此插件允许您在发票获得批准时,自动将客户未分配的付款和贷项通知单分配给该发票。
启用插件
点击“帐户”,然后点击“集成和插件”。
使用顶部的“搜索”字段,然后输入“自动分配”。
将开关切换到“开启”以启用该插件。
您将被引导至设置页面,您可以在该页面确认或更改“开始日期”。
注意:默认情况下,“生效日期”设置为插件启用日期。您必须设置生效日期,因为这将决定哪些付款和贷项通知单将自动分配。
设置
起始日期- 使用此字段设置“起始日期”字段中的起始日期。设置“起始日期”后,系统将仅自动将日期在起始日期当天或之后的付款和贷项通知单分配给客户的发票。您可以将“起始日期”字段留空,以便分配任意日期的付款和贷项通知单。
触发方式- 您可以设置自动分配所使用的方法类型,以下选项可用:
自动- 此方法会在创建状态为“已批准”的发票时(或状态更新为“已批准”时)自动分配未分配的信用额度和付款。
手动分配- 此方法会在您手动触发流程时分配未分配的贷项和付款。如果您需要将付款或贷项分配给已批准的发票,此方法非常有用。
两者皆可- 选择后,它既可以使用自动方法,也支持手动方法。
注意:您可以随时按照以下步骤更改“开始日期”字段:
点击“帐户”,然后点击“集成和插件”。
使用顶部的“搜索”字段,然后输入“自动分配”。
点击自动分配插件下的“设置”。
用法
创建发票时,如果使用“自动”触发方式,则当发票状态设置为“已批准”时,系统会自动进行分配。这包括以下几种发票创建方式:
创建并设置为“已保存”状态的发票,在状态更改为“已批准”之前,不会自动分配付款或贷项通知单。如果您创建的发票状态为“已保存”,则可以使用以下方法之一将其设置为“已批准”:
编辑发票并将状态设置为“已批准”: 编辑发票。
批量审批发票: 一次审批并通过电子邮件发送多张发票。
任何未分配的付款和/或贷项通知单,一旦您使用上述两种方法之一批准,就会自动分配。
注意:系统会在向客户发送发票邮件之前自动进行余额分配。客户收到的发票余额将是扣除所有已付款项或信用额度后的发票总额。
手动触发自动分配
使用“手动”或“两者”触发方法时,发票和付款表右侧的侧边栏中会显示“自动分配”选项。
点击后,您将被引导至设置“开始日期”的表单。系统只会分配日期在开始日期当天或之后的付款和贷项通知单。您也可以将此字段留空,以便从任意日期开始分配。
您可以按照以下步骤开始手动自动分配:
点击“账单”,然后点击“发票”或“付款”。
点击右侧的“更多”按钮。
点击“自动分配”。
在“开始日期”字段中选择一个日期,或者将其留空以从任何日期开始分配。
点击“分配”开始分配。
注意:手动分配时,发票将按照发票创建的顺序进行分配。