Nábor by měl být především efektivní a rychlý – a Teamio vám s tím pomáhá. Co kdyby za vás ale mohlo udělat ještě větší kus práce? Praktických funkcí je totiž tolik, že je možná ani neznáte.

1. Vytvořit kopii náboru vs. Aktivovat nábor

Pokud chcete vystavit podobný nebo stejný inzerát, který už jste v minulosti vystavili, doporučujeme si jej najít v pozastavených pozicích a zvolit možnost aktivovat nebo vytvořit kopii. V obou případech budete mít všechna políčka už předvyplněna, a to co je potřeba můžete před vystavením upravit. Jaký je ale mezi tím rozdíl? Pokud inzerát aktivujete, tento inzerát se přesune z pozastavených se všemi uchazeči a počty zhlédnutí do aktivních. Aktivovat pozici je tedy vhodné ve chvíli, pokud nábor stále běží, protože jste ještě nenašli vhodného kandidáta. Pokud jste ale předchozí nábor už uzavřeli, pozici úspěšně obsadili a nyní potřebuji otevřít další stejný nábor, doporučujeme nábor otevřít přes Vytvořit kopii. V tomto případě nábor se všemi čísly, tedy počty zobrazení a počty uchazečů, zůstává v pozastavených a v aktivních se vytvoří nový nábor, kde začnete od nuly.

2. Předat nábor

Pokud se chystáte na dovolenou, můžete své nábory včetně uchazečů předat kolegům. Můžete nábory předat buď hromadně nebo jednotlivě v záložce Nábory přes tlačítko Předat nábor a po dovolené si své nábory opět vzít pod sebe. Nebo i pokud odjede na dovolenou kdokoliv z kolegů a zapomene vám nábory předat, tak si je můžete stejným tlačítkem převzít (vyfiltrovat kolegu, zakliknout jeho nábory, Předat nábor a vybrat své jméno).

3. Tajemství ikonek ve výpisu reakcí

V Teamiu zobrazujeme ve výpisu reakcí ikonky, které vám můžou o kandidátovi hodně říct, aniž byste se museli prokliknout do detailu reakce. Pokud najedete myší na kteroukoliv ikonku, vždy vám sdělíme, co tato ikonka znamená.

Přehled ikon s jejich vysvětlivkami najdete v nápovědě.

4. Propojení Teamia a Outlooku

Pozvánku na pohovor máte možnost přeposlat i do vašeho soukromého, nebo pracovního kalendáře, a nebo do kalendáře vašich kolegů. V pozvánce stačí vybrat možnost "Poslat událost kolegovi do kalendáře". Automaticky se vždy vyplní váš e-mail, přes který se přihlašujete do Teamia, abyste se k pohovoru dostali i ze svého kalendáře. Teamio vám také automaticky našeptá e-maily všech kolegů registrovaných v Teamiu a také seznam e-mailů "neuživatelů" Teamia použitých pro zaslání události do jejich kalendáře v minulosti. Tedy při zaslání události, tedy pohovoru, do kalendáře vašeho kolegy, není nutné ho do Teamia zapojovat.

V pozvánce na pohovor, která byla přeposlána do Outlook kalendáře, vidíte:

  • kolo pohovoru

  • název pozice, které se pohovoru týká - pokud jste uživatel teamia, je tento odkaz proklikatelný

  • termín pohovoru

  • místo pohovoru, nebo v případě video pohovoru je zde aktivní odkaz

  • jméno uchazeče - pokud je příjemce uživatel Teamia, je tento odkaz proklikatelný

Vy nebo kolega, kterému přeposíláte událost do kalendáře, obdržíte k události ještě doprovodný e-mail, kde jsou popsané důležité informace o pohovoru. V Teamio kalendáři u detailu pohovoru pak vždy vidíte, zda vaši kolegové pozvánku přijali, odmítli, nebo že ještě neodpověděli.

5. Zprávy v Teamiu + Adresnost zpráv

V Teamiu si můžete předem vytvořit a nastavit šablony zpráv, které odesíláte na své uchazeče přímo z Teamia. Slouží tak pro rychlejší a efektivnější komunikaci díky tomu, že je můžete zasílat také hromadně. Důležité je vybrat správný typ aktivity. Vybíráte ze 7 typů a každý typ se váže právě na akci, kterou chcete v Teamiu udělat.

Co vám ještě komunikaci může usnadnit je tzv. Personalizace nebo také Adresnost zpráv. Do textu šablony, ale i předmětu je možné si vložit tagy, díky kterým se některé informace do zprávy propíší automaticky. Teamio si je pak do textu doplní samo např. jméno kandidáta, pozici na kterou se hlásil apod.

