Tra le prime domande che possono venire in mente la prima volta che si inizia ad usare TimeTrap e si pianifica il primo slot di tempo è: ma che differenza c'è tra Task e Pianificazione?

Lo spieghiamo in questo articolo!

Pianificazione

Con Pianificazione viene inteso lo slot di tempo che tu decidi di "bloccare" nella tua giornata che sarà destinato ad attività specifiche (le task) legate ad una sola macro area del tuo lavoro quotidiano.

Potrebbe chiamarsi "meeting", "sales" oppure "progetto xy" o ancora "attività personali".

L'idea alla base della Pianificazione (che è poi la stessa del time-blocking) è che nulla al di fuori di attività specifiche legate a quell'argomento deve essere inserito dentro allo slot.

Ti faccio un esempio step per step di come usarle:

  • una volta cliccato nella sezione Planning sul giorno e sull'ora che si desidera pianificare il proprio tempo questo è ciò che appare...

  • come seconda cosa clicca in alto su Pianificazione

  • decidi adesso su quale progetto o quale area lavorativa/personale desideri concentrare quel tempo che ti sei bloccato e inseriscilo come Titolo

  • adesso scegli il progetto di riferimento, la categoria, controlla il giorno e le ore che siano giuste e infine scegli se vuoi che sia una pianificazione che si ripete ogni tot giorni o anche ogni giorno

  • premi su Conferma e il gioco è fatto

Qua sotto vedrai come il tutto poi appare nella tua sezione Planning 👇🏼

Ecco, nel tuo slot di tempo dedicato alle attività "sales" di vendita andrai ad inserire solo task che riguardano quella precisa parte del tuo lavoro quotidiano.

Task

Adesso invece parliamo delle task, ovvero quelle attività specifiche che andrai ad inserire all'interno dello slot di tempo che hai appena pianificato.

Prendendo come esempio la pianificazione "sales" di cui abbiamo parlato sopra, una task che potresti andare ad inserire è qualcosa legato alla tua routine di vendita, come fare un preventivo per un progetto specifico; ecco che, come vedrai nel video qui sotto, la task si chiamerà "prevnetivo per progetto xy".

(Vedrai la differenza tra una pianificazione e una task anche dal colore che assumono, senza le righe oblique).

A questo punto il procedimento è lo stesso:

  • avendo bloccato lo slot "pianificato", trascina il cursore dall'orario che ti interessa e una volta lasciato ti si aprirà la stessa schermata

  • questa volta clicca su Task in alto

  • riempi i campi con i dati che ti interessano (nome, progetto, categoria...) controllando anche il giorno e l'orario che siano corretti

  • anche qui potrai assegnare alla task una ricorrenza se è un'attività che svolgi regolarmente sempre lo stesso giorno e orario

  • premi su Conferma e avrai inserito la tua task nella pianificazione

Una sezione presente nella schermata Task e non in quella Planning è relativa anche alle "ore lavorate". Una volta inserite manualmente rappresenteranno i minuti/ore che hai effettivamente dedicato a quella task e che andranno a sommarsi a quelle di ogni membro del team che ha lavorato a questo progetto.

Abbiamo fatto degli esempi ma ricordati:

sia le pianificazioni che le task non sono assolutemente vincolate a regole precise, anzi.

La filosofia alla base del time blocking nasce proprio per offrire la piena liberta di gestione del proprio tempo, ma facilitato, perchè non andrai più a saltare da un'attività all'altra ma saranno organizzate coerentemente per mettere il massimo della tua concentrazione nei vari momenti della giornata raggruppati in un unico slot.

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