發票自動產生插件可讓您設定自動產生發票的計劃。
啟用發票自動導航插件
點擊“帳戶”，然後點擊“整合和插件”。
使用頂部的“搜尋”字段，輸入“發票自動處理”。
將開關切換到“開啟”以啟用該插件。
建立發票自動產生計劃
您可以按照以下步驟建立發票自動發送計劃：
點擊“帳單”，然後點擊“新增發票計劃”。
請使用以下詳細資訊完成「日程設定」和「發票設定」步驟。
提交表單以儲存變更。
如上文步驟 2 所述，設定新設備需要兩個步驟。
發票自動產生計劃：
步驟 1：日程設置
此步驟可讓您自訂發票的產生時間和頻率。您可以自訂以下設定：
標題- 輸入標題，以便在需要更改時能夠幫助您識別日程安排。
開始/結束- 輸入發票產生週期的開始日期和結束日期。開始日期為第一個發票週期的開始日期，結束日期應包含您希望使用此計劃產生的最後一批發票的發票週期結束日期。
頻率- 選擇產生發票的頻率。您可以設定每日、每週、每月重複生成，每個週期還可以設定多個變體。
時間安排- 如果您提前向客戶開立發票，您可以選擇在每個發票週期開始時產生發票；如果您在客戶上完課後開立發票，您可以選擇在每個週期結束時產生發票。
抵銷- 您可以選擇在發票日期前或後若干天產生發票：
設定發票日期- 如果「偏移量」未設定為零，則會顯示此選項。您有兩種方式設定發票日期：
建立日期- 如果您想將發票日期設定為產生和建立發票的日期，請使用此項目。
期間日期- 如果發票是在期間開始時產生的，則此設定會將發票日期設定為期間開始日期；如果發票是在期間結束時建立的，則此設定會將發票日期設定為期間結束日期。
步驟 2：發票設定
這一步驟與建立實際發票非常相似，但請務必記住，您並非在建立發票，而是在選擇設置，這些設定將用於將來自動產生發票。以下幾點要注意：
到期日偏移量- 您可以設定相對於發票日期的到期日。
發票號碼- 發票號碼將自動設置，從上一張發票號碼繼續。
包含課程- 若要新增在發票期間安排的任何課程，請選取「包含課程」複選框。
包含上期未開立發票課程- 如果您在產生發票後向日曆中新增課程，請啟用此設置，以便下一張發票將從上一個發票週期中獲取新課程。
發票說明- 如果您在「帳戶設定」頁面更新了「預設發票說明」字段，則「發票說明」欄位不會自動更新。此欄位僅適用於發票自動產生功能，如果您想變更發票說明，則需要手動更新。
如果總數為零，則跳過 - 如果您只在發票中包含課程費用，最好勾選「跳過空白發票」複選框，以防客戶在任何發票週期內沒有任何課程。
狀態- 如果您想在發票提供給客戶之前進行審核，可以將狀態設定為「已儲存」。審核完成後，您可以將狀態變更為「已核准」。
傳送發票郵件- 如果將狀態設為“已核准”，則勾選此方塊即可立即傳送發票。
需要注意的是，課程安排運行結束後新增的課程不會自動計費。例如，在每日課程表中，如果之後新增了之前幾天的課程，則需要手動開立發票。
注意：要使「包含上期未開立發票課程」設定顯示在「發票設定」表單中，需要符合下列條件：
「發票重複頻率」設定需要設為「每週」或「每月」。
“時間”設定為發票期間的“開始”日期。
在發票設定步驟中，您需要勾選「包含課程」複選框。
步驟三：核對發票日期
設定好日程安排和發票設定後，您應該核實發票的建立日期。這將確保發票會在貴公司預期的日期產生。
您可以透過查看發票自動產生計劃表並向下捲動至「即將到來的發票日期」部分來查看發票日期。
發票生成
用於處理發票自動產生計劃的代碼每 6 小時運行一次。通常情況下，發票會在一天中的前六個小時內生成，具體時間取決於您的時區。
如果您希望在一天結束後產生發票，則應在「計畫設定」中將「偏移」設定為發票日期後的 1 天。這樣，前一天的發票將在第二天的前 6 小時內產生。
查看已安排的發票
如果您想查看發票的預定建立日期，可以點擊「發票計畫」表格中您建立的計畫旁邊的「檢視」圖標，然後查看「即將到來的發票日期」部分。您可以使用此部分來確認預定的發票日期是否與您預期的日期一致。
您也可以透過查看發票來查看「發票自動產生」功能已在「發票」表中產生的發票。表中將顯示建立該發票的「發票自動產生」計畫的名稱。
將客戶加入日程表中
您可以按照以下步驟為日程安排中新增其他客戶：
點擊“帳單”，然後點擊“發票自動產生計劃”。
點選要新增客戶的行程表上的「發票設定」按鈕。
在「客戶」欄位中，新增客戶
提交表單以儲存變更。
您也可以直接從客戶的 Teachworks 個人資料中將客戶新增至發票計畫。您可以按照以下步驟操作：
點擊“學生”，然後點擊“家庭”或“學生”（適用於獨立學生）。
點擊“編輯”按鈕即可編輯他們的個人資料。
點選「帳單」標籤。
向下捲動至“發票”部分。
點擊「發票自動產生計畫」字段，選擇預先存在的計畫。
提交表單以儲存變更。
注意：如果您將客戶的個人資料狀態變更為“不活躍”，然後編輯已新增該客戶的發票自動計劃的“發票設定”，則該客戶將自動從發票自動計劃中移除，並且這將反映在其個人資料中。
建立發票自動調度計劃範例
下面您可以找到一個建立發票自動產生計劃的範例，該計劃會在每月月初為即將到來的個人課程產生發票。
步驟 1：日程設置
行程標題：使用一個方便日後進行任何調整時辨識的標題。
計劃開始/結束日期：選擇您希望此計劃運行的日期範圍。您可以設定很遠的未來日期，但預設值為一年。
發票重複：每月一次，每隔一個月，每個月的第一天。
時間安排：在發票週期開始時產生發票（這樣可以新增即將開始的課程並提前開立帳單）
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步驟 2：選擇發票設置
客戶：請在此處新增您希望包含在日程表中的所有客戶。如果您想選擇所有客戶，請點選「全選」選項。
截止日期偏移量：根據需要設定。
選擇「新增課程」選項：這樣您就可以將單節課程新增至發票中。由於此自動排課系統會產生未來發生的課程發票，請選擇包含「所有」課程狀態的選項（課程只有在實際發生後才會標記為已參加）。
如果總計為零則跳過：選擇此選項可確保不建立發票總額為 0 的課程。
發票狀態：如果您想在將發票發送給客戶之前進行審核，請將狀態設為「已儲存」。如果您無需審核，則可以選擇「已核准」選項。
傳送發票郵件：如果您選擇「已核准」選項，則會顯示此選項。如果您希望在發票建立後立即透過電子郵件將其發送給客戶，請勾選此方塊。
注意：如果您為 Teachworks 添加了更多客戶，請記得返回並將他們添加到日程安排中。
步驟三：查看行程安排
建立發票自動產生計劃後，您可以查看發票的產生和發送日期。您可以按照以下步驟操作：
點擊“帳單”，然後點擊“發票自動產生計劃”。
點擊您要查看的日程表旁邊的「檢視」圖示。
這將顯示一個頁面，其中包含您的設定摘要以及以下內容：
發票日期：發票上將顯示的日期。
建立日期：發票產生的日期。
發票週期：用於從日曆中提取課程並新增至每張發票的日期範圍。
狀態：發票建立完成後，狀態將更新為「已完成」。
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