In dit artikel leggen wij uit hoe je medewerkers inplant op een project door middel van de Projectplanning.
Let op: de Projectplanning is alleen te gebruiken met het Professional pakket.
Je hebt een breed scala aan projecten en opdrachten. Het is tijd om je medewerkers daarop in te plannen. Hoe doe je dat zo eenvoudig mogelijk met de planning?
Inhoudsopgave
Verschillende Planning-weergaves
Wanneer je naar de planningspagina gaat, kun je werken met twee verschillende weergaven. Je kunt kiezen voor de projectenweergave of voor de medewerkerweergave.
Projecten-weergave
Hier zie je in één oogopslag op welke projecten medewerkers zijn ingepland. Wanneer je een project openklapt, wordt direct duidelijk hoe de medewerkers zijn verdeeld. Deze weergave maakt het eenvoudig om snel te zien wie waar is ingepland. Er zijn verschillende manier om invulling te geven aan deze weergave:
De milestones die je in de planning vastlegt, worden automatisch gesynchroniseerd met het dashboard van je projecten.
Je kunt projecten een kleur meegeven op projectniveau. Dit verbetert de leesbaarheid van het overzicht.
Daarnaast kun je op deze pagina het urenbudget bekijken. Heeft het project een budget? Dan kun je dit zichtbaar maken in de planning via de knop rechtsboven in je scherm.
Tip! Alle projecten & medewerkers in de planning zijn klikbaar. Ter voorbeeld: in de medewerker-weergave klik je op het project dat onder de medewerker is gekoppeld. Door op dit project te klikken wordt je direct naar de projecten-weergave gestuurd.
Medewerker-weergave
Wanneer je kiest voor de medewerkerweergave, zie je direct welke medewerkers zijn ingepland en wie er nog beschikbaar is. Klik op een medewerker om te zien op welke projecten diegene staat ingepland. Via de knop beschikbaarheid boven in je scherm kun je de beschikbaarheid per dag of per week bekijken.
De kleuren in deze weergave helpen je het overzicht te behouden:
Groen: De medewerker is precies voor het aantal roosteruren ingepland.
Oranje: De medewerker heeft nog beschikbare uren. Het getal in het oranje vak geeft aan hoeveel uren dit zijn.
Rood: De medewerker is ingepland voor meer uren dan volgens het rooster is toegestaan. Het getal in het rode vak geeft aan hoeveel uren dit betreft.
Zwart: De medewerker is niet beschikbaar om ingepland te worden.
Wit: De medewerker heeft geen planning staan.
De beschikbaarheid van medewerkers wordt bepaald op basis van hun rooster-instellingen en niet op basis van het contract. Je kunt deze instellingen per medewerker aanpassen via de planning zelf of via HRM onder 'Medewerker bewerken' en vervolgens het Personeelsrooster aan te passen.
Snel zoeken in de weergaves
In beide weergaves heb je een zoekbalk waar je kan zoeken op de naam van het project of de medewerker. Deze zoekfunctionaliteit kijkt ook naar het label die je aan het project of de medewerker hebt gekoppeld.
'Niet beschikbaar'
Soms is een medewerker afwezig, bijvoorbeeld door een vrije dag. Om snel te zien dat iemand niet ingepland kan worden, plan je de medewerker in bij het project niet beschikbaar. In de volledige planning verschijnt dan een zwart blokje dat dit direct duidelijk maakt.
Synchronisatie registratie-module
Deze afwezigheid kan je laten synchroniseren met het project 'Intern'. Dit project wordt automatisch aangemaakt bij het starten van je TimeChimp account en kan niet worden verwijderd. Wanneer medewerkers uren registreren op een activiteit binnen dit project, worden deze automatisch weergegeven in de planning.
Let op:
Heb je de goedkeurmodule aan staan? Dan moeten deze uren eerst worden goedgekeurd voordat ze in de planning zichtbaar zijn.
Aan elke activiteit in het project 'Intern' moet een Afwezigsheidstype worden gekoppeld, pas dan is deze zichtbaar.
Tip! Wil je niet dat een activiteit invloed heeft op een afwezigheidstype? Zet dan in de instellingen van de activiteit dat deze 0% invloed heeft op het afwezigheidstype
Projecten toevoegen
Projecten worden niet automatisch toegevoegd aan de planning. Wil je een nieuw project toevoegen? Klik dan rechtsboven op Project toevoegen en kies het gewenste project. Via het icoon rechtsboven in je scherm kun je projecten zonder planning verbergen.
Medewerkers inplannen
Om je planning te vullen, is het belangrijk dat je de medewerker inplant. Dit kan zowel vanuit de projectenweergave als de medewerkerweergave. Klik op het vak waarin je de medewerker wilt inplannen om het pop-upvenster te openen.
Vul vervolgens het volgende in:
Het aantal uren per dag dat aan het project of de activiteit wordt gewerkt.
Het totaal aantal uren dat ingepland moet worden.
De periode waarover de uren verdeeld moeten worden. Geldt het bijvoorbeeld voor vijf dagen, vul dan als startdatum 1 mei in en als einddatum 5 mei. Gaat het om meerdere aaneengesloten weken, vul dan de start en einddatum in van de eerste periode. Bij wekelijks herhalen geef je aan of dit van toepassing is.
De activiteit die uitgevoerd moet worden indien van toepassing.
Een omschrijving indien gewenst.
Geef tot slot aan of de planning wekelijks herhaald moet worden. Let op: zodra je de geplande uren wijzigt, pas je altijd de volledige reeks aan.
Ophalen planning door medewerker
Niet geheel onbelangrijk: hoe zit de medewerker dan de planning? Dat kan op verschillende manieren:
Mobiele app: De medewerker ziet de suggestie op de betreffende dag staan.
Webapplicatie: De medewerker kan de planning bekijken via Mijn profiel, dashboard en vervolgens Mijn planning.
Webapplicatie: In een lege week kan de medewerker de planning ophalen. De registraties worden dan vooraf ingevuld. Ook wanneer er suggesties zijn, is het mogelijk om de planning op te halen.
Als alternatief kun je de medewerker een unieke rol geven met rechten om de planning in de webapplicatie te bekijken. De medewerker ziet dan alleen de projecten waarop de medewerker is ingepland. Het aanmaken van een unieke rol kan in de Rollen-module, deze is ook beschikbaar in het Professional abonnement. In deze documentatie lees je hoe je dit instelt.
Support
Heb je verder vragen over de projectplanning, neem dan contact op met support@timechimp.com