Tiện ích Invoice Autopilot cho phép bạn thiết lập lịch trình để tự động tạo hóa đơn.
Kích hoạt tiện ích bổ sung Tự động lập hóa đơn
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Tích hợp & Tiện ích bổ sung".
Sử dụng ô "Tìm kiếm" ở phía trên, nhập "Invoice Autopilot".
Gạt công tắc sang vị trí "Bật" để kích hoạt tiện ích bổ sung.
Tạo lịch trình tự động lập hóa đơn
Bạn có thể làm theo các bước bên dưới để tạo lịch trình tự động lập hóa đơn:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Thêm lịch lập hóa đơn".
Hoàn tất các bước "Cài đặt lịch trình" và "Cài đặt hóa đơn" bằng cách sử dụng thông tin chi tiết bên dưới.
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
Như đã đề cập ở Bước 2 phía trên, có hai bước liên quan đến việc thiết lập một tài khoản mới.
Lịch trình lập hóa đơn tự động:
Bước 1: Cài đặt lịch trình
Bước này cho phép bạn tùy chỉnh thời điểm và tần suất tạo hóa đơn. Bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt sau:
Tiêu đề - Nhập tiêu đề giúp bạn dễ dàng nhận diện lịch trình trong trường hợp cần thay đổi.
Ngày bắt đầu/Kết thúc - Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho khoảng thời gian mà hóa đơn sẽ được tạo. Ngày bắt đầu sẽ là ngày đầu tiên của kỳ hóa đơn đầu tiên và ngày kết thúc nên bao gồm ngày cuối cùng của kỳ hóa đơn cuối cùng mà bạn muốn tạo theo lịch trình.
Tần suất - Chọn tần suất lập lịch để tạo hóa đơn. Bạn có thể lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng cùng nhiều biến thể khác nhau cho mỗi khoảng thời gian này.
Thời điểm - Bạn có thể chọn tạo hóa đơn vào đầu mỗi kỳ thanh toán nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng trước hoặc vào cuối mỗi kỳ nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng sau khi họ hoàn thành bài học.
Chênh lệch ngày lập hóa đơn - Bạn có thể chọn lập hóa đơn trước hoặc sau ngày lập hóa đơn một số ngày nhất định:
Đặt ngày lập hóa đơn thành - Tùy chọn này sẽ hiển thị nếu "Bù trừ" không được đặt thành 0. Bạn có hai lựa chọn để đặt ngày lập hóa đơn:
Ngày tạo - Sử dụng mục này nếu bạn muốn đặt ngày trên hóa đơn là ngày hóa đơn được tạo ra.
Ngày kỳ - Tùy chọn này sẽ đặt Ngày lập hóa đơn là ngày bắt đầu kỳ nếu hóa đơn được tạo vào đầu kỳ và ngày kết thúc kỳ nếu hóa đơn được tạo vào cuối kỳ.
Bước 2: Cài đặt hóa đơn
Bước này rất giống với việc tạo hóa đơn thực tế, nhưng điều quan trọng cần nhớ là bạn không tạo hóa đơn, mà bạn đang chọn các thiết lập và các thiết lập này sẽ được sử dụng để tạo hóa đơn tự động trong tương lai. Có một vài điều cần lưu ý:
Chênh lệch ngày đến hạn - Bạn có thể thiết lập ngày đến hạn tương đối so với ngày lập hóa đơn.
Số hóa đơn - Số hóa đơn sẽ được thiết lập tự động, tiếp nối từ số hóa đơn trước đó.
Bao gồm các buổi học - Để thêm bất kỳ buổi học nào đã được lên lịch trong khoảng thời gian lập hóa đơn, hãy chọn ô "Bao gồm các buổi học".
Bao gồm các bài học chưa được lập hóa đơn từ kỳ trước - Nếu bạn thêm bài học vào lịch sau khi hóa đơn đã được tạo, hãy bật cài đặt này để hóa đơn tiếp theo sẽ bao gồm các bài học mới từ kỳ hóa đơn trước.
Hướng dẫn lập hóa đơn - Trường hướng dẫn sẽ không được cập nhật nếu bạn cập nhật trường "Hướng dẫn lập hóa đơn mặc định" trong trang Cài đặt tài khoản. Trường này là duy nhất cho chế độ lập hóa đơn tự động và cần được cập nhật thủ công nếu bạn muốn thay đổi.