Více najdete v nápovědě.

6. Hromadné akce

Hromadné akce můžete dělat jak nad nábory, tak i nad uchazeči. Za pomoci i dalších filtrů si můžete udělat výběr pozic/uchazečů, nad kterými chcete hromadnou akci provést. Pak už jen zaškrtnete checkbox v liště nad nábory nebo uchazeči. Automaticky se vyberou všechny pozice/uchazeči na stránce a můžete hromadnou akci provést. Můžete ale udělat i sami výběr pozic či uchazečů a zaškrtat si je ručně.

Hromadné akce se dějí vždy nad stránkou, kterou vidíte. Tedy pokud máte v Teamio více stran s pozicemi/kandidáty, se kterými chcete pracovat, musíte to udělat na každou stránkou zvlášť. Počet pozic na stránce si můžete případně navýšit v dolní části stránky.

Hromadné akce nad nábor:

  • Pozastavit

  • Předat

  • Archivovat

Hromadné akce nad uchazeči:

  • Zamítnout

  • Pozvat

  • Změnit termín

  • Poslat manažerovi

  • Napsat uchazeči

  • Přeposlat

  • Přiřadit k náboru

  • Přidat štítek

  • Požádat o souhlas

7. Vlastní zdroje uchazečů v Teamiu

Máte 3 možnosti, jak vložit uchazeče do Teamia – liší se mírou automatizace.

Ruční vložení

Ruční vložení je nejméně automatizované. Ručně můžete vložit všechna CV, která nemáte v online podobě. Tedy například ta papírová. Jednoduše si otevřete výpis uchazečů u kteréhokoliv náboru a pod tlačítkem Přidat uchazeče se vám otevře modál vložení. Vyplníte kontaktní údaje, vyberete, ke kterému náboru, chcete uchazeče přidat. Pokud nábor nezvolíte, uchazeč bude dohledatelný pouze v Hledání uchazečů. Důležité je vyplnit zdroj uchazeče, tzn. odkud jste kandidáta získali, ať máte přehled, tedy např. doporučení od zaměstnance apod. Nakonec vás Teamio vyzve, zda máte souhlas se zpracováním osobních údajů nebo zda ho chcete zaslat. Pokud ale už souhlas máte, můžete zadat ručně, kdy jste jej obdrželi, do kdy platí a opět doporučuji jej naskenovat a nahrát k uchazeči jako přílohu. V opačném případě můžete zaslat žádost o souhlas přímo z Teamia.

Inbox

Díky inboxu lze poloautomaticky vložit kandidáta do Teamia a přiřadit k náboru. Inbox naleznete na úvodní straně Teamia. Nejedná se o klasickou poštovní schránku, jako máte v Outlooku, je to schránka pro sběr životopisů z jiných zdrojů. Každé placené Teamio má jeden inbox, který je společný pro všechny uživatele. Inbox má adresu ve tvaru názevvašífirmy@teamio.eu. Na tuto adresu můžete posílat veškerá CV, která máte v online podobě – ať už vám odkudkoliv přijdou do vašeho emailu nebo do nějakého hromadného emailu, kerý máte pro sběr CV. Jednoduše si tak mail od kandidáta z Outlooku přepošlete adresu inboxu a CV. Takto zaslaného uchazeče musíte z inboxu nejprve zpracovat podobně jako u ručního vložení, abyste s ním mohli pracovat.

Exportní místo/Export pozice z Teamia

Jedná se o plně automatickou cestu, jak dostat pozice z Teamia na váš web nebo na další portály. Pozici vystavíte v Teamiu tak, jako jste zvyklí a ve 3. kroku při vystavování inzerátu se vám kromě našich portálů zobrazí i nová kolonka, díky které inzerát jednoduše vystavíte na příslušný web či portál. Všichni uchazeči, kteří na pozici z daného zdroje reagují, pak padají automaticky do Teamia přímo k dané pozici a vy s nimi můžete pracovat, jak jste zvyklí s tím, že se u nich automaticky objeví příslušný zdroj uchazeče. Není potřeba nic ručně přidávat či posílat přes inbox. Jedná se o službu k dokupu, tak pokud by se vám zrovna export pozic hodil, kontaktujte svého obchodníka v LMC, který vám poskytne podrobnější informace.

