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批量發票付款

作者:Teachworks Support

您是否代表客戶收取信用卡款項?現在,您可以使用大量發票付款功能簡化此流程。

啟用插件

您可以在 Stripe 整合中啟用批量發票付款功能。

  1. 點擊“帳戶”,然後點擊“整合和插件”。

  2. 使用頂部的“搜尋”字段,然後輸入“Stripe”。

  3. 點擊 Stripe 整合下方的「設定」連結。

  4. 請確保「代表客戶管理和收取信用卡費用」開關已啟用。

  5. 將「大量發票付款」開關切換為「開啟」。

  6. 提交表單以儲存變更。

注意:只有在停用發票自動付款外掛後,大量發票付款設定才可用。

用法

啟用此功能後,您可以大量處理客戶發票的付款。您可以依照下列步驟選擇要處理付款的發票:

  1. 點擊“帳單”,然後點擊“發票”。

  2. 點擊右上角的「更多」按鈕。

  3. 點擊「大量發票付款」。

大量發票付款表將顯示符合以下條件的發票:

  • 發票狀態為「已核准」。

  • 該發票所屬的客戶擁有與其個人資料相關的 Stripe ID。

  • 發票總額大於 0.50 美元。

注意:大量發票付款功能適用於 Teachworks 中的所有付款方式。

過濾器

您可以使用表格頂部的「日期」篩選欄位設定日期範圍。開啟「大量發票付款」表格時,這些篩選條件預設為當月的月初和月末。

右側邊欄的「搜尋」欄位可讓您在選定的日期範圍內搜尋客戶或發票。

選擇要付款的發票

您可以依照下列步驟選擇要處理付款的發票:

  1. 點擊“帳單”,然後點擊“發票”。

  2. 點擊右上角的「更多」按鈕。

  3. 點擊「大量發票付款」。

  4. 使用表格左側的複選框,選擇要處理付款的發票。

  5. 表格左上角的「箭頭」按鈕會開啟一個下拉式選單,您可以從中選擇以下選項:

    • 選擇「可見」 ——這將選取目前頁面上的所有發票。

    • 全選- 這將選擇所有頁面上符合您的日期和搜尋篩選條件的所有發票。

    • 清除選擇- 這將移除目前所有已選發票的選擇。

提交付款發票

完成選擇後,複選框列上方會出現一個綠色的「付款所選發票」按鈕。點擊該按鈕即可提交發票進行付款。

處理發票付款

發票按編號升序處理,因此如果客戶有多張發票,編號較小的發票將優先處理和支付。

在處理付款之前,Teachworks 將確認發票狀態已批准,且餘額大於 0.50 美元。

Teachworks隨後使用客戶的Stripe ID連接到Stripe,並取得其信用卡資訊。系統將首先從客戶的預設信用卡中扣款。如果該卡被拒,且客戶也保存了其他信用卡,系統將嘗試使用其他信用卡扣款,直到付款成功或客戶沒有其他已儲存的信用卡為止。

付款成功後,會自動發生以下情況:

  • 款項已記錄在您的 Teachworks 帳戶中,該客戶資訊已包含在內。

  • 款項已分配給已支付的發票。

  • 發票狀態標記為「已付款」。

查看付款嘗試結果

您可以在「付款嘗試」表中查看所有付款嘗試,包括成功付款和失敗付款,以及失敗原因。您可以按照以下步驟存取此表:

  1. 點擊“帳單”,然後點擊“發票”。

  2. 點擊右上角的「更多」按鈕。

  3. 點擊「大量發票付款」。

  4. 點選右側的「嘗試次數」按鈕。

注意:付款嘗試結果會保存過去 12 個月,但您可以在 Stripe 帳戶中查看更早的付款嘗試。

付款失敗通知

付款失敗時,系統不會向客戶發送任何通知。代表客戶使用單張信用卡付款時,情況也是如此。如果客戶從發票付款但付款被拒絕,發票上會顯示此資訊。

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