Khi bạn lập hóa đơn cho khách hàng trước, các thay đổi bổ sung trên lịch, chẳng hạn như thay đổi thời lượng, chi phí của một bài học hoặc xóa hoàn toàn bài học đó, sẽ tạo ra sự không khớp giữa lịch trình của bạn và những gì đã được lập hóa đơn. Để cảnh báo bạn về sự khác biệt này, Teachworks tự động hiển thị biểu tượng cờ đỏ bên cạnh số hóa đơn trong bảng Hóa đơn của bạn.
Xem các thay đổi
Khi xem một hóa đơn được gắn cờ, bạn sẽ thấy các thẻ cho biết những bài học đã thay đổi hoặc bị xóa. Bạn cũng sẽ thấy một thẻ phía trên trường "Tổng cộng" của hóa đơn cho biết sự thay đổi trong tổng số tiền của hóa đơn và cách hạch toán sự thay đổi đó.
Giải thích cho những thay đổi
Có hai loại thay đổi khác nhau có thể được thực hiện tùy thuộc vào trạng thái của hóa đơn:
Hóa đơn chưa thanh toán : Nếu hóa đơn chưa được thanh toán và ở trạng thái "Đã duyệt", bạn sẽ được yêu cầu cập nhật hóa đơn để sử dụng thông tin chi tiết và chi phí bài học hiện tại. Bạn có thể nhấp vào liên kết được cung cấp trong thẻ, liên kết này sẽ mở biểu mẫu "Chỉnh sửa hóa đơn" và cập nhật lại các bài học.
Hóa đơn đã thanh toán : Nếu trạng thái hóa đơn là "Đã thanh toán" và tổng số tiền hóa đơn đã giảm , bạn sẽ được nhắc tạo phiếu ghi nợ. Nhấp vào liên kết được cung cấp trên thẻ sẽ mở biểu mẫu tạo phiếu ghi nợ và sẽ tự động thêm một mục vào phiếu ghi nợ với số tiền chính xác.
Nếu tổng giá trị hóa đơn tăng lên , bạn sẽ được yêu cầu tạo hóa đơn mới cho khoản chi phí phát sinh. Liên kết được cung cấp trong thẻ sẽ mở biểu mẫu "Tạo hóa đơn" với một mục hàng cho khoản điều chỉnh cần thiết.
LƯU Ý: Tốt nhất là nên xử lý các hóa đơn được gắn cờ một lần vào cuối kỳ thanh toán để tất cả các thay đổi có thể được xử lý cùng lúc trước khi hóa đơn được ẩn cờ. Nếu bạn điều chỉnh một hóa đơn được gắn cờ và ẩn cờ trước khi kết thúc kỳ thanh toán, và sau đó các bài học khác trên hóa đơn được thay đổi trên lịch, hóa đơn sẽ không được gắn cờ cho những thay đổi này vì bạn đã ẩn cờ cho hóa đơn đó rồi.
Giấu cờ
Bạn có thể ẩn các cờ bằng cách làm theo hướng dẫn dành cho hóa đơn "Đã thanh toán" hoặc ẩn cờ thủ công. Hai phương pháp ẩn cờ là:
Nếu một hóa đơn đã "Thanh toán" được đánh dấu và bạn nhấp vào liên kết trong cửa sổ nhắc nhở để "Phát hành tín dụng & Ẩn cờ" hoặc "Tạo hóa đơn & Ẩn cờ" (xem hình bên dưới), thì các cờ sẽ được ẩn khỏi hóa đơn đó trong các lần thanh toán tiếp theo.
Nếu hóa đơn bị gắn cờ, hãy sử dụng menu "Tùy chọn hóa đơn" trên hóa đơn để áp dụng thủ công tùy chọn "Ẩn cờ" (xem hình bên dưới), sau đó các cờ sẽ được ẩn khỏi hóa đơn trong các lần tiếp theo.
Xem các lá cờ ẩn
Khi xem bảng hóa đơn, bất kỳ hóa đơn nào có cờ hóa đơn bị ẩn sẽ hiển thị biểu tượng cờ màu xám bên cạnh số hóa đơn:
Nếu bạn muốn hiển thị các cờ đã được "Ẩn", bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhấp vào biểu tượng "Xem" bên cạnh hóa đơn mà bạn muốn hiển thị các cờ.
Nhấp vào menu "Tùy chọn hóa đơn" và nhấp vào "Hiển thị cờ".
