Với việc phát hiện thư rác ngày càng tinh vi, việc cấu hình email của bạn để xác thực đã trở nên thiết yếu. Làm như vậy sẽ cải thiện khả năng gửi email và giúp bạn đưa thông điệp của mình đến tay khách hàng. Teachworks cung cấp 3 phương pháp để cấu hình email của bạn cho việc xác thực.
Phương pháp 1 - Xác minh địa chỉ email để gửi
Teachworks hợp tác với dịch vụ gửi email Postmark để gửi các email giao dịch (xác nhận tài khoản, hóa đơn, biên lai thanh toán, nhắc nhở, v.v.).
Postmark chuyên về gửi thư nhanh và tránh bị đưa vào thư mục spam. Bạn có thể hoàn tất bước xác minh bên dưới để các email giao dịch của bạn được gửi qua Postmark, đảm bảo việc gửi thư hiệu quả.
LƯU Ý: Chỉ có thể xác minh địa chỉ email cá nhân. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email miễn phí, chẳng hạn như Gmail, Hotmail hoặc Yahoo, bạn sẽ không thể xác minh địa chỉ email của mình. Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên thiết lập một địa chỉ email trên tên miền trang web riêng của mình để có thể xác minh địa chỉ email và cải thiện khả năng gửi email thành công.
Cách xác minh địa chỉ email của bạn
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Cài đặt tài khoản".
Nhấp vào tab "Công ty & Quản trị".
Cuộn xuống phần "Thông tin công ty" và xem mục "Email". Bạn sẽ thấy một hộp văn bản màu xanh lam cho biết địa chỉ email chưa được xác minh.
Nhấp vào liên kết "Xem chi tiết" rồi chọn tùy chọn "Xác minh địa chỉ email" trong cửa sổ bật lên.
Thêm địa chỉ email cần thiết vào ô "Địa chỉ email" và nhấp vào "Xác nhận".
Một email sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn và bạn sẽ được yêu cầu xác nhận chữ ký người gửi.
Xem địa chỉ email đã được xác minh
Để nhanh chóng kiểm tra tất cả các địa chỉ email đã được xác minh cho tài khoản Teachworks của bạn, hãy làm theo các bước dưới đây:
Nhấp vào "Tài khoản" rồi nhấp vào "Cài đặt tài khoản".
Nhấp vào tab "Công ty & Quản trị".
Cuộn xuống phần "Thông tin công ty" và nhấp vào liên kết "Xem chi tiết" bên dưới trường Email.
Chọn tùy chọn “Xem địa chỉ email đã được xác minh”.
Trên trang này, bạn có thể dễ dàng quản lý các địa chỉ email.
Sau khi xác minh địa chỉ email, bạn có thể kiểm tra xem địa chỉ đó đã được xác minh hay chưa bằng cách nhấp vào nút “Kiểm tra trạng thái” ở đầu trang Địa chỉ email đã xác minh. Nếu email được xác minh thành công, cột trạng thái sẽ được cập nhật từ "Đang chờ xử lý" thành "Đã xác minh".
Đối với những email vẫn đang chờ xử lý, bạn có thể gửi lại email xác nhận bằng cách nhấp vào nút “Gửi lại xác nhận” xuất hiện ở hàng địa chỉ email.
LƯU Ý: Nếu bạn đang sử dụng Tài khoản chính và sử dụng cùng một địa chỉ email cho nhiều chi nhánh, bạn cần phải xác minh địa chỉ email cho từng chi nhánh riêng biệt. Địa chỉ email chỉ được xác minh một lần, vì vậy ngay sau khi bạn gửi địa chỉ email, nó sẽ được đánh dấu là đã xác minh ngay lập tức.
Phương pháp 2 - Thêm DKIM vào bản ghi DNS của bạn
Sau khi xác minh địa chỉ email của bạn, bạn có thể tăng cường khả năng gửi email thành công hơn nữa bằng cách thêm bản ghi DKIM vào cài đặt DNS của mình. Bài viết sau đây hướng dẫn cách thực hiện việc này: Thêm DKIM vào bản ghi DNS .
Phương pháp 3 - Thêm bản ghi SPF
LƯU Ý: Cài đặt này chỉ áp dụng nếu bạn đang sử dụng Tiện ích bổ sung Email .
Để gửi thông báo cho khách hàng của bạn thông qua Teachworks bằng địa chỉ email của công ty bạn, điều quan trọng là bạn cần thêm bản ghi văn bản SPF vào tên miền của mình để tối đa hóa khả năng gửi thành công. Tùy chọn này hữu ích cho các công ty có địa chỉ email chưa được xác minh. Chúng tôi cũng khuyên dùng tùy chọn này cho các công ty gửi email không liên quan đến giao dịch (chẳng hạn như email được gửi qua Tiện ích bổ sung Email).
SPF là viết tắt của Sender Policy Framework (Khung Chính sách Người gửi). Đây là một phương pháp ngăn chặn việc giả mạo địa chỉ người gửi bằng cách xác minh địa chỉ IP của người gửi. Về cơ bản, khi người gửi thêm bản ghi văn bản SPF vào tên miền của họ (ví dụ: example.com), họ đang ủy quyền cho nhà cung cấp dịch vụ email, như Teachworks, gửi email từ @example.com. Các địa chỉ IP không được ủy quyền sẽ không được phép gửi từ @example.com.
Nếu không có bản ghi này, các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail và Yahoo sẽ dễ dàng đánh dấu email đó là thư rác hơn.
Để cải thiện khả năng gửi email thành công từ Teachworks, hãy thêm bản ghi văn bản SPF sau vào bản ghi DNS của tên miền của bạn:
“v=spf1 include:mailgun.org ~all”
Việc thay đổi bản ghi DNS có thể mất đến 24-48 giờ để được cập nhật.