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¿Qué es la sección Evaluaciones?
La sección Evaluaciones reúne todos los procesos de selección creados en tu cuenta de Kokoro y permite administrarlos desde un único lugar.
Desde aquí podrás consultar el estado de cada evaluación, invitar postulantes, asignar procesos a otros usuarios, duplicar evaluaciones, editar su nombre y archivarlas cuando hayan finalizado.
¿Necesitas gestionar candidatos dentro de una evaluación? Consulta el artículo "Cómo gestionar postulantes dentro de una evaluación", donde encontrarás todas las herramientas disponibles para realizar el seguimiento de los postulantes.
Crear una nueva evaluación
Para crear una evaluación, haz clic en el botón Crear evaluación, ubicado en la esquina superior derecha de la plataforma.
Importante: Antes de crear una evaluación debes contar con un Perfil del cargo previamente creado, ya que la evaluación estará asociada a ese perfil.
Paso 1. Completa la información del proceso
Durante la creación deberás configurar:
Nombre de la evaluación.
Perfil asociado.
Idioma de la evaluación.
El idioma seleccionado para la evaluación se aplicará de cara al candidato, tanto en:
las pruebas que deberá responder;
los correos electrónicos enviados desde ese proceso.
Los reportes de evaluación también se generarán en el idioma seleccionado para el proceso.
Paso 2. Configura las opciones adicionales (Opcional)
Durante la creación también podrás configurar las siguientes opciones.
Evaluación confidencial
Oculta la información de tu empresa para los postulantes invitados.
Fecha de finalización
Permite establecer una fecha y hora límite para responder la evaluación.
Importante: Una vez alcanzada la fecha y hora de finalización configuradas, la evaluación se desactivará automáticamente. A partir de ese momento no será posible reactivarla ni continuar invitando postulantes a ese proceso.
Notificación Webhook al completar evaluación
Si tu empresa utiliza integraciones mediante Webhooks, podrás habilitar esta opción e ingresar una URL de endpoint.
Cada vez que un postulante complete la evaluación, Kokoro enviará automáticamente una solicitud POST a la URL configurada con los datos del candidato y de la evaluación.
Esta funcionalidad facilita la integración con sistemas externos o ATS.
Paso 3. Crear la evaluación
Haz clic en Crear evaluación para finalizar.
La evaluación quedará disponible automáticamente en la sección Evaluaciones, donde podrás administrarla junto con el resto de tus procesos.
Gestionar las evaluaciones
Todas las evaluaciones creadas permanecerán disponibles en la sección Evaluaciones.
Desde allí podrás:
buscar procesos por nombre, ID, creador, postulante o rango de fechas;
alternar entre las pestañas Activas y Archivadas;
acceder a las acciones disponibles para administrar cada evaluación.
Acciones disponibles
Desde la columna Acciones, haciendo clic en los tres puntos (...), podrás acceder a las distintas opciones disponibles para cada evaluación.
Asignar evaluación
Permite asignar una evaluación a otro usuario de la misma empresa que tenga el rol Reclutador.
Esta funcionalidad está disponible únicamente para usuarios con rol Administrador.
Importante: Los usuarios con rol Reclutador únicamente pueden crear y gestionar sus propias evaluaciones, además de aquellas que les hayan sido asignadas por un Administrador.
Invitar postulantes
Una vez creada la evaluación, podrás invitar nuevos postulantes de dos maneras:
Desde el botón Invitar postulantes, ubicado dentro de la evaluación.
Desde la columna Acciones de la sección Evaluaciones, seleccionando la opción Invitar postulante.
Ambas opciones permiten acceder a las mismas modalidades de invitación.
Invitación por correo electrónico
Permite ingresar manualmente el nombre, apellido y correo electrónico del postulante para enviar la invitación.
Invitación mediante enlace (Link)
Genera un enlace único que podrás compartir con los postulantes.
Invitación por WhatsApp
Permite compartir la invitación mediante WhatsApp.
Invitación masiva mediante plantilla
Permite invitar varios postulantes al mismo tiempo utilizando una plantilla de Excel.
Para utilizar esta opción:
Haz clic en Descargar plantilla.
Completa la información de los postulantes.
La plantilla admite hasta 50 candidatos por carga.
Guarda el archivo y vuelve a cargarlo desde la opción Cargar archivo.
Una vez cargada la plantilla, Kokoro enviará automáticamente las invitaciones a todos los postulantes incluidos, siempre que los correos electrónicos ingresados sean válidos.
Duplicar evaluación
Permite crear una nueva evaluación copiando toda la configuración del proceso original.
La evaluación duplicada conserva:
el perfil asociado;
las pruebas asignadas;
el idioma configurado;
las opciones seleccionadas durante la creación.
Esta funcionalidad resulta útil cuando necesitas reutilizar un proceso similar sin volver a configurarlo desde cero.
Editar nombre de la evaluación
Permite modificar el nombre de una evaluación ya creada sin alterar su configuración ni la información del proceso.
Para editarlo:
Ingresa a la sección Evaluaciones.
En la columna Acciones, haz clic en los tres puntos (...).
Selecciona Editar nombre.
Ingresa el nuevo nombre y haz clic en Guardar.
Esta opción resulta útil para actualizar el nombre del proceso o corregir errores sin necesidad de crear una nueva evaluación.
Archivar evaluación
Permite desactivar una evaluación.
Al archivarla:
deja de estar disponible para recibir nuevas respuestas;
se traslada automáticamente a la pestaña Archivadas;
no podrá volver a activarse posteriormente.
Buenas prácticas
Crea primero el Perfil del cargo antes de generar una evaluación.
Utiliza nombres descriptivos para identificar fácilmente cada proceso.
Configura correctamente el idioma antes de crear la evaluación.
Si reutilizarás un proceso similar, utiliza la opción Duplicar evaluación.
Utiliza Editar nombre cuando solo necesites modificar el nombre del proceso.
Configura una fecha de finalización únicamente cuando realmente necesites limitar la vigencia de la evaluación.
Verifica la URL configurada si utilizas la funcionalidad de Webhook.
Archiva únicamente las evaluaciones finalizadas.
Errores comunes y cómo evitarlos
Crear una evaluación sin un perfil asociado
Error común: intentar crear una evaluación sin haber creado previamente el Perfil del cargo.
Cómo evitarlo: crea primero el perfil y luego genera la evaluación para asegurar que las pruebas queden correctamente asociadas.
Configurar un idioma incorrecto
Error común: seleccionar un idioma distinto al requerido por el postulante.
Cómo evitarlo: verifica el idioma antes de crear la evaluación. Recuerda que también será el idioma utilizado para generar los reportes.
Configurar una fecha de finalización sin considerarla
Error común: establecer una fecha límite y luego necesitar seguir utilizando esa misma evaluación.
Cómo evitarlo: utiliza esta opción solo cuando realmente desees finalizar automáticamente el proceso.
Recuerda que, una vez alcanzada la fecha y hora configuradas, la evaluación se desactivará y no podrá volver a activarse.
Archivar una evaluación antes de finalizar el proceso
Error común: archivar una evaluación que todavía se encuentra en uso.
Cómo evitarlo: verifica que el proceso haya finalizado antes de archivarlo.