừ các buổi học đã lên lịch vào và trước Ngày Lưu trữ đã chọn khỏi việc tính toán số dư gói hiện tại. Điều này rất cần thiết khi chuyển đổi khách hàng từ tính phí theo giờ sang tính phí theo gói, đảm bảo các buổi học trước đó không làm giảm số dư trả trước mới của họ một cách hồi tố.
Dọn dẹp bảng điều khiển: Loại bỏ các hoạt động cũ, được đóng gói sẵn khỏi hoạt động đang diễn ra.
GHI CHÚ
Việc lưu trữ không xóa các bài học.
Nó không xóa dữ liệu lịch sử.
Điều này chỉ ảnh hưởng đến những gì được bao gồm trong tính toán số dư gói hàng.
Nó có thể được sử dụng để cải thiện độ rõ nét, nhưng chức năng chính của nó là kiểm soát các ranh giới tính toán.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách áp dụng ngày hết hạn cho hồ sơ khách hàng, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi: Gói Lưu trữ .
Đọc thêm
Dưới đây là các bài viết bổ sung chứa thông tin liên quan đến gói hàng có thể hữu ích cho bạn:
Cần thêm trợ giúp? Hãy xem video này về cách tạo gói dịch vụ cho khách hàng của bạn.
Bạn vẫn chưa chắc chắn nên chọn phương thức thanh toán nào cho doanh nghiệp dạy học của mình? Hãy xem hướng dẫn nhanh của chúng tôi: Các phương thức thanh toán và hướng dẫn nhanh của Teachworks