Met Time On heb je altijd direct inzicht in alle werkzaamheden van jezelf of jouw medewerkers. Met de Rapportage functie haal je eenvoudig eruit wat erin zit.
Let op: een standaard medewerker kan alleen zijn eigen registraties zien in deze functie. Alleen beheerders of medewerkers met aanvullende rechten voor goedkeuren kunnen hier meer dan hun eigen uren zien. Het is wel mogelijk om bij de instellingen te kiezen dat iedereen alles mag zien.
Het Rapportage scherm bestaat uit de volgende elementen:
Periode selectie
Filter velden
Totalen
Diagrammen
Resultaten
Actie knoppen
Periode selectie
Standaard laat de rapportage functie de huidige maand zien. Je past de periode aan door op de kalender te klikken en een andere datum periode te kiezen (of zelf een periode op te geven):
Filters toevoegen
Wil je niet alles zien, maar extra filters toepassen? Klik dan op "Filter toevoegen" en kies waarop je wilt filteren, zoals Klant, Project, Medewerker. Er zijn vele velden waarop je kunt filteren:
Totalen
Na het selecteren van je periode en filters, worden de totalen getoond. hierin zie je snel wat er in totaal geboekt is in jouw selectie. Door "Bereken omzet" aan te zetten, kun je ook zien wat de omzetwaarde van jouw selectie is. Het kan zijn dat je niet alles ziet zoals dit voorbeeld, omdat je bepaalde velden uit hebt gezet bij zichtbare velden.
Diagrammen
Onder de totalen vind je de totalen per Klant, Project, Kenmerk en Medewerker. Je kunt deze weglaten door rechtsboven de knop "Grafieken" aan te klikken.
Resultaten
Bovenin staan 2 tabs: Totalen en Resultaten. Om alle registraties te zien die bij jouw selectie horen, klik je op de Resultaten tab. Je krijgt dan een lijst of tabel van alle boekingen, welke je op een manier kunt groeperen die jij prettig vindt:
Groeperen
De groepering kun je links aanpassen en je kunt meerdere groeperingen kiezen, bijvoorbeeld Medewerker en daarna Maand. Zo krijg je precies per medewerker, per maand de resultaten gesplitst. Rechts zie je vervolgens per groep de totalen.
Weergave veranderen
Je kunt de resultaten weergeven op 2 manieren. In blokken (zoals hierboven) of als een tabel. Door op de knop "Weergave" rechts te klikken bepaald je zelf welke weergave jij het prettigst vindt en welke kolommen je vervolgens wilt zien in die weergave:
Exporteren van gegevens
Rechts bovenin vind je een Download knop. Hiermee download je jouw selectie naar een Excel of PDF bestand. Zo maak je makkelijk een PDF overzicht wat je bijvoorbeeld kunt delen met jouw klant. Je kunt zelf bepalen welke velden je wilt zien in dit bestand. Wanneer het bestand gereed is, kun je het downloaden. De instellingen in dit download scherm worden onthouden voor de volgende keer.
