Hoàn trả toàn bộ hoặc một phần khoản thanh toán đã được phân bổ
Để duy trì hồ sơ kiểm toán kế toán chính xác, không được sửa đổi hoặc xóa hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán gốc khi hoàn trả khoản thanh toán đã được phân bổ. Giữ nguyên hồ sơ gốc và sử dụng quy trình hai bước sau:
Phát hành phiếu ghi nợ: Tạo một phiếu ghi nợ có giá trị tương đương với số tiền cụ thể mà bạn dự định hoàn trả.
Hoàn trả khoản tín dụng: Ghi nhận khoản hoàn trả vào phiếu tín dụng đó để cân bằng tài khoản của khách hàng.
Bước 1 - Tạo Phiếu ghi nợ
Quy trình tạo phiếu ghi nợ là giống nhau đối với cả trường hợp hoàn tiền toàn phần và hoàn tiền một phần.
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Phát hành phiếu ghi nợ".
Chọn khách hàng trong mục "Khách hàng".
Chọn loại mục hàng dựa trên lý do hoàn tiền:
Đối với các bài học hoặc tín chỉ chung: Sử dụng tùy chọn "Thêm phí", nhập số tiền tín chỉ và nhập lý do hoàn tiền vào trường mô tả.
Đối với các gói dịch vụ: Sử dụng tùy chọn "Thêm phí" để giảm số tiền phải trả mà không làm thay đổi số giờ đã trả trước của gói dịch vụ khách hàng. Sử dụng tùy chọn "Thêm gói dịch vụ" nếu bạn muốn giảm số giờ còn lại trong số dư gói dịch vụ của khách hàng cùng với khoản hoàn tiền.
Bước 2 - Hoàn tiền vào phiếu tín dụng
Sau khi phiếu ghi nợ được tạo, bạn cần hoàn tiền cho phiếu ghi nợ đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Nhập số phiếu ghi nợ vào ô "Tìm kiếm" và nhấn Enter.
Nhấp vào nút "Xem" để xem Phiếu ghi nợ.
Cuộn xuống cuối trang và tìm biểu mẫu "Hoàn tiền" ở phần cuối của Phiếu ghi nợ.
Nhập thông tin hoàn tiền và nhấp vào nút "Ghi nhận hoàn tiền".
Hủy phân bổ và hoàn trả khoản thanh toán
Trong trường hợp hóa đơn được tạo nhầm hoặc bạn đang hoàn trả một khoản thanh toán đã được phân bổ nhưng hóa đơn đó vẫn cần được thanh toán trong tương lai, bạn cần hủy phân bổ khoản thanh toán đó, ghi nhận khoản hoàn trả (và nếu hóa đơn đó sẽ không được thanh toán trong tương lai, hãy hủy bỏ hóa đơn).
Bước 1 - Hủy phân bổ khoản thanh toán
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Xem hóa đơn bạn sẽ hoàn tiền và hủy bỏ bằng cách nhấp vào biểu tượng "Xem".
Hủy phân bổ hóa đơn bằng cách nhấp vào biểu tượng "X" bên cạnh khoản thanh toán trên hóa đơn.
Bước 2 - Hoàn trả khoản thanh toán
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Thanh toán".
Xem các khoản thanh toán bạn cần hoàn tiền bằng cách nhấp vào biểu tượng "Xem".
Nhấp vào "Thêm" ở góc trên bên phải và chọn tùy chọn "Hoàn tiền".
LƯU Ý: Tùy chọn "Hoàn tiền" chỉ khả dụng sau khi khoản thanh toán đã được hủy bỏ khỏi hóa đơn.
Bước 3 - Hủy hóa đơn
Nếu hóa đơn không cần phải thanh toán trong tương lai, bạn có thể hủy hóa đơn bằng cách làm theo các bước sau:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Hóa đơn".
Xem hóa đơn cần hoàn tiền bằng cách nhấp vào biểu tượng "Xem".
Nhấp vào "Tùy chọn hóa đơn" và chọn "Hủy".