8. Facebook a LinkedIn v Teamiu

Jakmile úspěšně vystavíte inzerát na pracovní portály nebo kariérní stránky, můžete inzerát sdílet přímo z Teamia na sociální sítě jako je Facebook nebo LinkedIn. Tyto možnosti najdete, pokud se prokliknete přes název pozice do Detailu náboru. V Detailu náboru je sekce Sdílení náboru a vidíte zde ikonu Facebooku a LinkedInu.

Po kliknutí na tyto ikonu se vám otevře nové okno Facebooku či LinkedInu, kde se vám předvyplní údaje o sdílené pozici i s obrázkem. Co se sdílecího obrázku týče, ten je pro všechny stejný, aktuálně není možnost vložit svůj vlastní ve firemních barvách. Pokud u nás ale máte kariérní stránky, propisuje ten obrázek, který máte pro sdílení na svých kariérních stránkách nastaven. Doporučujeme i připsat nějaký hezký komentář o vaší firmě, abyste nalákali více zájemců.

V momentě, kdy uchazeč na pozici na Facebooku či LinkedInu zareaguje, spadne vám automaticky do Teamia pod danou pozici a bude u něj zdroj Facebook či LinkedIn.

TIP: Odkaz ke sdílení pozice na Facebook či LinkedIn můžete zaslat i vašim kolegům, kteří nemají účet v Teamiu. Po nasdílení tohoto odkazu mohou už snadno pozici zveřejnit a pomoci tak oslovit co nejvíce kandidátů. Díky tomuto odkazu se vám pak reagující uchazeči zobrazí v Teamiu se správným zdrojem, tedy se zdrojem Facebook nebo LinkedIn.

Sdílení pozic krok po kroku najdete v nápovědě.

Jak sdílet pozici na Facebook

Jak sdílet pozici na LinkedIn

9. Hledání uchazečů + Talent Pool

V Hledání uchazečů najdete všechny vaše uchazeče, kteří mají stále platný souhlas se zpracováním osobních údajů. Máte zde možnost filtrovat podle klíčových slov, štítků a náborů. Dále se dá filtrovat i podle hodnocení pomocí hvězdiček, případně i dle toho, kdy uchazeči končí souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud máte navíc službu Talet Pool máte možnosti více filtrů. S touto službou můžete filtrovat dle data poslední reakce uchazeče, podle úspěšnosti uchazeče (zda byl předvybrán, v 1.kole, ve 2.kole nebo zda měl nastoupit) a pokud používáte fexidotazníky, můžete si zde filtrovat i podle vámi vytvořených otázek v dotaznících. Díky Talent Poolu vám i Teamio pomůže najít uchazeče, které tam máte 2x a nabídne vám jejich sloučení do jedné karty.

Proč je dobré pracovat s vlastní databází uchazečů? Máte zdarma zdroj uchazečů, kteří už se k vám jednou hlásili a měli zájem u vás pracovat, tak proč je znovu neoslovit. Používejte štítky pro lepší orientaci a filtrování, díky kterým snadno oslovíte i třeba hromadně uchazeče na pozice, kterou se právě chystáte vystavit.

Slíbily jsme 9 kouzel, ale máme pro vás ještě 3 další, o které by bylo škoda se s vámi nepodělit 😊

10. “Skryté” filtrování

Nachází se na úvodní straně Teamia, vpravo nahoře s názvem Došlé reakce. Dostanete se odsud na výpisy všech uchazečů, nikoliv dle konkrétního náboru, ale napříč všemi nábory. Uchazeče zobrazujete dle jeho stavu. Ukazujeme vám všechny Neposouzené uchazeče, které máte na aktivních a pozastavených náborech, všechny Předvybrané, Pozvané, se zadaným Nástupem či Zamítnuté. Také vám ukazujeme Kolik uchazečů máte např. zamítnutých či naopak přijatých. Tato čísla pak můžete využít pro velmi rychlou a jednoduchou statistiku. I zde můžete filtrovat a řadit si uchazeče dle libosti a také využívat u uchazečů různé akce, ať už jednotlivě pod třemi tečkami nebo hromadně.

11. Statistiky

Na základě vaší práce v Teamiu vám zobrazujeme různá data, tabulky a grafy, které se vám mohou při chytrém řízení náboru nebo při přípravě reportingu pro vedení společnosti hodit. Čísla můžete sledovat buďto hromadně za celou společnost, dle jednotlivých personalistů nebo dle vybraného náboru. Co se týče období, můžete vybírat z přednastavených nebo si vybrat svoje vlastní. přístup ke statistikám od nás má povolen pouze Hlavní uživatel Teamia, ten pak může dle svého uvážení přidat vybraným uživatelům v roli HR manažera přístupy k těmto náborovým statistikám. Pokud tedy statistiky v Teamiu nevidíte, poproste svého Hlavního uživatele o přístup.