Bỏ qua nếu tổng bằng không - Nếu bạn chỉ bao gồm các buổi học trên hóa đơn, bạn nên chọn ô bỏ qua các hóa đơn trống trong trường hợp khách hàng không có buổi học nào trong bất kỳ kỳ hóa đơn nào.
Trạng thái - Nếu bạn muốn xem lại hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng, bạn có thể đặt trạng thái là "Đã lưu". Sau khi xem lại, bạn có thể thay đổi trạng thái thành "Đã duyệt".
Gửi hóa đơn qua email - Nếu bạn đặt trạng thái là "Đã duyệt", bạn có thể gửi hóa đơn ngay lập tức bằng cách chọn ô này.
Điều quan trọng cần lưu ý là các buổi học được lên lịch sau khi lịch học đã được chạy sẽ không được ghi nhận tự động. Ví dụ, trong lịch học hàng ngày, nếu các buổi học của những ngày trước đó được thêm vào sau, thì cần phải lập hóa đơn thủ công.
LƯU Ý: Để tùy chọn "Bao gồm các bài học chưa được lập hóa đơn từ kỳ trước" xuất hiện trên biểu mẫu Cài đặt hóa đơn, cần đáp ứng các điều kiện sau:
Cần đặt tùy chọn "Lặp lại hóa đơn" thành "Hàng tuần" hoặc "Hàng tháng".
Mục "Thời điểm" được đặt là "Đầu kỳ" của kỳ lập hóa đơn.
Ở bước thiết lập hóa đơn, bạn cần chọn ô "Bao gồm bài học".
Bước 3: Kiểm tra ngày tháng trên hóa đơn
Sau khi thiết lập Lịch trình và Cài đặt Hóa đơn, bạn nên xác minh lại ngày mà hóa đơn sẽ được tạo. Điều này sẽ đảm bảo rằng hóa đơn sẽ được tạo vào những ngày mà công ty bạn dự kiến.
Bạn có thể xem ngày lập hóa đơn bằng cách xem Lịch trình Tự động Lập hóa đơn và cuộn xuống phần "Ngày lập hóa đơn sắp tới".
Tạo hóa đơn
Mã lệnh xử lý lịch trình tự động tạo hóa đơn được chạy mỗi 6 giờ. Thông thường, hóa đơn sẽ được tạo trong sáu giờ đầu tiên của ngày, tùy thuộc vào múi giờ của bạn.
Nếu bạn muốn tạo hóa đơn sau khi một ngày đã kết thúc, bạn nên đặt "Độ lệch" thành 1 ngày sau ngày lập hóa đơn trong "Cài đặt lịch". Điều này sẽ khiến hóa đơn của ngày hôm trước được tạo trong vòng 6 giờ đầu tiên của ngày hôm sau.
Xem các hóa đơn đã lên lịch
Nếu bạn muốn xem ngày dự kiến tạo hóa đơn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng "Xem" bên cạnh Lịch bạn đã tạo trong bảng "Lịch tạo hóa đơn" và tham khảo phần "Ngày tạo hóa đơn sắp tới". Bạn có thể sử dụng phần này để xác nhận rằng ngày tạo hóa đơn đã lên lịch trùng khớp với ngày bạn dự định.
Bạn cũng có thể xem các hóa đơn đã được tạo bởi Chế độ Tự động Hóa đơn trong bảng Hóa đơn bằng cách xem hóa đơn đó. Tên của Lịch trình Chế độ Tự động Hóa đơn đã tạo ra hóa đơn sẽ được hiển thị.
Thêm khách hàng vào lịch trình
Bạn có thể thêm khách hàng khác vào lịch trình bằng cách làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Lịch trình lập hóa đơn tự động".
Nhấp vào nút "Cài đặt hóa đơn" trên lịch trình mà bạn muốn thêm khách hàng vào.
Trong mục "Khách hàng", hãy thêm khách hàng.
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
Bạn cũng có thể thêm khách hàng vào Lịch lập hóa đơn trực tiếp từ hồ sơ Teachworks của họ. Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để thực hiện việc này:
Nhấp vào "Học sinh" rồi nhấp vào "Gia đình" hoặc "Học sinh" (đối với học sinh độc lập).
Nhấp vào nút "Chỉnh sửa" để chỉnh sửa thông tin cá nhân của họ.
Nhấp vào tab "Thanh toán".
Cuộn xuống phần "Lập hóa đơn".
