Connecter votre calendrier à Teamtailor simplifie le processus de planification d'entretiens. De cette manière, vous pouvez focaliser votre attention sur l'entretien lui-même. Cette fonctionnalité simplifie la planification en vous permettant de définir votre disponibilité et de connecter des services vidéo.
Connecter son calendrier
Pour commencer, rendez-vous dans Votre compte (1) puis dans la section Réunions (2). Ensuite, cliquez sur Connecter votre calendrier (3) pour démarrer le processus de connexion.
Choisissez votre fournisseur de calendrier (par exemple, Outlook, Google, Office 365).
Suivez les instructions à l’écran pour autoriser la connexion.
Mode d’accès
La première étape consiste à choisir votre mode d'accès préféré avec notre prestataire tiers, Cronofy, utilisé pour connecter votre calendrier.
Si vous ne savez pas quel mode choisir, demandez conseil à votre équipe informatique interne.
Accès lecture-écriture
Ce mode d'accès convient aux utilisateurs souhaitant une planification entièrement automatisée, sans étapes manuelles.
Niveau d’accès : Avec l’accès lecture-écriture, Cronofy a un accès complet au calendrier de l’utilisateur. Il peut voir tous les détails des événements existants (titres, participants et horaires), créer de nouveaux événements et les mettre à jour ou reprogrammer automatiquement si nécessaire.
Création d’événements dans le calendrier : Lorsqu’un entretien est réservé via Teamtailor, il apparaît directement dans le calendrier de l’utilisateur et toute modification est automatiquement synchronisée.
Accès libre/occupé
Ce mode convient aux organisations dont les équipes informatique ou conformité n’ont pas autorisé un accès complet aux calendriers. Vous bénéficiez toujours d’une expérience complète de planification, mais devez accepter manuellement les invitations aux entretiens.
Niveau d’accès : Avec l’accès libre/occupé, Cronofy voit quand vous êtes disponible ou occupé, mais pas les détails des événements. Il ne peut pas non plus créer, modifier ou supprimer d'événements dans le calendrier.
Création d’événements dans le calendrier : Lorsqu’un entretien est réservé via Teamtailor, vous recevez une invitation par e-mail avec un fichier .ics que vous devez accepter pour ajouter l'événement à votre calendrier.
Fournisseur de calendrier
Après avoir sélectionné le mode d'accès, une liste des fournisseurs/services de calendrier disponibles s'affiche pour la connexion. Choisissez votre service de calendrier et suivez les instructions.
Connectez vos services vidéo
Une fois votre calendrier configuré, vous pouvez choisir de connecter un service vidéo externe pour les entretiens vidéo. Par défaut, nous vous offrons notre service de visioconférence intégré, intitulé Teamtailor Video. Il suffit de cliquer sur Connecter un service vidéo pour ajouter un service supplémentaire.
Vous pouvez en savoir plus sur la configuration des entretiens en visioconférence ici.
Paramètres de réunion
Après avoir connecté votre calendrier et configuré vos services vidéo, vous pouvez activer des options supplémentaires pour simplifier le processus de réservation de vos entretiens.
Disponibilité du calendrier
Les calendriers activés sous Disponibilité du calendrier sont utilisés pour vérifier les créneaux disponibles lors de la réservation d’entretiens.
Si votre adresse email est connectée à plusieurs calendriers, vous devrez peut-être aussi choisir un Calendrier principal dans les Préférences de réunion. Cela détermine dans quel calendrier les événements des entretiens réservés seront ajoutés.
Préférences de l'entretien
Dans la section Préférences de l'entretien, vous pouvez facilement configurer vos paramètres par défaut pour vos réunions. Cela signifie que tous les entretiens que vous créez auront automatiquement ces paramètres, ce qui vous fait gagner du temps et simplifie le processus. Une fois vos préférences mises en place, vous pouvez toujours personnaliser des réunions spécifiques si vous le souhaitez.
Option | Description |
Calendrier principal | Choisissez le calendrier dans lequel vous souhaitez ajouter les événements d’entretien |
Lieu ou service vidéo par défaut | Définissez le lieu ou le service vidéo à pré-sélectionner lors de la réservation d’entretiens |
Durée par défaut | Définissez la durée par défaut des créneaux d’entretien |
Fuseau horaire | Choisissez le fuseau horaire par défaut utilisé pour réserver des entretiens |
Titre par défaut | Définissez votre titre par défaut préféré pour les entretiens. Les variables suivantes sont prises en charge dans le titre par défaut de l’entretien :
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Limitez le nombre d’entretiens par jour/semaine | Définissez le nombre maximum d’entretiens pouvant être réservés avec vous dans Teamtailor par jour et/ou par semaine |
Définissez vos heures de travail et votre disponibilité
Vous pouvez également définir vos heures de travail et votre disponibilité. Cela vous permet de contrôler quels horaires seront disponibles lorsque vos candidats seront amenés à sélectionner un créneau pour un entretien avec vous.
Les modifications que vous apportez sont sauvegardées automatiquement. Et si besoin, vous pouvez à tout moment déconnecter votre calendrier en haut de la page des paramètres de réunion. Si le bouton Déconnecter les calendriers est indisponible, votre organisation a peut-être activé la fonctionnalité Calendrier Entreprise, qui centralise la gestion des calendriers. Contactez votre admin pour obtenir de l’aide.
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