Puedes dar de alta tus vehículos de dos maneras: de forma individual o masiva, según lo que necesites.
Alta de vehículos (uno a uno)
Dirígete a Gestión de Datos > Vehículo > Nuevo.
Llena los campos obligatorios marcados con asterisco.
🔴 Campos obligatorios
🟢 Campos opcionales
1️⃣ Información General
a. Selecciona el tipo de identificador; se recomienda la primera opción.
b. Escribe el número de identificador; te recomendamos la primera opción que es identificador. Toma en cuenta que este campo no se puede modificar ni repetir.
c. Captura la placa.
Para seleccionar el tipo de asignación recuerda que existen 2 tipos.
Acumulable: después de cada asignación el saldo se sumará a la tarjeta.
No Acumulable: El saldo disponible en las tarjetas se devolverá automáticamente a la cuenta corriente tras cada asignación.
d. Selecciona el tipo de asignación.
2️⃣ Centro de Costos
a. Elige el centro de costos; Toma en cuenta que ya se encuentran predeterminados.
b. En caso de que necesites generar un nuevo centro de costos, da clic en Nuevo Centro de Costos y llena la información que te solicita.
c. Da clic en aceptar.
3️⃣ Grupos
a. Selecciona el Grupo de control que manejará el vehículo.
Recuerda que el grupo de controles determina las reglas para la carga de combustible.
b. Configura un grupo de dispersión para programar asignaciones de saldo fácilmente, solo se puede configurar un tipo de política de dispersión.
Elige una de las opciones disponibles.
👉 Sin dispersión: Realizarás las dispersiones.
👉 Por grupo: agrega el vehículo a un grupo de tarjetas ya registrado en la plataforma.
👉 Por vehículo: Podrás programar la asignación de saldo de forma individual.
Nota: Si eliges periodicidad ‘Por grupo’ o ‘Por vehículo’, realiza las configuraciones complementarias siguientes.
4️⃣ Por Grupo
a. Para crear un nuevo grupo de dispersión, haz clic en el botón.
b. Selecciona el grupo de dispersión: Verás automáticamente los grupos de tarjetas ya registrados en la plataforma.
c. Escribe un nombre para tu nuevo grupo de dispersión.
d. Determina si el saldo se asignará por monto, litros o kilómetros; se recomienda monto. Si eliges litros o kilómetros, el monto se calcula según el precio del combustible.
e. Define la periodicidad de la dispersión: diaria, semanal, quincenal, mensual o días específicos.
5️⃣ Por vehículo
a. Define si el saldo se asignará por monto, litros o kilómetros; se recomienda monto. Si eliges litros o kilómetros, el monto se calcula según el precio del combustible.
b. Define la periodicidad de la dispersión: diaria, semanal, quincenal, mensual o en días específicos.
Importante: si vas a dar de alta más unidades de vehículo te recomendamos solicitar las tarjetas en un solo pedido, en caso de que sea una sola unidad sigue los siguientes pasos:
a. Activa la casilla ‘Solicitar Tarjeta’.
b. Selecciona la dirección de entrega.
c. Elige la forma de pago: Cuenta corriente (se descuenta del saldo) o Proforma (recibirás proforma por correo para cubrir el costo).
d. Da clic en “Simular” pedido.
Recuerda: Si eres post pago, la forma de pago solo será con Proforma.
El costo de la tarjeta se basa en el acuerdo firmado con tu ejecutivo comercial.
e. Da clic en Aceptar.
🔴 Campos obligatorios: agilizan el registro.
🟢 Campos opcionales: información complementaria.
6️⃣ Ficha técnica
a. Ficha Técnica Personalizada:
1. Selecciona entre las fichas que ya registraste.
Nota: si los vehículos los tienes físicamente, registra su información, de lo contrario te recomendamos darlos de alta con una ficha genérica.
2. Elige del menú desplegable y se cargará automáticamente la información técnica del vehículo.
b. Ficha técnica de sistema: ingresa manualmente los datos técnicos del vehículo.