Nhấp vào trường "Lịch trình lập hóa đơn tự động" để chọn một lịch trình đã có sẵn.
Gửi biểu mẫu để lưu các thay đổi của bạn.
LƯU Ý: Nếu bạn thay đổi trạng thái hồ sơ khách hàng thành “Không hoạt động” và sau đó chỉnh sửa “Cài đặt hóa đơn” của Lịch lập hóa đơn tự động mà khách hàng đó đã được thêm vào, khách hàng sẽ tự động bị xóa khỏi Lịch lập hóa đơn tự động và điều này sẽ được phản ánh trên hồ sơ của họ.
Ví dụ về cách tạo lịch trình tự động lập hóa đơn
Dưới đây là ví dụ về cách tạo Lịch trình Tự động lập hóa đơn, lịch trình này sẽ tạo hóa đơn hàng tháng, vào đầu tháng, cho các bài học riêng lẻ sắp tới.
Bước 1: Cài đặt lịch trình
Tiêu đề lịch trình : Hãy sử dụng tiêu đề dễ nhận biết nếu bạn muốn điều chỉnh trong tương lai.
Thời gian bắt đầu/kết thúc của lịch trình : Chọn khoảng thời gian bạn muốn lịch trình này chạy. Bạn có thể thiết lập khoảng thời gian này rất xa trong tương lai, nhưng mặc định là một năm.
Lịch lập hóa đơn : Hàng tháng, cứ mỗi tháng một lần, vào ngày 1 đầu tiên của tháng.
Thời điểm : Tạo hóa đơn vào đầu kỳ thanh toán (điều này cho phép bạn thêm các buổi học sắp tới và lập hóa đơn trước).
Bước 2: Chọn cài đặt hóa đơn
Khách hàng : Thêm tất cả khách hàng mà bạn muốn đưa vào lịch trình tại đây. Nếu bạn muốn chọn tất cả khách hàng, hãy nhấp vào tùy chọn “Chọn tất cả”.
Ngày đến hạn được điều chỉnh : Thiết lập theo yêu cầu.
Chọn tùy chọn “Thêm bài học” : Điều này cho phép bạn thêm từng bài học riêng lẻ vào hóa đơn. Vì lịch tự động này sẽ tạo hóa đơn cho các sự kiện trong tương lai, hãy chọn tùy chọn bao gồm trạng thái “Tất cả” bài học (bài học sẽ chỉ được đánh dấu là đã tham dự sau khi đã diễn ra).
Bỏ qua nếu tổng số tiền bằng 0 : Chọn tùy chọn này để đảm bảo rằng các bài học có tổng số tiền hóa đơn bằng 0 sẽ không được tạo.
Trạng thái hóa đơn : Nếu bạn muốn xem lại hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng, hãy đặt trạng thái là “Đã lưu”. Nếu bạn không cần xem lại, bạn có thể chọn tùy chọn “Đã duyệt”.
Gửi hóa đơn qua email : Tùy chọn này sẽ xuất hiện nếu bạn chọn tùy chọn “Đã duyệt”. Tích vào ô này nếu bạn muốn gửi hóa đơn qua email cho khách hàng ngay sau khi hóa đơn được tạo.
LƯU Ý: Nếu bạn thêm học viên vào Teachworks, hãy nhớ quay lại và thêm họ vào lịch học.
Bước 3: Xem lại lịch trình
Sau khi tạo Lịch trình Tự động tạo Hóa đơn, bạn có thể xem ngày hóa đơn sẽ được tạo và gửi. Bạn có thể làm theo các bước bên dưới để thực hiện việc này:
Nhấp vào "Thanh toán" rồi nhấp vào "Lịch trình lập hóa đơn tự động".
Nhấp vào biểu tượng "Xem" bên cạnh lịch trình bạn muốn xem lại.
Thao tác này sẽ hiển thị một trang tóm tắt các cài đặt của bạn cũng như các thông tin sau:
Ngày lập hóa đơn : Ngày sẽ hiển thị trên hóa đơn.
Ngày tạo : Ngày mà hóa đơn sẽ được tạo.
Kỳ lập hóa đơn : Khoảng thời gian sẽ được sử dụng để lấy các bài học từ lịch và lập cho từng hóa đơn.
Trạng thái : Sau khi hóa đơn được tạo, trạng thái sẽ được cập nhật thành “Đã hoàn thành”.