A co vše můžete díky Teamio statistikám sledovat?

Obecné

Zde můžete sledovat základní metriky za dané období, tedy počet vystavených pozic (které jsou právě aktivní), počet zobrazení těchto pozic na portálech, počet reakcí, které vám na pozice za dané období přišly, počet předvybrání, počet pozvání na pohovor a počet zadaných nástupů.

Zdroje

Zde můžete sledovat zdroje uchazečů, tedy kvantitu, a také zdroje nástupů, tedy kvalitu zdrojů.

Efektivita náborů

Zde můžete jednoduše vidět, jak jsou vaše inzeráty řekněme oblíbené na portálech. Můžete sledovat v čase, jak si vaši potenciální uchazeči jednotlivé pozice zobrazují, prohlíží (tedy rozkliknou se na detail pozice) a jak reagují. Kromě zobrazení v čase je pod grafem k dispozici tabulka shrnující celkové počty zobrazení a reakcí za dané období.

Práce s uchazeči

Zde ukazujeme, jak rychle zpracováváte a kontaktujete uchazeče ode dne, kdy přišla jejich reakce do Teamia. Respektive kolik % uchazečů se každému personalistovi podařilo zpracovat nebo kontaktovat v prvních deseti pracovních dnech od reakce uchazeče.

V Nastavení Teamia si můžete nastavit důvody zamítnutí, které chcete u uchazečů sledovat. Tyto důvody pak můžete u každého zamítnutého kandidáta uvádět a díky tomu získat hodnotný přehled.

Agenda informovanosti

Nebo také Procento informovanosti či Označení do dvou týdnů odpoví. Pokud máte více než 80% uchazečů kontaktovaných, jste v zelených číslech, a na portálech získáváte označení "Odpověď do 2 týdnů". Jako kontaktování uchazeče z Teamia se počítá jakákoliv zpráva, která uchazeči odchází. Prví kontakt s uchazečem může být také telefonický a k tomuto zaznamenání slouží akce Zaznamenat kontakt. Důležité je tyto akce/kontakty s uchazečem provést do 14 dnů od reakce, aby se uchazeč započítal pozitivně do procenta informovanosti.

Jak čerpáte služby

Zde si můžete libovolně, třeba každý měsíc, generovat excelovský report, kde zjistíte, kdo a na jakou pozici službu čerpal.

I o statistikách se dočte v nápovědě.

12. GDPR

Díky Teamiu máte zajištěno, že osobní údaje uchazečů jsou zde v bezpečí a v souladu s GDPR. Nemusíte hlídat u každého uchazeče dobu, po kterou můžete pracovat s jeho údaji, Teamio všechno hlídá za vás.

Jak to v Teamiu funguje?

  • Každý uchazeč v Teamiu musí mít platný souhlas se zpracováním osobních údajů nebo být poučen o tom, jak s jeho daty bude nakládáno.

  • Každý uchazeč, který reaguje do Teamia přes portály, má vždy souhlas či poučení.

  • Znění vašeho souhlasu naleznete vždy u vaší aktivní pozice po kliknutí na tlačítko "Odpovědět na pozici".

  • Pokud uchazeč reaguje na pozici a nezaškrtne dobrovolný souhlas, kandidát zůstává v Teamiu pod dobu 6 měsíců.

  • V případě dobrovolného souhlasu máte kandidáta v Teamiu dle znění textu (defaultně jsou z naší strany nastaveny 3 roky, ale toto je možnost změnit na žádost klienta).

  • U ručně vložených uchazečů volíte vy, na jak dlouhou dobu souhlas máte U těch, které si tam vkládáte ručně, volíte, na jak dlouhou dobu souhlas máte (pokud jej máte), aby o tom Teamio vědělo, případně je můžete přímo z Teamia o souhlas požádat.

  • U každého uchazeče vám Teamio platnost souhlasu hlídá.

  • Datum platnosti i znění souhlasu se můžete dozvědět z karty uchazeče a historie.

  • 60 dní před koncem souhlasu vás Teamio upozorňuje, že souhlas bude končit a vy máte možnost si jej nechat u uchazeče prodloužit.

  • Po vypršení platnosti vám Teamio uchazeče nenávratně smaže.

TIP: Všech 13 kouzel najdete i ve videích v Teamio Akademii.

Ještě jednou děkujeme za účast na webináři a přejeme krásné Vánoce 🎄 a úspěšný nový rok 🎉

Dominika, Judit, Monika a Terka

Našli jste odpověď?