1. Ingresa el tipo de vehículo.
2. Selecciona la marca.
3. Elige el modelo del vehículo.
4. Escoge el año del modelo.
6️⃣ Tanques
a. Selecciona la opción “Litros”
b. Escribe la capacidad del tanque.
c. Escoge el tipo de combustible; debe coincidir con el tipo de mercancía del grupo de tarjetas.
d. Da clic en “Agregar” para guardar.
7️⃣ Rendimiento del motor
Se recomienda configurar esto al habilitar el control de kilometraje y rendimiento del vehículo.
Odómetro: ingresa el número 9 para definir la cantidad de dígitos del kilometraje.
a. Indica el rendimiento del motor en Km/L.
b. Indica el porcentaje de tolerancia del rendimiento del motor, que representa el rango de variación en consumo y rendimiento.
Recuerda:
Información complementaria opcional
Características Técnicas
a. Para añadir información adicional sobre los datos técnicos del vehículo, completa estos campos.
8️⃣ Seguro Automotriz
a. Podrás registrar los detalles de la adquisición del vehículo, como propietario y valor factura.
b. Añade información acerca del seguro del vehículo. De forma opcional puedes registrar.
Información Complementaria
a. Para más información sobre el funcionamiento del vehículo, completa los campos correspondientes.
b. Por último, da clic en el botón Guardar.
La plataforma confirmará que el vehículo se ha dado de alta correctamente.
👉 Si deseas más detalles, consulta nuestro video explicativo.
Para modificar algún dato guíate con este video.
Alta de vehículos (masiva)
Dirígete a Gestión de Datos > Vehículo > Carga Masiva.
1️⃣ Descarga la plantilla en blanco de Excel.
Nota: Considera lo siguiente para llenar correctamente tu archivo:
🔴 Campos obligatorios
🟢 Campos opcionales
a) Elige el tipo de vehículo.
b) Selecciona el tipo de identificación, se te recomienda la opción 3.
c) Ingresa el nombre que aparecerá en la tarjeta: conductor, razón social u otro dato.
d) Copia la clave del centro de costos, disponible en la pestaña ‘Catálogos’.
e) Escribe el número de placa.
f) Copia la clave del grupo de tarjetas desde la pestaña ‘Catálogos’.
g) Selecciona ‘Sí’ para solicitar la tarjeta; se puede solicitar para algunos vehículos y será del mismo tipo.
h) Elige la opción "Smart".
i) Tienes dos opciones de asignación:
Acumulable: Después de cada asignación, el saldo se sumará a la tarjeta.
No Acumulable: El saldo disponible en las tarjetas se devolverá automáticamente a la cuenta corriente tras cada asignación.
j) Copia la clave de la ficha técnica desde la pestaña ‘Catálogos’.
k) Ingresa la capacidad del tanque de gasolina.
l) Selecciona la unidad de medida.
m) Selecciona el tipo de combustible.
n) Ingresa el número 9 para definir la cantidad de dígitos al registrar la carga de combustible.
o) Selecciona el estatus “Activo”.
p) Define los días y horas permitidas para cargar combustible. Para un horario de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., crea dos bloques como se indica.
👉 Establece el primer bloque de horas sin carga de combustible, por ejemplo: 00:01 a 07:59.
👉 Establece el segundo bloque de horas sin carga de combustible, por ejemplo: 18:01 a 23:59.
Recuerda los pasos para procesar tu archivo.
1️⃣ Verifica la ruta donde descargaste tu archivo.
2️⃣ Pero ahora darás clic en Seleccionar Archivo como la siguiente imagen.
La plataforma te indicará si tu archivo se recibió correctamente.
Confirma si tu archivo se procesó correctamente en la ruta.
1️⃣ Ve al banner de Herramientas.
2️⃣ Después al menú Herramientas.
3️⃣ Seguimiento de Cargas Masivas
4️⃣ Selecciona.
5️⃣ Alta y Actualización de Vehículos.
👉 Si deseas más detalles, consulta nuestro Material de Apoyo.
Recuerda que si tienes alguna otra duda puedes contactarnos por medio de nuestro canal de atención llamado E.V.A.